CIO職場(chǎng)實(shí)用技能之——文檔管理

    工作經(jīng)驗(yàn)豐富了，參與的項(xiàng)目多了，我們的電腦中是不是有很多有價(jià)值的文檔?但是當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)有一天需要這些文檔時(shí)，它們卻不知道跑到哪里去了，我們是不是有過這種痛苦的經(jīng)歷?或者我們平時(shí)沒有養(yǎng)成寫文檔的習(xí)慣，但是 
，當(dāng)我們以后再碰到類似的問題時(shí)，才發(fā)現(xiàn)好記性不如爛筆頭，不得不重新開始研究問題。確實(shí)，我們做IT工作的，平時(shí)工作筆記就是我們的財(cái)富，我們不能把他們放在一邊不管。其實(shí)，這都是因?yàn)槲覀儧]有養(yǎng)成一個(gè)好的文檔管理習(xí)慣所造成。

　　當(dāng)然，要養(yǎng)成一個(gè)好的工作習(xí)慣，不是一件容易的事情，畢竟江山易改，本性難移動(dòng)呀。我本人也是花費(fèi)了近三年的時(shí)間，才養(yǎng)成了好的文檔管理習(xí)慣。現(xiàn)在我把我這幾年在文檔管理上摸索出來的好的經(jīng)驗(yàn)與失敗的教訓(xùn)共享出來，或許對(duì)大家有所幫助。

　　一、 一事一記，平時(shí)功課不可荒廢。

　　我工作到現(xiàn)在，也已經(jīng)好幾個(gè)年頭了，在CIO這個(gè)位置上，時(shí)間也比較長(zhǎng)了。但是，在現(xiàn)在工作中，也經(jīng)常會(huì)遇到一些困難。如昨天我在維護(hù)活動(dòng)目錄的時(shí)候，遇到了一個(gè)問題，活動(dòng)目錄里面有個(gè)OU不知道怎么回事情，脫離了域的控制，在域上設(shè)置的管理策略，不能被OU其作用了。當(dāng)然，OU設(shè)置上，已經(jīng)設(shè)置為繼承。跟同事研究了好久，才知道問題的所在。問題解決之后，雖然已經(jīng)晚上八點(diǎn)多了，但是，我還是加班了半個(gè)小時(shí)，把問題的現(xiàn)象與解決方法詳細(xì)的記錄了下來。在以后可能還會(huì)遇到類似的問題，那我就不用再費(fèi)心從頭開始做了，只需要翻翻這份資料，可能就會(huì)輕松的解決問題。

　　但是，我一開始工作的時(shí)候，沒有這個(gè)習(xí)慣。那時(shí)我還是公司下面的一個(gè)維護(hù)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)員。我的上司多次提醒我，平時(shí)要寫工作文檔，問題解決一個(gè)，寫一份文檔，以方便以后參考。但是，我都當(dāng)作耳邊風(fēng)。有個(gè)事情我記得非常的清楚。那是我們采用的是LINUX系統(tǒng)，而我們公司的文件都是存在LINXU服務(wù)器上。LINUX要訪問LINXU的文件服務(wù)器不是很方便，要在命令行上把服務(wù)器上的共享文件價(jià)掛上去。我剛開始還不懂，問了經(jīng)理才知道怎么掛，但是我沒有做任何記錄;一個(gè)月后，我有遇到了類似的問題，我再去向經(jīng)理求教時(shí)，他就說我了，“不是跟你說過了嗎，怎么又不會(huì)了”，他讓我自己去查;沒辦法，我在網(wǎng)上找了好久，也問了好多人，才知道如何解決。從這個(gè)事件之后，我就學(xué)乖了，開始慢慢寫工作總結(jié)，在工作上遇到任何問題，我就會(huì)詳細(xì)的記錄下來，該如何解決及注意事項(xiàng)。我的知識(shí)、技能在慢慢的增長(zhǎng)、積累，我經(jīng)理也越來越看重我。我經(jīng)理跳槽之后，我就順理成章的做上了他的位置。

　　所以，不要太過于相信我們的大腦。俗話說，好記性不如爛筆頭。在平時(shí)，就要養(yǎng)成做筆記的好習(xí)慣，如此，我們才會(huì)有進(jìn)步。在以后遇到類似問題時(shí)，我們就不用再求人了。

