鐵道部公文辦理

　　第三十一條　公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、會簽、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　　第三十二條　鐵路單位都要建立收文登記制度。公文由文秘部門或者指定的人員統一拆封、登記。沒有經過文秘部門簽收的公文，應當到文秘部門補辦登記手續。

　　第三十三條　需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或者交有關部門辦理。重要公文，要由辦公廳(室)主任審閱后，再送有關部門辦理或者送領導人批示。緊急公文，應當提出辦理時限;需送領導人批示時，應當同時將主要內容告知主管部門。涉及幾個部門的問題，分辦時應當確定一個主辦單位。分辨不清主辦單位的，應當與有關部門協商或者請示領導確定。

　　第三十四條　收到需辦理的公文后，承辦單位要抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬于自己業務范圍，或者不適宜由本單位主辦的，應當迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。

　　第三十五條　送領導人批示或者交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦;重要公文重點催辦、查辦;一般公文定期催辦、查辦。對下發的重要公文，應當及時了解和反饋執行情況。重要的和限時的文件，承辦單位如確實需要延長辦理時間，應當告知文秘部門，必要時要向來文單位說明原因。

　　第三十六條　凡涉及其他部門的問題，主辦部門應當主動與有關部門協商、會簽。經辦人員協商不能取得一致意見時，部門領導應當親自出面;如仍有分歧，主辦部門要將各方意見報送主管領導研究決定。上報的公文，如有關方面意見不一致，要如實反映。

　　第三十七條　草擬公文，要使用規定的稿紙。重要公文應當由領導親自起草，或者提出要點，指定專人起草。草擬公文應當做到：

　　一、符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，要切實可行，并加以說明。

　　二、情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。

　　三、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。日期應當寫具體的年月日，年份應當寫全。

　　四、結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。

　　五、必須使用國家法定計量單位。

　　六、用詞用字準確、規范。難懂的專用術語、行話、方言，應當避免使用，必須使用時應當加注釋。文內使用簡稱，除已通用的簡稱外，一般應當先用全稱，并注明簡稱。

　　七、公文中的數字，除成文時間，部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

　　第三十八條　公文稿擬出后，要由主辦部門領導人認真核閱、修改、簽字。核閱的重點是：是否需要行文，是否符合國家法律、法規和有關規定，處理意見是否切實可行，與其他有關文件有無矛盾、重復、脫節，涉及其他部門的問題是否已經協商一致。

　　第三十九條　鐵路各單位、各部門辦公廳(室)在將公文送領導人簽發之前，應當認真做好審核工作。未經審核的文稿，不得送領導簽發。審核的重點：是否需要行文，是否符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定，是否與有關部門協商、會簽，發送范圍是否適當，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規定。涂改勾畫較亂、字跡難以辨認的，應當退擬稿人抄清。審核時對內容的重要改動，應當與主辦部門協商，或提出意見，退擬稿人修改。對涉及有關部門且主辦部門經協商又不能取得一致意見的公文，核稿人應當積極組織協調，必要時由辦公部門的領導協調。經協調仍不能取得一致意見的，應當提出處理意見報單位領導。

　　第四十條　簽發。重要的或者涉及面廣的，由正職或者主持日常工作的副職領導人簽發;有的公文經授權可由辦公廳(室)主任簽發。

　　第四十一條　審批公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱(需注明時間)，應當視為同意。

　　第四十二條　經領導人簽發的文稿，不得擅自改動;如必須改動，應當報經簽發人同意。

　　第四十三條　草擬、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求，不得使用鉛筆和圓珠筆。不得在文稿裝訂線外書寫。

　　第四十四條　繕印的文件，必須符合規定格式，字跡清楚，整潔美觀，份數準確。繕印人員如對文稿有疑問，應當與經辦單位聯系，不得隨意處理。鉛印、膠印、油印等，只是繕印方式不同，并不表示文件的重要程度。公文必須經過認真校對無誤，才能付印發出。校對人應當在文稿上簽名。

　　第四十五條　用印前，應注意檢查原稿是否經過單位領導人簽發和辦公廳(室)審核，公文格式是否符合要求，公文組成是否完備，版面是否整潔。對于不符合要求以及超過規定份數的公文，不予蓋章。用印印跡要端正、清晰，印章應當上不壓正文，下壓成文時間年、月、日4～7個字。封發時，要對文件進行檢查，防止差錯。急件、密件要在信封上加蓋急、密戳記。

　　第四十六條　上報的公文，如不符合本辦法第二十六條、第二十七條、第三十六條和第三十七條第一款的規定，上級機關的文秘部門可退回呈報單位。

　　第四十七條　上級機關的秘密公文，除絕密或者注明不準翻印的以外，經下一級機關的負責人或者辦公廳(室)主任批準，可以翻印、轉發。翻印時，應當注明翻印的機關、時間、份數和印發范圍。密碼電報不得翻印復制，不得密電明復、明電密電混用。

　　第四十八條　傳遞秘密公文，必須采取相應的保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。