電子檔案的產生

近代科技發展史表明，每次重大科學的發現、技術的創新，都使人們對客觀世界的認識產生飛躍；每次技術革命，都使人們改造自然的能力和推動社會發展的力量，提高到一個新水平。顯示生活的事例無可爭辯地證實科技是第一生產力和社會進步的強大驅動力。 　　從1946年第一臺電子計算機誕生至現在，只有短短的50多年，電子計算機技術以空前的速度急劇發展，無論硬件還是軟件，都產生多次質的飛躍。在電子計算機技術飛速發展的同時，電子計算機在政治、軍事、經濟、文化以及人類生活各個領域的應用也愈加普遍，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。 　　由于辦公自動化的進一步發展和深化，特別是電子計算機和通信技術相結合形成了信息技術產業。過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻資料、商業信息等，都可以用電子計算機進行，由此而產生了電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻資料等，這些都是屬于電子文件。具有檔案保存價值的電子文件，必須要歸檔保護。電子文件歸檔后即形成電子檔案。電子檔案當然要有檔案保管部門保存。 　　電子檔案管理應遵循檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、統計等管理原則。但它與紙質等載體檔案確有很大區別，它的記錄形式是數字化系列。任何電子檔案，當使用技術和設備將信息內容記錄在磁性材料或光盤等載體后，就永遠離不開這種技術和設備，它不能離開這種生成環境和設備而單獨存在，人們只有采用這種記錄檔案信息內容的技術和設備，進行逆處理還原、輸出，才能識別它的信息內容。電子檔案的長期保存，卻是非常困難，需要有不斷更新的技術和設備作保障。電子文件歸檔及電子檔案管理需要有技術和設備，電子檔案的生命周期是由電子檔案內容而定，而保證電子檔案生命周期的存在，取決于載體的壽命、電子計算機軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺的一致性。所以說，電子檔案管理是一項極其復雜的技術工程，從這個意義上說，也可把電子檔案管理稱為“電子檔案技術工程”。 　　檔案種類較多，分類也較復雜，但就記錄形式不外乎以文字、影像記錄和數字記錄兩大類型，而且這兩大類型還會因長期保存和開發利用的需要而相互轉換。我們只有認清電子檔案與紙質等載體檔案的異同，才能做到對電子檔案管理提出正確的要求，既堅持檔案管理基本原則，又不妨礙電子檔案根據自身的特殊性，創建自己的管理方法、技術和標準。只有如此，才能達到既強調電子文件及電子檔案管理的必要性，又不會放松對紙質等載體檔案的管理，才有可能真正做到在電子檔案大量涌現時，我們既重視電子檔案，又能加強紙質等載體檔案的管理，充分開發各類檔案信息資源為社會服務，使檔案事業在電子時代繼續得到全面發展。