　　二、 要注意文檔的完整性與版本控制。

　　有時(shí)候我們解決某個(gè)問題，可能不是一次性完成，而是分了好多次才解決的。每次取得一個(gè)小的進(jìn)步之后，我們都要做詳細(xì)的記錄。該記錄要隨著問題的進(jìn)展，逐步的更新。但是，我以前的話，不是這么做的。我以前遇到這類問題時(shí)，喜歡在問題解決時(shí)一次性做總結(jié)，但是，如此的話，時(shí)間過的久，一些細(xì)節(jié)問題可能就會(huì)忘掉，無法記錄。有時(shí)候，我也會(huì)每次記錄一個(gè)文檔，如此，一個(gè)問題分次解決下來，就有多個(gè)文檔記錄，一對(duì)多，不是很好的記錄習(xí)慣。

　　現(xiàn)在我再這方面有了改進(jìn)。如前幾天，財(cái)務(wù)用戶向我提了一個(gè)意見。財(cái)務(wù)現(xiàn)在在使用ERP系統(tǒng)，他們要用到進(jìn)貨明細(xì)表這分報(bào)表。而以前因?yàn)檫@份報(bào)表是給倉(cāng)庫(kù)用的，所以，在上面沒有帶出采購(gòu)單上的價(jià)格。當(dāng)財(cái)務(wù)用戶提出需求后，我就通過自定義報(bào)表的功能，給他們實(shí)現(xiàn)了這個(gè)需求，并寫了具體的解決方案。但是，用著用著我發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在倉(cāng)庫(kù)人員也可以看到采購(gòu)價(jià)格了，這跟我們公司的價(jià)格管控制度不符合。我們公司規(guī)定，倉(cāng)庫(kù)人員是不能夠看到采購(gòu)價(jià)格的。如此，我又在權(quán)限上做了調(diào)整。這次這個(gè)權(quán)限問題的解決，我不是另寫文檔，而是直接在原由文檔上進(jìn)行更改，做了補(bǔ)充。如此，這個(gè)財(cái)務(wù)需求的解決都只在一個(gè)文檔上反映，以后若出現(xiàn)什么問題的話，我們也就不需要翻看多個(gè)文檔記錄。

　　三、 要讓手下也養(yǎng)成這個(gè)工作習(xí)慣。

　　我們不僅自己要養(yǎng)成勤與總結(jié)的習(xí)慣，而且，還要讓我們的手下也養(yǎng)成這個(gè)習(xí)慣。為什么呢?我們假設(shè)現(xiàn)在你有一個(gè)手下在負(fù)責(zé)郵件系統(tǒng)這個(gè)項(xiàng)目。公司現(xiàn)在要實(shí)施一個(gè)內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，而你又抽不開身，所以，只好委托你手下負(fù)責(zé)這個(gè)郵件項(xiàng)目。那對(duì)于這個(gè)郵件項(xiàng)目的整個(gè)過程，你當(dāng)然都希望有完整的文檔記錄，包括在實(shí)施過程中遇到的問題、用戶需求的始末等等。如此，即使以后這位員工離職后，你也可以憑這這份資料，維護(hù)郵件系統(tǒng)。不然的話，等這位員工跳槽之后，你維護(hù)郵件系統(tǒng)就會(huì)很麻煩，至少要花很長(zhǎng)的一段時(shí)間去學(xué)習(xí)他。其實(shí)，這種情況，我們只要平時(shí)注意一點(diǎn)，督促手下多寫寫文檔，都是可以避免的。

　　不過，人總是自私的，即使你手下做了記錄，但是，這些記錄對(duì)他來說，是寶貴的財(cái)富，他還可能不那么情愿貢獻(xiàn)出來。我以前也是如此，我想每個(gè)人都會(huì)有這種想法，那怎么辦呢?我們就要制定一個(gè)制度。我現(xiàn)在的做法是，員工的文檔制作直接跟他們的考核相關(guān)。我們現(xiàn)在一個(gè)月做一次考核，對(duì)平時(shí)的工作執(zhí)行量化。你這個(gè)月做了哪些工作，都要詳細(xì)記錄。這是我們公司的要求，我還額外增加了一條，你所做的工作，如OA系統(tǒng)維護(hù)，除了要寫當(dāng)月進(jìn)行了哪些維護(hù)之外，還必須附上詳細(xì)的記錄，如發(fā)現(xiàn)了什么問題，怎么解決的，等等。這些文檔不僅是員工的財(cái)富，也是公司的財(cái)富。你人可以走，但是這些經(jīng)驗(yàn)必須給我留下。

　　所以，我們不僅要自己養(yǎng)成好的文檔記錄習(xí)慣，而且，還要讓手下也養(yǎng)成這個(gè)習(xí)慣，并且要讓其共享出來，成為公司共有的財(cái)富。