解讀日常工作之中接聽電話的禮儀
辦公秘書的對外形象代表了公司的形象。在日常工作中,掌握了接聽電話的禮儀,讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情,通話結(jié)束后,對方會對您公司有極佳的印象。
通話時聲音不宜太大,讓對方聽得清楚就可以,否則對方會感覺不舒服,而且也會影響到辦公室里其他人的工作。
接起電話時首先應(yīng)自報單位名稱及所屬部門。
接聽電話時,要詢問對方單位名稱及所屬部門,接轉(zhuǎn)電話時為指定受話人提供便利。
當(dāng)對方要找的人不在時,在不了解對方的動機(jī)、目的是什么時,請不要隨便傳話。未授權(quán)的情況下不要說出指定受話人的行蹤。
當(dāng)你正在通電話,又碰上客人來訪時,原則上應(yīng)先招待來訪客人,此時應(yīng)盡快和通話對方致歉,得到許可后掛斷電話。不過,電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時,應(yīng)告知來訪的客人稍等,然后繼續(xù)通話。
在電話中傳達(dá)事情時,應(yīng)重復(fù)要點(diǎn),對于數(shù)字、日期、時間等,應(yīng)再次確認(rèn)以免出錯。
如果對方?jīng)]有報上自己的姓名,而直接詢問上司的去向,此時應(yīng)客氣而禮貌地詢問:"對不起,請問您是哪位?"
要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時,最好不要口頭轉(zhuǎn)達(dá),可利用紙條傳遞口信,這樣不僅可以避免泄露秘密,也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。
聽不清楚對方說話的內(nèi)容時,最好不要猶豫,應(yīng)立即將狀況明確告知對方,請對方給予改善。
如果電話突然發(fā)生故障導(dǎo)致通話中斷,此時務(wù)必?fù)Q另外的電話再撥給對方,向?qū)Ψ浇忉屒宄?/p>
掛斷電話前的禮貌不可忽視,要確定對方已掛斷電話,才能放下聽筒。
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