秘書が身につけている電話応対のマナー

事務秘書の

會社のイメージを代表しています。

日常の仕事の中で、電話に出るマナーを身につけて、相手に親切な話の中心で穏やかに話をしてもらいます。通話が終わったら、相手はあなたの會社に対してとても良い印象を持ちます。

通話する時はあまり大きな聲ではなく、相手にはっきり聞こえるようにすればいいです。そうでないと、相手は気分が悪くなります。オフィスの他の人の仕事にも影響します。

電話に出る時は、まず會社名と所屬部門を名乗るべきです。

電話を受ける時は、相手の會社名や所屬部門に聞いて、電話に出る時は受話者指定に便利です。

相手が探している人がいない時、相手の動機、目的が分からない時は、勝手に伝言しないでください。

授権されていない場合は、受話者の行方を指定しないでください。

あなたがいるから

また、お客様の訪問に當たった場合は、原則として先に訪問者を招待し、その時は速やかに相手方と謝罪し、許可を得て電話を切ります。

しかし、電話の內容が重要で、すぐに電話を切ってはいけない場合は、訪問したお客さんに少し待ってくださいと伝えて、引き続き通話します。

電話の中で

用件は、要點を重ねて、數字、日付、時間などに対して、間違えないようにもう一度確認します。

もし相手が自分の名前を名乗りませんでしたら、直接に上司の行方を聞いてください。ここでは、丁寧に質問します。chr（34）すみません、どなたですか？chr（34）

接客中の人に電話がある場合は、口頭で伝えないほうがいいです。メモで伝言を伝えます。秘密を漏らさないだけでなく、すれ違いによる気まずさや不快感も避けられます。

相手の話がよく聞き取れない場合は、ためらわずに狀況を明確に伝え、改善してください。

突然電話が故障して通話が中斷された場合は、必ず他の電話に変えて相手に電話し、相手に説明してください。

電話を切る前のマナーは無視できません。相手が電話を切ったことを確認してから受話器を置くことができます。

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高級ホテルの服裝注意事項：

1、スーツとネクタイが一番安全で人気のあるファッションです。

2、スーツの色と靴の色は濃い色がいいです。

3、ファッションセンスをアップしたいなら、ネクタイから入手してもいいです。

4、靴下の色は靴の色に近いほうがいいです。

5、さまざまな色の組み合わせで、ファッションで洗練された紳士的なスタイルを作ることができます。

6、自分をフォーマルにしたくないなら、カジュアルスーツもいいです。