商務函電寫作的7C原則

商務函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務交流中有關事宜，三是聯絡與溝通感情。 商務函電的寫作應掌握7C原則，即： 完整（complete） 正確（correctness） 清楚（clearness） 簡潔（concreteness） 具體（concreteness） 禮貌（courtesy） 體諒（consideration） 完整：商務函電應完整表達所要表達內容和意思，何人、何時、何地、何事、何種原因、何種方式等。 正確：表達的用詞用語及標點符號應正確無誤，因為商務函電的內容大多涉及商業交往中雙方的權利、義務以及利害關系，如果出錯勢必會造成不必要的麻煩。 清楚：所有的詞句都應能夠非常清晰明確地表現真實的意圖，避免雙重意義的表示或者模棱兩可。用最簡單普通的詞句來直截了當地告訴對方。 簡潔：在無損于禮貌的前提下，用盡可能少的文字清楚表達真實的意思。 清楚和簡潔經常相輔相成，摒棄函電中的陳詞濫調和俗套，可以使交流變得更加容易和方便。而一事一段則會使函電清楚易讀和富有吸引力。 具體：內容當然要具體而且明確，尤其是要求對方答復或者對之后的交往產生影響的函電。 禮貌：文字表達的語氣上應表現出一個人的職業修養，客氣而且得體。最重要的禮貌是及時回復對方，最感人的禮貌是從不懷疑甚至計較對方的坦誠。商務交往中肯定會發生意見分歧，但禮貌和溝通可能化解分歧而不影響雙方的良好關系。 體諒：為對方著想，這也是擬定商務函電時一直強調的原則：站在對方立場。在起草商務函電時，始終應該以對方的觀點來看問題，根據對方的思維方式來表達自己的意思，只有這樣，與對方的溝通才會有成效。 商務函電的種類包括：商洽函、詢問函、答復函、請求函、告知函、聯系函。從商務函 電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答復函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯絡函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。