有效地安排約會

約會看上去是比較簡單的一項工作，可是要想把約會工作做好，這里面還是有很多技巧和注意事項的，下面列出的這些將幫助秘書把這項工作做得更出色。 　　★具體措施 　　☆一天中的某一段時間，上司很可能希望留下作處理日常事務用，應該在心中記住這一點； 　　☆在兩個外出約會之間，要留有充足的路上所需的時間； 　　☆會議所用的時間很可能會超過預計的時間，鑒于這種情況，需要時，應該向要求來拜會的客人說明這種困難；如果是非常重要人物來訪，上司為了赴約可能中途退出會議； 　　☆一般說來，約會是通過電話聯系的，在打電話的同一天，應該寫廣封信證實電話聯系內容，該信件須留一份副本，作為該談話的永久性存檔，事情辦理情況應以便條形式寫給上司留存備查； 　　☆如果來電話者要求安排約見，而日期、時間都已談妥，則應記下來電話者的姓名、地址和電話號碼，以備將來因故改變日期或時間，需要與來電者聯系時使用； 　　☆給飯店寫信，應寫給“經理”。飯店的地址和有關情況應注意查考參考書； 　　☆當聯系社交活動時，因為社交活動包括上司的夫人參加，所以無論該活動是白天還是晚上舉行，都要先問清每項活動上司夫人是否方便參加，然后再代表她接受邀請； 　　☆如果上司夫人是個商人或者職業女性，有時她會要求丈夫出席與她的活動圈子有關的各種社交活動。因而，在聯系上司自己的社交活動時，要經常注意與上司的夫人合作，這種合作需要做到何種程度，取決于上司對他的夫人和他夫人的社交活動的個人選擇； 　　☆如果上司外出，不要在他回來的當天安排約會； 　　☆如果秘書為上司安排一個外面的約會，在他離開辦公室之前，打電話再確定一下； 　　☆在星期一早晨、星期五下午以及假日前后的那些日子里，少安排約會； 　　☆注意千萬不要在周末或假日安排約會，要記住對方的假日可能和自己的公司不同； 　　☆安排約會時，一定要解釋：約會的內容是得到上司同意的； 　　☆對約會的時間提出建議時，不要隨便提那些不確定的時間，如：“你喜歡什么時候和尼古拉先生見面?” 　　☆如果知道約會可能推遲，要解釋并打電話給有關的人，再確定一下以后的日期和時間； 　　☆如果為你的同事安排約會，給他一張提示條，寫上日期、時間及辦公室的房間號； ☆記下已有約會的人的電話號碼，以便萬一約會取消或變更可以另行通知。