日常の仕事はどうやって私達を更に“體面”に見せますか？

仕事の中で、人と人の付き合いが一番多くて、人間関係も一番密接で、最も微妙で、最も複雑です。だから、禮儀を重んじて、調和、文明、効率的な仕事環境を作る必要があります。

電話マナーも事務室に欠かせないマナーの一つです。多くの相談會社の取引先は電話のせいで気分が悪くなったり、コミュニケーションが悪かったりします。ですから、電話マナーは従業員全員の基礎訓練項目として、全力で推進し、徹底的に実行しなければなりません。お客様は初めて電話を受けてから、お宅の會社に満足しています。このような訓練は長期的な鍛錬によるもので、一朝一夕にできるものではない。

　　ほほえむの顔が笑顔の聲を生むことができて、音は訓練して管理することができるのです。ほとんどの人は自分の聲を訓練していません。本能的に自然な音で話しています。これは大きな間違いです。電話の音を通して、作り出さなければならない。鏡に向かって自分の話の様子をよく観察し、自分の話を聞く音を録音して、自分の話をする時の深刻な欠點を見つけて、それを修正します。

電話ではその音だけが聞こえますので、その人は見えません。だから、簡単なKISS理論で話します。簡単で要を得た字句を使って、あまりにも専門的な名詞や行話を使わないと、相手に分かりにくくなります。避けられない時でも、比較的分かりやすい名詞を使って、分かりやすい説明をしてください。これはお互いの貴重な時間を省き、誤解を避けることができます。

紹介も事務室でよくあることです。初めての紹介と相互紹介に分けられます。紹介する學問はとても大きいです。普通の人が想像するほど簡単ではありません。名前と職名を交換するだけです。お客さんが來る時、お客さんを両方に紹介する必要があるなら、仲介者はお客さんを先に主人に紹介してから、主人をお客さんに紹介してください。お客さんが一人より多い場合は、その尊卑順に紹介します。

そのため、仲介者は紹介する前に、確かに雙方の関係を理解しなければならなくて、同時に相手の最も知っているのが何ですかをも理解して、短い説明のため相手の身分の地位を間違えたことはありません。紹介先の身元に疑問がある場合は、まず當事者に指示や教えを求め、相手がどのような身分で紹介されているかを確認します。

お客様からのクレームもオフィスでよく発生する問題ですので、どのように効果的に各種のクレームを処理するかも今の各業界の難題です。クレームを処理するには方法を覚えなければなりません。いくら非難されても、批判されても、謙虛に教えられ、誠意を持って対応します。

クレームを受けた最初は申し訳ないと言い、相手の苦情を聞いてからも申し訳ないと言います。どちらが正しいかに関わらず、お客様にご迷惑をおかけしたり、ご迷惑をおかけした場合は、謝罪が必要です。お客様がどんな問題を訴えても、クレームは自分に誤解を説明するいい機會だと思います。お客様のクレームを処理する人は訓練が必要です。適時に相手の気持ちを回復し、まず気持ちを解決してから解決します。要領よく適切な説明をし、説明の機會を與えてくれたことに感謝します。

訪問とは相手の事務室で公務交渉をすることです。興味のあるところを好きになって、勝手に人を訪問する人がいます。これは訪問された相手にとっては不意の來客です。これは非常に無禮な表現です。事前の約束がないなら、急いで訪問して、相手を慌てさせてしまいます。相手が會議中や外出中だったら、また斷られてつまらないです。

　　取引先を訪問する事前に通知して確定するだけでなく、事前に告知し、スケジュールが決まっていても、出発前にもう一度確認して、事前準備を促す必要があります。訪問する前に、事前に日程と時間を計畫して、相手がどれぐらい會話できるかを確認します。また、時間通りに到著するように注意してください。遅れてはいけません。

サラリーマンの中には意外に臨時休暇が必要ですが、これらの仕事に適當な人が來ないと、會社を休んでしまいます。だから、休暇を早めに計畫して、仕事を休ませないようにします。

気持ちが不安定で、気持ちが悪いからと口実を設けて休む人がいます。これはマナーが悪いだけでなく、會社の常識にも違反しています。社員の仕事中の感情は自分で処理しなければなりません。休暇の狀況も同じです。休暇は個人の権利ですが、個人の休暇は會社全體の仕事の進行に影響を與えます。休暇を取っても、事前に準備して、主管に知らせるのが仕事に対する責任ある態度です。

自分の身だしなみに注意するのは、あるべき事務室のマナーです。身だしなみは身だしなみと違って、前者は服裝の身だしなみ、後者は顔の清潔さやおしゃれのことです。服裝については、企業によっては制服を著用する場合があります。規定がない場合は、自前の服裝の社員はオフィスが公式公開場であることを原則とし、服裝に注意して著用します。

事務室の基本的なマナーはデフォルトで分類されます。特に規定はありませんが、女性が露出しすぎる服を著るのはマナー違反です。西洋の禮儀では、女性はオフィスで3時まで露出しないといけないと思います。肩が露出しない、膝が露出しない、足の指が露出しないということです。東洋人にはこのような決まりがありませんが、オフィスの中ではあまりにもカジュアルな格好をしています。あなたはプロではないと思われます。

男の人服裝洋服や正裝は必ずしも必要ではありませんが、服裝は物事に対する考え方や周囲の環境に対する尊重の度合いを表します。だから、男性の服も一定の規範に合わなければなりません。例えば、靴下の色はズボンの色と合わせて、上著はズボンの中にくくらなければなりません。スーツは長袖が必要です。靴は靴ひもなどがいいです。

多くの會社は明文で服裝のタブーを定めているほか、個人衛生にも要求があります。例えば、男性は短髪、髭剃り、爪は長くしてはいけません。女性は薄化粧をしなければなりません。爪を染めてはいけません。髪を染めてはいけません。長い髪を引っ張り上げて、多すぎるアクセサリーがあってはいけません。人の前で上著を脫いではいけません。

遅刻とは、禮儀上、時間の前後10分以內を指す。10分を超えていないなら、本當の遅刻とは言えない。もちろん、事務室の中では禮儀に基づいてはいけません。

通常、遅刻した人は多くの理由を挙げて説明していますが、一番多い理由は個人的な事故が発生します。例えば、渋滯やベルが鳴らない、子供が病気になる、體の調子が悪いなどです。結局、一番の原因は早めに出かけなかっただけです。遅刻は習慣であり、言い訳であり、理解できる理由ではない。だから従業員は良い仕事と休憩の習慣を身につけなければなりません。

遅刻に至っては、カードを打つ人にサインしてもらうということは、なおさらです。企業は代印や代打カードを防ぐために、多くの方法を設けて、処罰やサイン以外の方法で審査します。最終的な目的は社員の遅刻や早退を避けるためにだけです。実は、遅刻や早退の原因は怠けとは限らないかもしれません。多くの原因は仕事自體が面白くないからです。仕事のスケジュールが間違っていたり、本當に家に用事があるからです。

一人で遅刻すると、一人の仕事だけでなく、他の人の仕事の進行にも影響します。例えば、一人欠席で會議がうまくいかなくなり、みんなの時間が無駄になりました。會議中にこっそり逃げてしまう人もいますが、早退して知らない行動はとてもマナー違反です。

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