鐵道部公文辦理
第三十一條 公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、會簽、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。
第三十二條 鐵路單位都要建立收文登記制度。公文由文秘部門或者指定的人員統一拆封、登記。沒有經過文秘部門簽收的公文,應當到文秘部門補辦登記手續。
第三十三條 需要辦理的公文,文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示,或者交有關部門辦理。重要公文,要由辦公廳(室)主任審閱后,再送有關部門辦理或者送領導人批示。緊急公文,應當提出辦理時限;需送領導人批示時,應當同時將主要內容告知主管部門。涉及幾個部門的問題,分辦時應當確定一個主辦單位。分辨不清主辦單位的,應當與有關部門協商或者請示領導確定。
第三十四條 收到需辦理的公文后,承辦單位要抓緊辦理,不得延誤、推諉。對不屬于自己業務范圍,或者不適宜由本單位主辦的,應當迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。
第三十五條 送領導人批示或者交有關部門辦理的公文,文秘部門要負責催辦、查辦,做到緊急公文跟蹤催辦、查辦;重要公文重點催辦、查辦;一般公文定期催辦、查辦。對下發的重要公文,應當及時了解和反饋執行情況。重要的和限時的文件,承辦單位如確實需要延長辦理時間,應當告知文秘部門,必要時要向來文單位說明原因。
第三十六條 凡涉及其他部門的問題,主辦部門應當主動與有關部門協商、會簽。經辦人員協商不能取得一致意見時,部門領導應當親自出面;如仍有分歧,主辦部門要將各方意見報送主管領導研究決定。上報的公文,如有關方面意見不一致,要如實反映。
第三十七條 草擬公文,要使用規定的稿紙。重要公文應當由領導親自起草,或者提出要點,指定專人起草。草擬公文應當做到:
一、符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定,要切實可行,并加以說明。
二、情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅力求簡短。
三、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。日期應當寫具體的年月日,年份應當寫全。
四、結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
五、必須使用國家法定計量單位。
六、用詞用字準確、規范。難懂的專用術語、行話、方言,應當避免使用,必須使用時應當加注釋。文內使用簡稱,除已通用的簡稱外,一般應當先用全稱,并注明簡稱。
七、公文中的數字,除成文時間,部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數碼。
第三十八條 公文稿擬出后,要由主辦部門領導人認真核閱、修改、簽字。核閱的重點是:是否需要行文,是否符合國家法律、法規和有關規定,處理意見是否切實可行,與其他有關文件有無矛盾、重復、脫節,涉及其他部門的問題是否已經協商一致。
第三十九條 鐵路各單位、各部門辦公廳(室)在將公文送領導人簽發之前,應當認真做好審核工作。未經審核的文稿,不得送領導簽發。審核的重點:是否需要行文,是否符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定,是否與有關部門協商、會簽,發送范圍是否適當,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規定。涂改勾畫較亂、字跡難以辨認的,應當退擬稿人抄清。審核時對內容的重要改動,應當與主辦部門協商,或提出意見,退擬稿人修改。對涉及有關部門且主辦部門經協商又不能取得一致意見的公文,核稿人應當積極組織協調,必要時由辦公部門的領導協調。經協調仍不能取得一致意見的,應當提出處理意見報單位領導。
第四十條 簽發。重要的或者涉及面廣的,由正職或者主持日常工作的副職領導人簽發;有的公文經授權可由辦公廳(室)主任簽發。
第四十一條 審批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱(需注明時間),應當視為同意。
第四十二條 經領導人簽發的文稿,不得擅自改動;如必須改動,應當報經簽發人同意。
第四十三條 草擬、修改和簽批公文,用筆用墨必須符合存檔要求,不得使用鉛筆和圓珠筆。不得在文稿裝訂線外書寫。
第四十四條 繕印的文件,必須符合規定格式,字跡清楚,整潔美觀,份數準確。繕印人員如對文稿有疑問,應當與經辦單位聯系,不得隨意處理。鉛印、膠印、油印等,只是繕印方式不同,并不表示文件的重要程度。公文必須經過認真校對無誤,才能付印發出。校對人應當在文稿上簽名。
第四十五條 用印前,應注意檢查原稿是否經過單位領導人簽發和辦公廳(室)審核,公文格式是否符合要求,公文組成是否完備,版面是否整潔。對于不符合要求以及超過規定份數的公文,不予蓋章。用印印跡要端正、清晰,印章應當上不壓正文,下壓成文時間年、月、日4~7個字。封發時,要對文件進行檢查,防止差錯。急件、密件要在信封上加蓋急、密戳記。
第四十六條 上報的公文,如不符合本辦法第二十六條、第二十七條、第三十六條和第三十七條第一款的規定,上級機關的文秘部門可退回呈報單位。
第四十七條 上級機關的秘密公文,除絕密或者注明不準翻印的以外,經下一級機關的負責人或者辦公廳(室)主任批準,可以翻印、轉發。翻印時,應當注明翻印的機關、時間、份數和印發范圍。密碼電報不得翻印復制,不得密電明復、明電密電混用。
第四十八條 傳遞秘密公文,必須采取相應的保密措施,確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文,必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

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