收到文書后的正確處理

在收到文書以后，必須按照一定的程序對所收文書進行處理，這些程序包括： ★ 簽收和拆封 秘書在送來的企業文書傳送表上簽字，需要認真核對和清點，做到四個“查清”： 1、查清信封上的收文部門，是否確屬本部門的收文，以防錯投、錯收； 2、查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號碼是否一致； 3、查清文書封口是否破損，包裝是否牢固； 4、查清文書的登記件數與實有件數是否相符。 　　秘書對寫明某某領導人“親收”、“親啟”的封件，則應由領導人本人拆封或由其委托的人代拆。 　　拆封文書要細心，不要撕毀封內文書，要將封內的文書取干凈，然后檢查文書是否齊全。對于重要作者的親筆信封，予以保存。對封內文書的發文機關、發文日期不詳的，應根據封皮上的發文機關和郵戳日期予以注明。 　　★ 登記 　　對文書進行登記，便于進行收文數據統計及以后的查考利用。收文登記的形式分為簿冊式、聯單式和卡片式三種。登記項目主要有：順序號、收到日期時間、來文單位、來文字號、標題、密級、份數、承辦單位、簽收、復文號、歸入卷號、備注等。 　　★ 分送 　　分送的原則是： 1、屬于方針性的，關系公司的指揮性文書或重大問題的請示、報告之類的文書，均應先送辦公部門負責人或公司領導審閱或處理； 2、屬于單位日常事務性的已有明確分工的文書，或早有批示規定和有規可循的例行公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦； 3、分送給公司領導閱批的文書，要先填好“公文處理單”，連同文書一并送批； 4、便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理； 5、在文書份數少，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理。在進行文書傳閱時，秘書應為軸心，進行輪輻式傳閱，即一位領導閱后直接退回給秘書，注銷后再由秘書送給另一位領導閱讀，而不是讓領導與領導之間直接傳閱。 ★ 擬辦 文書的擬辦是指秘書對來文的處理提出初步意見或建議，供領導批辦時參考。為方便領 導查閱，秘書可將有關文書（預先標出需要參閱的內容）文書的摘要卡片連同公文一并送上。 　　★ 批辦 　　是領導對送批的文書如何處理所做的指示。簽署在《公文處理單》的“領導批示”一欄中。批明傳達的范圍、方法和時間，或批明承辦部門、人員和期限、要求，或提出具體措施和步驟。批辦應寫明姓名和日期。秘書根據批示內容，擬定辦文程序。 　　★ 承辦 　　指秘書按照來文的要求或領導批辦意見進行具體工作或辦理復文。對公文的辦理，可以由受文單位或個人承擔，也可以由其他單位或個人承擔。方式有：傳達承辦、專案專辦、答復承辦等，承辦應該注重時效，分清主辦與協辦，分清復文與不復文。 　　★ 催辦 　　指秘書對必須辦理答復的文書，根據承辦時限的要求，及時地對文書承辦的情況進行督促和檢查。要明確責任，誰負責誰催辦，可采用遞交催辦單、電話催辦或派人催辦的辦法，并作好催辦記錄。 　　★ 注辦 　　秘書在《文書處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結果，內容有承辦單位、時間、結果、承辦人、回復的方法、日期等項。