公文書作成の試論

公文書の意味

公文書——公的文書です。

機関、団體、企業、事業體が各種の事務を処理する中で形成した形式の完備、內容システムの各種の書面資料、或いは文書を指す。

公文書の特徴

一、鮮明な政治性があります。

二、法定の作者。

法定の著作者とは、法により成立し、自らの名義で権利を行使し、義務を負うことができる組織である。

三、法定の権威と特定の書式がある。

役所の代弁者として、公文書は機関を代表して発行機関の法定権威を代表して発言することができます。

ですから、公文書を作るには統一的な書式が必要です。

四、現実の効用がある。

公文の役割

一、情報を伝達?伝達する役割がある。

二、仕事の根拠と証憑の役割がある。

三、宣伝教育の役割がある。

四、人々の行為の規範的役割を規定しています。

公文書の書式

公文書の書式は、一般的に、タイトル、主送り機関、本文、添付ファイル、公文書発行機関（または官公庁用章）、文書作成時間、書類作成単位、公文書番號、機密等級、緊急度、閲覧範囲などの項目を含みます。

タイトル。

公文書のタイトルは公文機関、発文の事由、公文の種類の三つの部分から構成されていて、公文書のタイトルの「三要素」と呼ばれています。

例えば、「延華グループ董事局」は1997年度の先進労働者を表彰する通知についての文書のタイトルの中で、「延華グループ董事局」は文を発行する機関であり、「1997年度先進工作者を表彰することについて」は文を発する事由であり、「通知」は公文の種類である。

公文書の見出しは公文書の主要な內容を正確かつ簡潔に要約しなければならない。

公文の見出しは公文書の冒頭にあり、本文の上端中央にある。

二、主送機関。

上級機関は下級機関に対する指示、通知、通報などの公文書を普発公文といい、部下機関はすべて受文機関、つまり文を送る主送達機関である。下級機関は上級機関に報告するか、または指示を仰ぐ公文書は、普通は主送達機関だけを書いて、同じ時報で別の機関に送るなら、コピー形式をとることができる。

主な送り機関は普通本文の前、題名の下、一番上の行で書きます。

三、本文。

これは公文書の主體で、公文書の具體的な內容を述べたもので、公文書の一番重要な部分です。

本文の內容は正確に発文機関の関連方針、政策精神を伝達し、法力を書いて簡潔で要を得て、條理がはっきりしていて、事実に基づいて真実を求め、文法にかなって、長々と亂雑であることを禁ずる。

指示を仰ぐ問題は1文1件で，1文で事を數えるべきでない.

四、公文書発行機関。

本文の下から右に書いて落款ともいう。

公文書発行機関は普通全稱を書く。

捺印してもいいです。発行機関は書かないです。

役所の印鑑は公文書の末尾の年月日の間に押して、公文書に対して発効する証憑とします。

五、発文日付。

公文書はいつから発効するかを示すために発行日を明記しなければならない。

公文書の末尾、発文機関の下にあり、右に少しずらしてください。

文を送る日は、後日の考察が困難にならないように、文を送る日の全稱を明記しなければならない。

文書の日付は普通指導者が発行する日付を基準とします。

六、主題語。

一般的には、文書の核心內容をいくつかの語句にまとめて文末発文日の下に並べ、「人事任免通知」「財務管理規定」などのように、語句の間に句読點を使わず、目立つ黒體字で表記して、分類して保存します。

七、新聞の寫し、単位の寫しとは、この公文書の內容を知る必要がある関係機関のことです。

送り先は上級機関で、新聞の寫しとして、平級または下級機関である。

新聞を寫し取る、寫し取る単位の名稱は文末で、つまり公文書の最後のページの下端です。

きれいに美しくするために、文末における新聞の寫し送り単位、印刷機関と印刷発行時間は、一般的に上下二本の線で區切られています。テーマ語は第一條の線上に印刷されています。書類の部數は第二條の線の下に印刷されています。

八、ファイルヘッダ。

正式の公文書には一般的に版頭があります。どの機関の公文書ですか？

「××××××××（機関）文書」という赤い線をつけて、その下に赤い糸（黨の機関が赤い糸に五角星を加えている）を添えて引き立たせます。

九、公文番號。

一般的には機関代字、年號、順番番號が含まれています。

例えば、「國発[1997]5號」は國務院の一九九七年第五號の発文である。

「國発」は國務院の代字で、「1997」は年號で、（年號は四角い括弧「[]」を使います）、「5號」は発文の順番番號です。

いくつかの機関が共同で文を出したのは、主催機関の発文番號だけを明記しています。

番號の位置：ファイルのヘッダがある場合は、タイトルの上に赤い糸と文頭の下の真ん中の位置に置きます。ファイルのヘッダがない場合は、タイトルの下の右側に置きます。

番號の役割：文書の數量を統計して、公文書の管理と検索に便利です。公文書を引用する時、公文書の代號として使用できます。

十、サイン。

多くの書類、特に指示や報告書は、発行された書類に対して責任を示すために署名者の名前が必要です。

差出人は文頭の部分、つまり版頭の赤い糸の右上に並べて、番號の右下に、字體はやや小さいです。

一般的なフォーマットは「署名者：××」です。

十一、機密等級。

機密文書は機密の程度によって機密等級を區分し、それぞれ「極秘」、「機密」、「秘密」などの文字を明記しなければならない。

機密レベルは公文書の內容に関わる機密の程度によって決定され、それに基づいて発送方式を確定し、機密の安全を保証する。

機密の位置：通常は公文書のタイトルの左上の目立つところに置く。

機密文書は數によって番號をつけて、文書版の左上に印刷して、正しいかどうか調べます。

十二、緊急度。

これは公文書の送達と輸送期限に対する要求で、「緊急件」、「緊急」、「特急」に分けられています。

緊急度を示すのは、公文書の時効を確保し、緊急業務問題の適時処理を確保するためです。

緊急度の表記は、通常はタイトル左上の見やすいところに置く。

十三、範囲を読んで、仕事の必要と機密の程度によって、一部の公文書はまだその発送と閲読範囲を明確にしなければならなくて、通常は発文の日付の下で書いて、寫して単位の上で左寄りのところに送って、そして括弧を加えます。

