常用公文版面規格要求及標識規則

　　常用公文版面規格要求及標識規則

　　一、公文版面尺寸

　　(一)公文頁邊與版心尺寸

　　公文上白邊為：37 mm

　　公文下白邊為：35 mm

　　公文左白邊為：28 mm

　　公文右白邊為：26 mm

　　版心尺寸為：156 mm×225mm(即紙張中文字區域)

　　二、排版規格與印制裝訂要求

　　(一)排版規格

　　正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行28個字。

　　(二)制版要求

　　版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

　　(三)印刷要求

　　雙面印刷;頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm;印品著墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。

　　(四)裝訂要求

　　左側裝訂，一般采用騎馬訂或平訂;兩頁頁碼之間誤差不超過4mm;騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm;平訂距紙張左邊緣1厘米;無壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固。

　　三、各要素標識規則

　　本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體;置于主題詞以下的各要素統稱版記。

　　(一)眉 首

　　1.秘密等級和保密期限

　　如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

　　2.緊急程度

　　如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

　　3.發文機關標識

　　由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成，對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm

　　4.發文字號

　　發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱，用六角“〔〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。

　　發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

　　5.簽發人

　　上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側;發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。

　　(二)主體

　　1.公文標題

　　紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

　　2.主送機關

　　標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字，回行頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

　　主送機關的標點符號使用不同級別、不同系統的，用逗號隔開;如果是同級、同類、同系統的用頓號隔開。

　　3.公文正文

　　主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行，可通過調整字間距解決。

　　4.附件

　　在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。兩個或兩個以上附件，用阿拉伯數碼標明序號(如“附件：1.××××× 2. ×××××”)。附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標識“附件”，有序號時標識序號。附件的序號和名稱前后標識應一致。

　　5.成文時間

　　用漢字將年、月、日標全;“零”寫為“〇”。

　　6.公文用印

　　(1)單一發文印章

　　單一機關制發的公文落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字，用3號仿宋字標識。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上;當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上;加蓋印章應上距正文l行之內，端正、印章用紅色。

　　(2)聯合行文印章

　　聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期。采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊，兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

　　當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上;主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

　　(3)特殊情況說明

　　當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

　　7.附注

　　公文附注為正文之外需要說明的其他事項，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。

　　(三)版記

　　1.主題詞

　　“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號;詞目用3號小標宋體字，每個詞目之間空1字;主題詞的標引順序為先標類別詞，再標類屬詞;在標引類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文件形式的詞;一份文件如有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引，再對第二個主題內容進行標引;標引一份文件，除類別詞外最多不超過5個主題詞。

　　2.抄送機關

　　如有抄送機關，在主題詞下l行，左空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號;抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊，在最后一個抄送機關后標句號。

　　3.印發機關和印發日期

　　位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占l行位置，用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

　　4.版記中的反線

　　版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

　　5.版記的位置

　　版記應置于公文最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。

　　六、頁碼

　　用4號阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

　　七、公文中表格

　　公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。