會計的信息流管理及風險規避

　　目前,金融業尤其是銀行在社會經濟中扮演的角色越來越重要,銀行的服務“觸角”延伸到生活的每個角落。從內部運營和管理的角度看,銀行的各項業務最終體現在會計信息上。在信息技術化程度不斷加深,尤其是在金融電子化水平日益提高的經營環境中,如何深化管理成熟信息技術下的會計信息,如何有效規避成熟信息技術下的會計風險是一項重要課題。華夏銀行順應這種潮流,開發了新版綜合業務系統,并制訂下發了一系列的管理辦法以規避業務系統風險和會計風險。

　　一、會計信息流管理是金融企業強化內部,提高核心競爭力的迫切需要

　　當代管理科學的發展賦予信息更深刻更廣泛的含義,信息不僅僅是消息的同義詞,而且已滲透到整個社會管理運動過程中。現代化管理已信息融為一體,并形成一種特殊形態的信息運動形式,即管理系統信息流。在管理系統中始終貫穿著兩種“流”,一是物流,二是信息流。物流是管理活動的原生運動,信息流是伴隨著物流而產生的,它引導物流有規律地運動,以達到最優的狀態。物流是系統內輸入資源,對資源進行加工處理,使之在形態、性質方面發生變化而輸出產品的過程。在對系統內資源加工改造,最終形成產品的過程中,產生的計劃、文件、圖紙、工藝設計等大量資料,形成了信息流。

　　對金融企業而言,物流可以理解為柜員接單受理各種結算業務,客戶經理對服務對象進行資信調查、行業分析、產品分析,提供個人理財服務、個人貸款,在因特網上受理企業和個人的各項服務申請,而后在賬務處理系統上登記賬務,在貸款系統登記客房信息,在因特網上進行數據交換和有關賬務處理,最終完成對客房的服務。信息流是依據客房資料和銀行內部核 算資料等原始會計信息,進行會計確認、計量、記錄和報告,即提供金融產品服務過程中根據原生資料而產生的各種銀行業務信息。在所有業務信息流中,會計信息可以說是一種最基礎的信息源,幾乎所提供的服務均體現在解行會計表內、外賬務體系中。它是會計報表系統和各種統計系統的基礎數據,它是企業展戰略和內部管理的決策依據,它是企業提高核心競爭力的基石。這對賬務處理系統提出了更高的要求,金融企業幾乎同時認識到這一點,不遺余力地更新賬務核心系統的版本。華夏銀行開發的新版綜合業務系統,正是在原有的業務系統的基礎上進行版本升級,并在全行推廣使用,它具有友好的人機界面,根據業務種類設計了清晰易掌握的界面,在人機功能的設計方面,最大限度地減少手工操作。柜員只需據實錄入審核后的客戶信息資料,賬務處理事項均由計算機自動處理,一些特殊事項如計提應收應付項目、定期存款到期自動轉存、貸款利息計算等等,設計為由綜合業務系統根據客戶資料自動判斷后按規定的會計處理方法自動處理。以綜合業務系統為數據基礎,設計mis系統以及其他統計系統和管理系統。

　　華夏銀行利用綜合業務系統,做到全行會計處理方法統一,會計核算計量口徑統一,編制會計報表、會計統計事項規則統一,使會計核算質量得到保證,有效控制和管理會計信息流,保證會計信息的真實性和合法性,抓住了會計管理的關鍵和企業內部管理的核心。

　　二、收集和記錄會計信息流的重要載體是賬務核心處理系統,其固定化形式使會計風險的重心發生變化

　　會計是以貨幣為主要計量單位,采用一定的方法對單位經濟活動進行核算和監督的過程。會計核算要求,根據實際發生的經濟業務事項進行會計核算,填制會計憑證、登記會計賬簿,編制賬務會計報告,在會計核算電算化前,所有填制會計憑證、登記會計賬簿、編制財務會計報告的核算過程,均通過手工記錄、計算和計量, 其會計風險存在于每一個核算環節,可能存在的風險諸如:涂改原始憑證和記賬憑證,誤用會計科目,記錄有誤,計算有誤,計息積數計算有誤,利息計算有誤,匯總會計信息有誤,通過預提應付利息等應收應付項目調整利潤,人為粉飾會計報表等等。會計風險點和內控點無處不在,要求會計從業人員從接單審查原始憑證到登記賬簿、匯總會計報表的賬務處理流程、證賬簿的鉤稽關系有全面掌握,手工作業減低了工作效率,增加了勞動強度,也增加了會計監督和檢查的難度,對會計風險的控制貫穿于會計核算的每個環節。

