電話マナーのスキルを身につけて、お客様との効果的なコミュニケーションを向上させます。

お客様とのコミュニケーションは電話で行われることが多いです。お客様とのコミュニケーションを上手にする電話マナーはとても重要です。以下の7時には必ず覚えておきます。

1、重要な第一聲：

どこかの會社に電話したら、相手の親切で美しい聲が聞こえます。心の中ではきっと楽しく會話がスムーズに展開できます。この職場に対していい印象を持っています。

電話では自分の行動を少し注意するだけで、相手に全く違った印象を與えます。

同じように言います。「こんにちは、ここはXX會社です。」

しかし、聲がはっきりしていて、耳に快い、歯切れがいいので、相手に好印象を與えます。

電話に出る時は、「私が會社のイメージを代表する」という意識が必要です。

2、喜びの気持ちを持つべきです。

電話をかける時は、相手があなたに見えなくても、明るい口調(diào)からあなたに感染され、素晴らしい印象を與えます。顔の表情は音の変化に影響しますので、電話の中でも、「相手が私を見てくれている」という気持ちで対応します。

3、端正な姿と明朗な聲：

電話中は絶対に喫煙、お茶、お菓子を食べてはいけません。だらだらした姿勢でも相手は「聞く」ことができます。

電話をかける時、腰を曲げて椅子に橫になったら、相手があなたの聲を聞くのはだらしなくて、しょんぼりしています。姿勢が整っていて、體がまっすぐで、出す音も親切で耳に快いです。活力に満ちています。

だから電話するときは、相手が見えなくても、相手が目の前にいるつもりで、できるだけ自分の姿勢に気をつけましょう。

聲は優(yōu)しく、丁寧に、丁寧な言葉で表現(xiàn)します。

口とマイクの間は適切な距離を保ち、適度に音量をコントロールし、聞き取れなくなり、誤解を生じないようにする。

聲が大きいせいか、威張っていると誤解されます。

4、迅速かつ正確な接聴：

現(xiàn)代の従業(yè)員は仕事が忙しくて、機の上でよく2、3臺の電話があります。電話のベルが聞こえます。正確に迅速に受話器を取って、電話を受けます。長距離電話を優(yōu)先して、三回以內(nèi)に受話器を取ったほうがいいです。

電話のベルが鳴ったら3秒ぐらいです。もし長時間電話に出ないなら、相手を長く待たせるのは失禮です。相手は待つ時にいらいらします。あなたの職場は彼に悪い印象を與えます。

電話が遠くても、電話のベルが鳴ったら、近くに誰もいません。一番早いスピードで受話器を持ち上げるべきです。このような態(tài)度はすべての人が持つべきです。

電話のベルが五回鳴ったら受話器を取って、まず相手に謝るべきです。電話が鳴ったら、「もしもし」というだけで、相手は非常に不満で、悪い印象を與えます。

5、しっかりとした記録：

いつでも5 WIHを覚えてください。

5 W 1 Hとは①Whenいつ②Who何人③Whereどこ④What何事⑤Whyどうして⑥HOWがどのように進行するかをいう。

仕事の中でこれらの資料はすべてとても重要です。

電話に対しても、電話に出ることは同じ重要性を持っています。

電話記録は簡潔で完璧であり、5 WIHの技術(shù)によるものである。

6、有効電話コミュニケーション：

勤務(wù)時間にかかってくる電話はほとんど仕事と関係があります。會社の電話はどれも重要です。適當にしてはいけません。相手が探している人がいなくても、「彼はいません」と答えてはいけません。間もなく電話が切れます。

電話に出る時も、できるだけ用件を聞いて、事故を起こさないようにします。

相手が本部門の他の會社の電話番號を調(diào)べたら、すぐに調(diào)べて、知らないとは言えません。

私たちはまず相手の身分を確認して、相手の著信の目的を理解して、自分で処理できないなら、ちゃんと記録して、婉曲に相手の著信の目的を探求してもいいです。

相手の出した問題に対しては根気よく耳を傾けるべきです。意見を表す時は、彼に適度に言いたいことを思う存分言わせるべきです。止むを得ない限り、口を出さないでください。

期間中は質(zhì)問を通じて相手のニーズや問題を探究することができます。

耳を傾けることと理解を重視し、同理心を持ち、親和力を持つことが、電話でのコミュニケーションに有効な鍵です。

非難や批判の電話を受けるときは、やんわりと説明し、謝罪や感謝の意を表します。話し手と爭うことはできません。

正確さに注意して、相手の同意を増やして、うやむやにしてはいけません。

データを調(diào)べたり、また連絡(luò)して案件を調(diào)べたりする場合、時間がかかるかもしれません。調(diào)べたり、調(diào)べたりする時間が長いなら、相手を待たせないほうがいいです。別の返事方法に変えて、早めに返事します。

電話で本を請求する時は、すぐに記録して時効を把握し、できるだけ早く屆けます。

7、電話を切る前のマナー：

電話での會話を終わらせるには、電話をかける側(cè)から切り出し、丁寧に別れを告げ、「ありがとうございます」「さようなら」とはっきり言い、また軽く電話を切って、自分で話し終わったら電話を切ってはいけません。