企業文檔：企業資產還是個人資產？

　　2006年12月的一天，中關村一家公司的銷售員突然提出了辭職，由于種種原因，這位銷售員并未對其手頭的工作進行交接。接手其工作的同事這時發現，原來這位銷售人員并未留下任何與工作相關的文檔資料，他原來聯系的客戶連聯系方式也找不到了。這一情況令老板大為惱火：根據銷售員的工作匯報，其中一些客戶已經快到簽單的階段，銷售員一走，而且沒有留下聯系方式意味著其中的一些訂單就此流失了。

　　類似的情況對很多企業來說并不鮮見：中關村一家國內知名軟件企業曾經經歷過這樣一次被訛詐的情況--兩名程序員走的時候帶走了部分軟件代碼，甚至沒有給公司留下源代碼，而事后向公司要價20萬元。考慮到打官司可能帶來的一系列問題，公司最后以10多萬的代價購買了程序員手中的源代碼。

　　所有類似的問題反映了目前企業文檔管理中面臨的困境：企業文檔是企業資產，還是個人資產?一位資深企業管理專家指出，目前IT企業提供了一系列企業信息管理的解決手段，但絕大多數解決方案只針對特定的信息進行管理，如財務信息、客戶信息等，而對于員工手頭大量各種各樣的文檔卻一直沒有有效的管理手段。{page_break}

　　這種現狀導致了類似前面提到的大量企業資產流失的案例。對此，多年從事公關公司經營的鐘先生表示，企業的員工每天都在用OFFICE軟件做各種方案，這些格式各異的方案保存在局域網內的不同電腦里，當你需要參考時卻發現很難找到需要的資料，而員工流失帶來的方案流失也很難避免，這種情況很大程度上成為企業資產的流失。

　　當然，很多信息無法被企業內部相關人員共享，成為真正的企業資產，很多時候并不是員工惡意獨享造成的，而是文檔共享的低效率導致的。"你讓別人看到你的文檔就必需共享相應的目錄，而且共享后往往是所有同事都會看到，而且容易因此感染病毒。"文檔管理技術專家王春晨說，"現在大家也常常用QQ或MSN這種即時通訊軟件來交換文檔，但這種方式只有在對方知道您有什么文檔，并提出索要的情況下才行。而無法方便、自由地檢索、應用你允許其共享的所有文檔。"

　　因此，管理專家認為，企業信息化管理的下一個浪潮將是從特定信息的管理轉向到對不特定的文檔信息管理，并以一種高效的共享、權限管理機制實現企業內部文檔協同，只有這樣，企業文檔才可能真正成為企業資產。