　會計核算由手工作業、會計電算化發展到會計核算電算化程度不斷加深的今天,人、機的分工也不斷發生變化,由手工登記賬務到計算機處理部分會計業務,發展到處理絕大部分甚至全部業務,會計風險點和內控點的重心發生了變化。華夏銀行綜合業務系統體現了這種變化。該系統實現了本外幣一體化核算的目標,本外幣均使用相同的操作界面,處理單位和個人的存、貸款業務,簽發和解付銀行匯票、本票和支票業務,辦理發行和兌付國債、辦理貼現和轉貼現、銀轉賬。代收代付、全國通存通兌和全國電子匯兌。同時,還實現了大量計算機自動處理的功能,應付利息自動處理,定期存博士學位按客房要求到期自動轉存,自動計算計息積數,同城票據交換自動批量入賬,企業協定存款和活期存款賬戶合一、分戶計息、自動劃轉,全國通存通兌和電子匯兌資金日終自動清算等,幾乎所有業務均可以在綜合業務系統處理。柜員接單后,按規定審核要素,在計算機設計的規定頁面,錄入規定要素后,計算機自動登記會計總賬和明細賬,涉及表外事項的,同時自動登記表外賬,按照提示將有關記賬憑證放人打印機,自動打印會計憑證。綜合業務系統在設計方面,最大限度減少手工操作,以一記多訖方式登記賬務,充分考慮會計賬、簿、表的功能模式及查詢打印功能,由計算機按統一格式輸出所有記賬憑證、會計報表、開銷戶登記簿、重要空白憑證登記簿等按會計內控制度要求設立的登記簿。綜合業務系統將會計處理流程格式固定化,柜員按規定錄入要素后,賬務處理自動化,會計憑證、賬簿表打印自動化。

　　擺脫繁雜手工作業,與會計核算電子化程度加深相伴生的是會計風險點和內控點的重心轉移。手工處理賬務產生的風險有效降低,固化的賬務處理流程提高核算質量,提高計算、記錄、匯兌和出表的準確性和真實性的同時,其會計風險出現新特點,一是要求計算機賬務處理軟件設計具有科學性和前瞻性、系統運行具有穩定性和可靠性、

　　操作界面具有人性化和可操作性;二是柜員審單和錄入時可能出現誤操作或違規操作。如何適應金融電子化發展的要求,切實有效提高會計電算化水平,抓住內控點,規避會計風險,應是強化內部了管理、審慎經營的題中之義。

　　三、強化會計信息流管理,深化內部控制,采取切實有效的措施規避風險

　　“控制的一般含義是指掌握被控制對象不使它任意活動或超出規定的范圍,并通過調整系統的輸入條件而影響系統的輸出,使之符合管理的目的”。“現代意義上管理控制職能的含義強調以人為中心的管理,包括對組織內物質資源的管理,管理對象不同,所采用的方法和手段也不同”。對金融企業而言,會計內部控制是金融企業內部管理的重要組成部分,深化會計內部控制,強化會計信息流管理,采取相應措施規避風險,一是體現在會計賬務核心系統的設計開發上;二是體現在對人的控制和管理上。

　　賬務核心處理系統的設計是強化會計信息流管理、規避風險的基礎。

　　華夏銀行綜合業務系統為實現既定的管理目標,細化會計內控制度,會計崗位職責明確化,會計事項授權具體化,會計處理流程固定化,在開發系統時本著實用性、先進性和面向用戶的原則,注重賬務核心處理系統現現行制度和管理要示緊密聯系,使系統目標明確、功能齊全、易于理解、便于掌握、運行可靠、工作高效。近年來,陸續修訂的《會計法》和《金融企業會計制度》,對金融企業會計信息質量的要越來越高,華夏銀行在開發系統前充分考慮了金融行業的特點和金融企業會計的特點,提出了符合行業特點和專業特點,具有先進性和實用性的業務需求。1.采取柜員形式處理各項業務,能夠滿足綜合柜員和非綜合柜員的勞動組合形式。2.外幣存貸款利率已經放開,利率市場化進程加快,在系統中將外幣存貸款利率設計成開放式,由柜員受理業務時,根據實際利率錄入資料,對于人民幣業務的存貸款利率設計成半開放式,柜員業務處理終端的利率為不可調整的,但分中心是可調整的。3.一些結算業務、計提定期存款應付利息、結息日的利息結計、利息積數計算等大部分業務的會計處理設計為封閉式。因此,系統既體現了很強的實用性,又由于大部分會計業務處理封閉式運行降低了一些會計處理環節的風險。

　　加強事前監督、事中監督和事后監督是強化會計信息流管理,規避風險的有效途徑。

　　對柜員處理的會計業務加強事前監督、事中監督和事后監督必須制度先行,分清事權,明確崗位職責,強化內部制衡機制。首先,華夏銀行編制了《綜合業務系統操作手冊》,明確規定了用戶守則和使用規定,并制訂綜合業務系統會計核算管理有關規定明確業務崗位職責,按會計內控管理要求設置三級操作柜員。1.業務主管級,辦理授權業務、重要憑證領入及柜員領用、查詢業務。2.柜員級,辦理日常會計核算業務。3.事中監督員級辦理電子匯兌復核及會計事中監督業務。其次,明確業務處理系統的授權事項以會計內控為基點,細化會計業務授權的范圍和內容,細分授權人級別并明確授權權限,同時規定事后對授權檢查和監督的細則。再次,明確會計事中監督的內容,對會計柜員當日錄入的會計業務實行實時監督。最后,為保證會計活動安全運行,對柜員實行身份認證管理,柜員必須在規定的業務處理范圍內,使用綜合業務系統辦理業務,不能越權辦理業務。

　　通過采取強化事前監督、事中監督和事后監督的一系列措施,實現強化會計信息流管理,深化內部控制,規避會計風險的目標