鉄道省の公文書の取り扱い。

第三十一條公文書の取り扱いは、文書の受け取りと発文に分けられます。文を受け取って処理するのは普通は引渡し、署名、登録、配付、準備、バッチ、引受、催理、検査、書類作成、保存、焼卻などの手続きを含みます。文書を出して処理するのは普通は原稿、署名、捺印、校正、捺印、登録、配付、書類保存、焼卻などの手続きを含みます。

第32條鉄道會社はいずれも収証登記制度を確立しなければならない。公文書は秘書部門または指定された人員によって統一的に開封?登録される。秘書部門の署名を経ていない公文書は、秘書部門に行って登録手続きを再発行しなければなりません。

第三十三條取り扱わなければならない公文書、秘書部門は適時に提案して指導者に指示を送り、または関係部門に提出して処理しなければならない。重要な公文書は、事務室の主任が検閲した後、関係部門に送付し、または指導者に指示を與える。緊急公文書は、手続きの期限を提出しなければならない。指導者に指示を出す場合、同時に主要な內容を主管部門に知らせなければならない。いくつかの部門の問題に関連して、分割する時は主催者を確定しなければなりません。主催者の區別がはっきりしない場合は、関係部門と協議し、或いは指導者に指示して確定しなければならない。

第三十四條必要な公文書を受け取った後、擔當者は速やかに処理し、遅延、責任転嫁してはいけない。自分の業務範囲に屬さない、または當社の主催に適しない場合は、速やかに提出した秘書部門に返卻し、理由を説明しなければならない。

第三十五條指導者に文書を批示したり、関係部門に提出したりして、秘書部門は督促、査察、緊急公文書追跡の督促、取調べを行うようにします。下に送る重要な公文書に対しては、遅滯なく執行狀況を把握し、フィードバックしなければならない。重要な書類と時間制限の書類は、擔當者が確実に処理時間を延長する必要がある場合、秘書部門に知らせなければならない。必要な時は従來の文単位で原因を説明しなければならない。

第36條他の部門の問題に関わる場合、主催部門は自発的に関連部門と協議し、調印しなければならない。擔當者が協議して意見が一致できない場合、部門のリーダーは自ら出席しなければなりません。もしまだ意見が分かれているなら、主催部門は各方面の意見を主管指導者に報告して決定を研究します。上級機関に報告する公文書は，関係方面の意見が一致しないなら，ありのままに反映しなければならない。

第三十七條公文書を起草して、規定の原稿用紙を使います。重要な公文書は指導者が自ら起草し、または要點を提出し、専任者を指定して起草しなければならない。公文書を起草して行うべきです。

一、國家の法律、法規と方針、政策及び関連規定に適合する。新しい政策規定を提出するなら、確実に実行し、説明します。

二、狀況は確かで、観點は明確で、條理は明確で、文字は精錬して、文章はきちんと書いて、句読點は正確で、紙面はできるだけ短いことを求めます。

三、人名、地名、數字、引用文が正確です。公文書を引用するにはまずタイトルを引用し、後に文字番號を誘発しなければならない。日付は具體的な年月日を記入し、年は全部記入しなければならない。

四、構造階層番號、第一層は「一」、第二層は「（一）」、第三層は「1.」、第四層は「（1）」である。

五、國家の法定計量単位を使用しなければならない。

六、用語の用字が正確で、規範的である。難しい専門用語、行話、方言は使わないようにし、必ず使う時は注釈をつけなければならない。文內では略稱を使用し、すでに通用している略稱を除いて、まず全稱を使用し、略稱を明記しなければならない。

七、公文書の數字は、成文時間を除いて、一部の構造段階の序數と語、フレーズ、慣用語、略語、修辭色の語句の中で品詞としての數字は漢字を使わなければならない以外に、アラビア數字を使うべきです。

第38條公文書の作成後、主催部門の指導者が真剣に検討し、修正し、署名する。核閲覧の重點は、文書が必要かどうか、國家の法律、法規と関連規定に合致していますか？意見を処理するのは確実に実行できるかどうか、その他の関連文書と矛盾がないか？

第三十九條鉄道の各部門、各部門の事務室は公文書を指導者に送る前に、真剣に審査作業を行うべきである。審査されていない原稿は指導者に発行してはいけない。審査の重點：文書が必要かどうか、國の法律、法規と方針、政策及び関連規定に合致しているかどうか、関係部門と協議し、調印し、発送範囲は適切かどうか、文字の表現、文種の使用、公文書の書式などは本弁法の関連規定に合致しているかどうか。涂り直しは絵が亂れていて、字の跡が分かりにくいので、原稿人をやめて清書しなければなりません。審査時の內容に対する重要な変更は、主催部門と協議し、または意見を提出し、立案者を退去して修正しなければならない。関係部門に関連し、かつ主催部門が協議を経て合意を得ることができない公文書に対しては、當事者は積極的に協調を組織し、必要に応じて事務部門の指導者が協調しなければならない。調整しても意見の一致が得られない場合、処理意見を提出して會社の指導に報告しなければならない。

第四十條公文書文書を発行する機関の指導者によるべきである。署名する。重要または広範囲にわたる場合、正職または日常業務を司る副職の指導者が署名する。ある公文書は授権されて事務室主任が署名することができる。

第四十一條公文書を審査する場合、主ロット者は明確に意見を署名し、氏名と審査時間を記入しなければならない。他の承認者が回覧する（時間を明記する必要がある）場合は、同意と見なすべきです。

第四十二條指導者が発行した原稿は、勝手に変更してはならない。変更しなければならないならば、発行者の同意を得なければならない。

第四十三條仮の文文書の修正と批準を行い、墨を使う場合は保存要求に適合していなければならず、鉛筆とボールペンを使用してはいけない。原稿の線の外に書いてはいけません。

第四十四條焼印した書類は規定の様式に適合していなければならない。字がはっきりしていて、綺麗で、部數が正確である。寫印擔當者が原稿に疑問がある場合は、擔當者に連絡し、勝手に処理してはいけません。活字、オフセット、ガリ版刷りなどは、焼き方が違っているだけで、文書の重要度を表していません。公文書はきちんと校正してからでないと，印刷して発送することができない.校正者は原稿に署名しなければならない。

第四十五條印刷前に、原稿が単位の指導者の署名と事務室（室）の審査を経ているかどうかを確認し、公文書の書式が要求に合致しているか、公文書の構成が整っているか、レイアウトがきちんとしているかを確認しなければならない。要求を満たしていない及び規定の部數を超えた公文書については、捺印しない。印影はきちんとしていて、はっきりしていなければなりません。印鑑は本文を押しないで、年貢、月、日の4～7文字を押してください。封をする時、書類を検査して、間違いを防止します。急便、密告は封筒に急、密印を押す必要があります。

第46條上申の公文書は、本弁法第26條、第27條、第36條及び第37條第1項の規定に適合しない場合、上級機関の秘書部門は報告機関に返送することができる。

第四十七條上級機関の秘密文書は、極秘または明記があって複製してはいけない場合を除き、次の級機関の責任者または事務室の主任の許可を得て、複製、転送することができる。複製する時は、複製の機関、時間、部數と印刷範囲を明記しなければならない。暗號電報は複製してはいけません。暗號電報は明復、明電は混用してはいけません。

第四十八條秘密文書を伝達するには、相応の秘密保護措置を講じ、安全を確保しなければならない。コンピュータやファクシミリなどを使って秘密文書を転送するには、暗號化裝置を採用しなければならない。極秘級の公文書はコンピュータ、ファクシミリを使って転送してはいけません。