文件的日常管理方法

為了便于使用文件，能隨時查取，文件的日常管理要盡量做到科學化、規范化。 　　一、文件的跟蹤管理法 　　公文在運轉使用中，為利于查找和保密，要準確掌握其流向。主要措施就是搞好登記，登記可設專簿或采取勤記勤銷的“日記實”辦法。 　　“日記實”，是對辦公室文件在傳閱、承辦過程中每個落腳點的當天記錄。它是文書處理人員在查找、調閱文件時的得力工具。一般用文件跟蹤單記錄。 　　文件跟蹤單呈卡片形式，每一類型的文件跟蹤單放在一起。以縣委辦公室為例，中央文件、內刊，省委文件、內刊，省政府文件、內刊，市委文件、內刊，市政府文件、內刊分別放在各自的盒子里。文件收回后，跟蹤單自行作廢。 　　二、文件的定位管理法 　　把送閱、送辦的文件取回后按照預先給它們規定好的位置存放起來，即所謂定位管理。具體辦法是： 　　按文件長、寬制作適當厚度的文件盒(塑料盒或自制的夾板紙盒均可)，并將本機關所有文件名稱按一定的規律(參考收文登記簿類目)分別標注在盒上，把文件櫥分上半年與下半年兩個或幾個使用期，櫥內再用橫檔板分出層次(中央級、省級、市級等)。然后依文件盒標清的名稱，本著由上到下的等級次序，將盒放在櫥內相應的層次．運轉回來的文件，分層次按序人位。 　　三、文件的卡片管理法 　　在文件管理工作中，為了便于查找，文件可采取編制“文件卡片”形式管理。“文件卡片”是以卡片形式揭示本單位文件內容和成分的一種檢索工具。把浩瀚的文件信息貯存起來，加以科學的分類，使同一問題和專題性的內容信息匯集在一起，排列在一起，組成一個有機的整體，便于主動為領導提供和利用信息。“文件卡片”是當前手工檢索工具中較為廣泛運用的一種。 　　編制文件卡片應注意以下幾種情況： 　　1．凡遇到按文件標題填寫不合邏輯時，要按照實際情況更改標題。例如有些統計表，往往是上級組織直接統一印發的，標題往往用“全國×××統計表”，這類表格如果用在縣級單位時，其標題就應改寫成××縣×××統計表。” 　　2．遇到無標題或文件名稱作標題的文件，則要根據文件的內容擬制一個簡明確切的標題。 　　3．有的文件雖有標題，但要加上一個副標題才比較確切，使人一目了然。 　　4．對文字太長的標題，在不影響文件愿意的情況下，可以適當簡略，使人一看就懂。 　　卡片分類后，要根據一定的方法固定類內每張卡片的前后次序和排列的位置，保持文件之間的歷史關系，使之有目可查。每個單位每年所編制的卡片格式標準要一致，這樣才不會失散，同時又便于查找利用。文件卡片的排列主要是指屬類與小類內文件卡片的排列，可按類——屬類——小類(問題)——年度——作者——時間的順序排列。這樣排列，同一性質的文件集中在一起，便于迅速、準確地查找。在同一年度里，卡片排列的次序習慣是：先上級后平級再下級；先黨委后行政；先領導機關后業務部門。卡片經過排列，位置固定后放進卡片柜，并設屬類、小類、問題或年度、作者等的索引卡，最后擬寫一個“查閱需知”。這樣，既能克服文件保管、利用的混亂現象，又保證了文件卡片的編制質量。 　　四、文件的制度管理法 　　要建立文件借閱、傳遞、歸檔制度，以便發現丟失、損壞等問題時，進行核對和查找。 　　建立文件借閱、傳遞、歸檔制度一般包括下列內容： 1．建立文件借閱簿。即把各種文件分門別類、有科有目地編排成簿，以便于閱覽時查找。 2．借閱文件要注意以下幾點： (1)認真。無論何人、何故、何時借文件或資料，不管再急、再忙，都要在“借閱簿”上一絲不茍地履行登記、簽字手續。 (2)嚴密。規定借閱時間，控制“密級”文件閱知范圍。特別對標有“密級”文件的外借，應隨時請示領導，借出前要當面交待注意事項。 (3)勤查。對所管理的文件一周一小清、一月一大清、一季一核對、半年一整理，一有問題就主動、及時上報，求得迅即解決。 3．列明本簿所屬文件僅供何人何時查閱。