外國貿易通信の書き方

文章を書く

1、口語化

手紙のやりとりは全部あなたと受取人の間の一回です。

2、口調

あなたが書いた手紙には目的がありますので、手紙の中で使っている口調も目的に合うはずです。

書く前に、まずよく考えてみてください。この手紙を書くのはどのような目的を達成したいのですか？受信者にどのような影響を與えたいのですか？謝罪ですか？説得ですか？それとも斷固とした要求ですか？

これは手紙の中の口調で表現できる。

3、禮儀正しい

ここで言っている禮儀作法は、簡単にヨールキントinquiryやヨールエスteeme orderなどの禮儀用語を使ってもいいです。

他人のことを考え、相手の気持ちや立場をよく考える態度を表すのです。

このような態度で他の人と交流すれば、今度は相手の要求を斷っても、この友達を失いません。今後の協力の機會に影響しません。

特に注意したいのですが、お互いの観點が一致しない場合、まず相手の観點を理解し、尊重します。

もし相手の提案が不合理だったり、あなたに対する非難が不公平だったりしたら、姿勢を見せてください。道理に基づいて論爭して、あなたの観點を説明してもいいですが、マナーを重んじて、失禮な言葉を使わないように注意してください。

もう一つ注意したいのですが、中國人は「過ぎたるは猶及ばざるが如し」という言葉があります。

どんなことでも、一度頭を過ぎると、かえってよくない効果があります。

禮儀が過ぎると、お世辭になるかもしれません。誠実に頭を過ぎると、無邪気で幼稚になります。

だから肝心なのは「度」を把握してこそ、期待の効果が得られます。

4、簡潔

前に述べたように、簡潔で質素な言葉で手紙を書きます。手紙を読むのは簡単で、はっきりしていて、分かりやすいです。

よくある単語を使って、見慣れない単語やスペルの複雑な単語を避けます。

一つの単語が表現できるなら、フレーズを使わないでください。

短文を多用するのは、短文のほうが分かりやすいからです。

「and」、「but」、「however」、「consequently」など、文を長くする連語は使わない。

同じ手紙に同じ意味の単語を複數使わないでください。

例えば、前に「goods have been sent」と書いてありますが、その後にこのことを述べる時は他の単語で「forward」「dispatch」などを使わないでください。

このように書くと、読者が意味があるかどうかを意味なく考えてくれるからです。

ビジネスレターを書くときは、決して華やかで美しい言葉を使う必要はありません。

すべてのあなたに必要なことは、簡単で質素な言葉で、自分の意味を正確に表現して、相手にはっきりとあなたの言いたいことを理解させます。

この點をめぐって、私達はいくつかの方面の內容をまとめました。あなたのビジネス文書を書くことに參考になりたいです。

5、返信が迅速である

バイヤーへの返信は、くれぐれも迅速に。

バイヤーは普通最初に受け取ったいくつかの返信だけを見て、その中から適當なサプライヤーを選びます。

もしあなたの返事が間に合わなかったら、先のチャンスが取れなくて、ビジネスチャンスを失うかもしれません。

6、タイトル

この點は特に電子メールに対するものです。

多くの人が気づかないかもしれませんが、実はメールのタイトルはとても重要な部分です。あなたのメールは相手に與える最初の印象はタイトルによって完成されます。

タイトルに內容がなく、群発しているように見える迷惑メールは、多くのバイヤーが直接削除します。

例えば、このようなタイトルの「How are you？」、「Can we work together？」は、「Propsal:Bright Ideas Ideas Imports-Zhejiang Textile’s Partner ship Opportunity」または「Introduction:Our Product Product Offers forings.Imports.Iders.Idestorts.Idestorts.com」に変更します。

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7、正確

データや具體的な情報に関しては、時間、場所、価格、品番など、できるだけ正確にしてください。

このように交流の內容を更にはっきりさせることができて、更に事務の過程を加速することに役立ちます。

8、対応性

メールに相手の會社の名前を書いたり、宛先の名前を直接呼ぶようにしてください。

このメールは彼のためのものであって、同報の手紙ではないことがわかります。これに対して重視します。

もちろん、受信者の名前が確認できない場合は、名前の欄に「DearSirs」or「DearSirorMadam」と書きます。

ビジネス通信の役割は、まず情報を求めたり、情報を伝達したりすることです。

ビジネス通信の文章は7 Cの原則を身につけなければならない。

完全(complettee)

正確（corectnes）

クリア(clearness)

簡潔（concreteness）

具體的（concreteness）

マナー(courtesy)

思いやり(considetion)

完整：ビジネス通信は內容と意味を完全に表現しなければならない。何人、いつ、どこで、何の原因、どのような方式など。

正確：言葉遣いや句読點は正しいと思います。ビジネス通信の內容はビジネス上の雙方の権利や義務、利害関系にかかわることが多いので、間違えば必ず不必要な迷惑をかけます。

はっきりしている：すべての語句は非常に明確に真実の意図を表現し、二重の意味の表現や曖昧さを避けるべきである。

一番簡単で普通の言葉でずばりと相手に教えます。

簡潔：禮儀を損なうことなく、できるだけ少ない文字で真実の意味をはっきり表現する。

明確と簡潔は常に相補的で、通信電報の中の決まり文句や決まり文句を捨てて、コミュニケーションを更に容易にして便利にすることができます。

一つのことは通信電報で分かりやすく、魅力的になります。

具體的には、內容はもちろん具體的かつ明確にし、特に相手に回答を求めたり、その後の交際に影響を與えたりする通信電報です。

禮儀：文字の表現の語気の上で一人の職業の教養を表現するべきで、遠慮してしかも適切です。

最も重要な禮儀は適時に相手に返答することで、最も感動的な禮儀は疑いさえなくて、甚だしきに至っては相手の率直さを計算します。

ビジネスの付き合いの中で必ず意見の相違が発生しますが、禮儀と疎通は対立を解消して、雙方の良好な関係に影響しないかもしれません。

思いやり：相手のためを考えて、これもビジネスの通信電報を作る時ずっと強調している原則です。相手の立場に立ちます。

ビジネスの通信を起草する時、いつも相手の観點で問題を見て、相手の思惟の方式によって自分の意味を表現しにくるべきで、このようにしてこそ、相手との疎通が効果があります。

ビジネス通信の種類には、打合せ書、質問狀、回答書、請求書、告知狀、連絡狀があります。

商用文から

電報の具體的な使用機能については、回答書、注文書、任命狀、お祝い狀、感謝狀、紹介狀、招待狀、連絡狀、お詫び狀、慰問狀、勧誘狀と分けられます。