例えば「（この件は県の団級まで送る）」。

行政的、事務的な非機密文書であり、下級機関が上級機関に対する文書の発行については、読む範囲を特に定める必要はない。

十四、添付ファイル。

これは本文に添付された文字の材料を指します。また、いくつかの公文書の重要な構成部分です。

添付ファイルは公文書ごとにあるのではなく、必要に応じて本文の補足説明や參考資料として使われています。

公文書に添付ファイルがある場合は、本文の後、公文機関の前に、添付ファイルの名稱と件數を明記し、「添付ファイルは文のようです」または「添付ファイル×件」だけを書いてはいけません。

十五、その他。

公文書の文字は普通左から橫に書くことができます。

公文書を書き、清書し、すべて萬年筆または毛筆を使って、ボールペンと鉛筆を使うことを厳禁します。

公文紙は普通16枚で、左側にステープルします。

公文書の文書関係

文章の関係とは、文を送る機関と文を受け取る機関との関係のことです。

注意:

一、下級機関は普通直接の隷屬関係に従って文を書くべきです。

二、行文の通常：平行または不従屬の機関の間には、平行文（手紙、通知など）を使用しなければならず、上り文（指示、報告など）を使用してはならず、さらに下り文（命令、指示、決定など）を使用してはいけない。

三、主送機関と寫送機関をはっきり區別しなければなりません。

上級機関への指示は同時に下級機関に送らないでください。下級機関への重要な文書は直接上級機関に送ることができます。

二重の指導を受けた組織が上級機関に指示を求めた場合、內容に基づいて主送機関と抄報機関を明示し、主送機関が要求された問題に対する回答を擔當しなければならない。上級機関は二重の指導を受けた単位に文書を送る場合、別の上級機関にCCしなければならない。

四、黨と政治の區別のない現象に注意しなければならない。

黨の事務と政務の件はそれぞれ文を書いて、すべて政府の方面の仕事に屬して、政府の名義で文を行うべきです。すべての黨委員會の方面の仕事に屬して、黨委員會の名義で文を書くべきです。

公文書作成の基本要求

種類の違う公文書には、具體的な要求と書き方があります。しかし、どの種類の公文書でも次のような同じ點が必要です。

一、黨と國家の方針政策、法律法令及び上級機関の関連規定に適合していなければならない。

二、客観的、実際的、仕事の法則に適合していなければならない。

三、公文書の作成と修正は適時、迅速でなければならない。

四、語章は正確で、厳密で、鮮明で、生き生きしていなければならない。

注意する點：（一）筋ははっきりしていなければなりません。

公文書の內容は主に次があるべきで、網目があって、レベルは明らかで、中心は際立っていて、一目で分かります。

（二）文章は簡潔にして、紙幅は短くしてください。

（三）言葉遣いは正確でなければならない。

公文書は表現法、節度を重んじ、言葉遣いは客観的実際を正確に反映し、文の如きことを実行しなければならない。

（四）論理は合致論理であること。

公文書の観點は明確にして、概念は正確でなければならなくて、あいまいさを避けて、曖昧さを生んで、仕事を遅らせます。

（五）文を作るには文法に合わせて、分かりやすく、修辭に注意します。

意味のわからない略語を勝手に作ってはいけません。普通に使う略語がある単位に対してはフルネームを使います。

（六）句読點を正しく使う。

（七）順番番號［一、（一）、1、（1）］を正しく使用します。

五、守秘制度の要求を満たすこと。

公文書の種類

公文の種類を文種と略稱する。

一九八一年二月、國務院弁公庁が発表した「國家行政機関公文処理暫定弁法」は國家行政機関の公文書を九種類の十五種類にまとめました。すなわち命令、命令、決定、決議、指示、布告、公告、通達、通報、報告、要求、返答、手紙です。

これらの文種の近視関係、文書の行方は、上り文、平行文、下り文に分けられます。

上文——下級機関は所屬上級機関に対して、要求、報告のように文を出します。

平行文——平行機関または所屬していない機関間の発文、例えば通知、手紙。

下達文——上級機関は所屬する下級機関に対して、命令、命令、決定、決議、指示、布告、公告、通達、通報、返答などの文を出します。

延華グループと各メンバー企業の使用頻度が高いのは、指示、報告、通知、通報、手紙の5種類だけです。

伺いと報告

一、指示を仰ぐ。

指示を仰ぐのは、ある仕事や問題に対する指示、回答、審査承認を主管上級機関に要請するときに使う公文書です。

指示と報告の違い：指示を仰ぐのは上級機関に返答を求める書類で、報告は回答を求めない書類です。

（一）どのようなことが指示を仰ぐべきですか？

一般的に、上司に指示を仰ぐ問題は、以下のいくつかの狀況に屬しています。

1、主管上級機関に屬し、必ず承認してもらわないといけない事項を明確に規定しています。

2、現行の方針、政策、法令、規則、制度などはよく分かりません。

3、仕事中に新しい狀況が発生しましたが、章を守っていないので、上司が明確に指示してからでないとできない事項があります。

4、事情が特殊で現行規定を実行することが困難なため、上級者が改めて指示しなければならない事項。

5、意見が分かれていて、統一できず、仕事が難しく、上司が必要です。