ファイル材料の収集管理

　　ファイル材料の収集管理

第四條部門が文書材料を収集、管理する制度を堅持する。各部門はいずれも専門（兼）職文書者を指定し、本部門の文書資料の管理を擔(dān)當(dāng)し、比較的安定している。人員の変動は直ちにファイル室に通知しなければならない。

第五條當(dāng)社がコピーして発行した公文書（定稿と2部印刷の正件と添付ファイル、承認(rèn)申請、転送ファイルは転送された原本を含む）はすべて事務(wù)室が統(tǒng)一的に収集管理する。

第六條一つの仕事はいくつかの部門が參加して処理し、仕事の活動の中で形成された書類材料は、主催部門が収集して巻き戻す。會議文書は會議主催部門が収集してボリュームに戻す。

1.會社の従業(yè)員が外出して學(xué)習(xí)、考察、調(diào)査研究、上級機(jī)関が開催した會議などの公務(wù)活動に參加した関係者が出張旅費を報告する場合、會議の主要文書資料をファイル室にファイリング手続きを行い、ファイル室が署名して認(rèn)可した後、財務(wù)部門は出張旅費を報告しなければならない。

2.當(dāng)社は會議を開き、會議主催部門が専任者を指定して會議資料、音響ファイルなどをファイル室にファイリング手続きを行い、ファイル室が署名して承認(rèn)した後、財務(wù)部門は會議費用を報告した。

第七條各部門専門職文書の役割：

1.本部門の業(yè)務(wù)を理解し、本部門の文書材料のアーカイブ範(fàn)囲を把握し、本部門の文書材料を収集管理する。

2.平時のファイリング制度を真剣に実行し、當(dāng)部門が引き受けた書類資料を適時に収集して巻き戻し、毎年3月までにファイリング書類資料をファイリングして、そして書類室に引継ぎ署名手続きをしなければならない。

3.擔(dān)當(dāng)者が書類資料を借用する場合、積極的に利用を提供し、サービスをしっかりと行い、臨時借用書類資料の登録手続きを行うべきである。