電話マナーの知識は「見えない」イメージをより良くします。

通話を覚えることは、良好な電話イメージを確立することができる。電話の使用常識が乏しく、會話のスキルやマナーが身についていないと、公務活動の進展に影響し、機関の単位を傷つけてしまうこともあります。イメージ。「電話ができない人は誰ですか？」という質問をするかもしれません。電話をかけるのは確かに一番よくあるコミュニケーションです。しかし、電話のかけ方を正しく把握するには、やはり注意が必要です。

時間の選択。公務通話は普通執務時間內に行われます。退勤後に電話しないでください。深夜、早朝及び晝休み、食事、公休暇の時間にかけてはいけません。特に緊急なことがない限り。國際長距離電話をかけるなら、時差ぼけに気をつけてください。通話時間を把握するには、あまり長くしないほうがいいです。5分を超えないほうがいいです。長い間通話するなら、面談したほうがいいです。通話しかできないなら、相手の都合を確認しなければなりません。

表現が適切である。會話の表現は禮儀規範に適合していなければならない。調子を高くして、四席を驚かすことができない。口調が穏やかで禮儀正しい。語速が適當で、早すぎるとよく聞き取れなくなり、慌てて対処するような感じがします。

挙措よろしきを得る。電話をかける軽く持ち上げて、焦らずに、つながらない狀況になるとイライラしてしまい、電話機を切ることもあります。電話がつながったら、六回もベルが鳴ったら、電話を切ってください。電話をする時は攜帯電話を抱いて動き回ってはいけません。仰向けに座ったり、斜めになったり、橫になったり、機の上に腹ばいになったりして話してはいけません。通話中もものを食べたり、タバコを吸ったり、水を飲んだり、新聞雑誌を読んだり、隣の人と雑談したりしないでください。

環境に注意する。電話するときは周囲に気をつけてください。攜帯電話は騒がしい通りや公共の場所では通話しないでください。事務室で電話します。會話の音、笑いの聲、咳を避けるべきです。急用があれば、通話環境を整えて、靜かにしてから電話してもいいです。

適時に応対する。電話のベルが鳴ったら、すぐに聞きなさい。普通は完全なベルが鳴ってから電話に出る。同時に電話が鳴ったら、まず一つを取って、もう一つの電話を受けてもいいですか？相手に聞いてもいいですか？同意を得てから他の電話に出られます。二つの電話を同時に受けないでください。

通話は現代社會で最も一般的なコミュニケーション手段である。電話などの現代的な通信手段を使って行われます。交際するは、迅速で便利な特徴があります。面と向かって話をするのではないですが、迅速に情報を得られ、タイムリーにコミュニケーションができます。文明応答電話に出るときは、必ず答えてください。ベルが鳴ったら、受話器を取って相手に挨拶し、自分の名前を名乗ります。

すみません、ここは×××です。または「こんにちは。××です。」と相手に聞きます。「こんにちは。どなたを探していますか？」と探している人がいないなら、不在の原因を教えたり、連絡先を教えたりしたほうがいいです。「あなたは誰ですか？」「誰を探していますか？」「何がありますか？」などの言葉で質問するのはよくありません。相手と通話するときは、できるだけ質問ごとに必ず答えますが、答えが違っていないようにして、だらだらと話したり、話したりしてください。相手の話が終わったらすぐに「さようなら」と言います。

記録を作る。公務電話は普通記録が必要です。普段は通話記録の準備をして、電話帳や記録用紙、ペンは準備して、通話しないで受話器を置いて、紙ペンを探します。聞き取れない時は、特に重要な內容や時間、場所、數量などを確認して、覚え間違えないようにしてください。

いくつかの特殊電話の受け答え。電話を間違えた場合は、大きな聲で相手を責めず、「大丈夫です」と謝ってから電話を切ります。いくつかのしつこい電話に対して、「いいえ」と言うことをマスターして、相手のしつこさを何とか切り抜けて、婉曲で斷固として相手の要求を拒絶します。「私は誰かを當ててください」「何をしているかを知りたいですか？」などの「なぞなぞ」の電話に対して、「クイズを聞かせないでください」「_忙しいです。」「まだ急用があります。」などの言葉で対応してもいいです。