企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范

　　一、有關(guān)背景

　　電算化時(shí)代，信息技術(shù)是工具，是會(huì)計(jì)人員手腦功能的延伸。會(huì)計(jì)人員的思維、方法、流程、手段也就成為會(huì)計(jì)軟件擺脫不了的框框。因此，電算化就是手工核算的模擬，其過(guò)程對(duì)每個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)都是基本相同的。過(guò)去發(fā)布的會(huì)計(jì)電算化相關(guān)文件正是基于這一理念而制定，更多地反映了對(duì)電算化核算過(guò)程的規(guī)范，統(tǒng)一性、強(qiáng)制性要求多。

　　信息化不同于電算化。信息化時(shí)代，信息技術(shù)不僅是工具，更是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的環(huán)境，是企業(yè)組織會(huì)計(jì)工作應(yīng)當(dāng)考慮的眾多因素之一。而每個(gè)企業(yè)面臨的環(huán)境因素是不同的，信息技術(shù)和其他環(huán)境因素相互影響和適應(yīng)，共同決定著不同的會(huì)計(jì)方法、流程、組織結(jié)構(gòu)，以及會(huì)計(jì)與其他經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的關(guān)系。因此，過(guò)去的一些政策理念和方法已經(jīng)不適應(yīng)，甚至阻礙了會(huì)計(jì)信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

　　《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)工作規(guī)范)順應(yīng)了信息化時(shí)代的要求，擺脫了“模擬手工”的電算化思維，在很多方面突破了過(guò)去規(guī)定和現(xiàn)行做法。同時(shí)，工作規(guī)范把會(huì)計(jì)信息化放在企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)管理環(huán)境中，重視會(huì)計(jì)與其他業(yè)務(wù)活動(dòng)的有機(jī)聯(lián)系，強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)信息化帶來(lái)的工作流程和模式的革新，以及信息化與制度環(huán)境的互動(dòng)。對(duì)于企業(yè)如何充分合理利用信息技術(shù)，提高會(huì)計(jì)管理水平，工作規(guī)范以引導(dǎo)、啟發(fā)為主，由企業(yè)根據(jù)自身情況決定工作內(nèi)容和進(jìn)度。

　　從規(guī)范到引導(dǎo)，體現(xiàn)了信息化地位作用的演進(jìn)，更體現(xiàn)了“轉(zhuǎn)變政府職能”、“減少政府對(duì)微觀事務(wù)管理”的要求。

　　二、條文解讀

　　工作規(guī)范第三章“企業(yè)會(huì)計(jì)信息化”對(duì)企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)信息化工作各方面提出了要求。下面逐條予以說(shuō)明：

　　第二十一條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分重視會(huì)計(jì)信息化工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)和人才培養(yǎng)，不斷推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化在本企業(yè)的應(yīng)用。

　　除本條第三款規(guī)定外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或者崗位負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)信息化工作。

　　未設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和配備會(huì)計(jì)人員的企業(yè)，由其委托的代理記賬機(jī)構(gòu)開(kāi)展會(huì)計(jì)信息化工作。

　　企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)信息化工作，首先需要組織、機(jī)構(gòu)和人員的保障。該條對(duì)此提出了原則性要求。

　　會(huì)計(jì)是企業(yè)各方面經(jīng)營(yíng)管理信息匯聚的樞紐，規(guī)模越大的企業(yè)，會(huì)計(jì)信息化涉及的部門(mén)、業(yè)務(wù)、流程就越多、需要協(xié)調(diào)的關(guān)系就越復(fù)雜。因此，大型企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化項(xiàng)目，其建設(shè)實(shí)施應(yīng)當(dāng)由具有足夠權(quán)限的企業(yè)負(fù)責(zé)人來(lái)領(lǐng)導(dǎo)，重大事項(xiàng)需要企業(yè)主要負(fù)責(zé)人主持決策。

　　對(duì)于具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)信息化工作的主體，企業(yè)可以有多種選擇：小微企業(yè)可以指定會(huì)計(jì)部門(mén)或者會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)，或者把會(huì)計(jì)信息化工作交由代理記賬機(jī)構(gòu);大中型企業(yè)可以在會(huì)計(jì)部門(mén)、信息技術(shù)部門(mén)內(nèi)部設(shè)立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或者崗位負(fù)責(zé)，或者設(shè)置獨(dú)立于兩部門(mén)的專(zhuān)門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)。

　　會(huì)計(jì)信息化是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、內(nèi)部控制和信息技術(shù)的深度融合，需要復(fù)合型人才。對(duì)于大中型企業(yè)來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)信息化建設(shè)還必須有熟悉本企業(yè)情況的復(fù)合型人才。只有熟悉本企業(yè)情況，才能制定出切合實(shí)際的信息化方案，以及能在本企業(yè)貫徹推行的配套制度體系。否則，會(huì)計(jì)信息化可能與企業(yè)經(jīng)營(yíng)成為“兩張皮”，造成建設(shè)失敗和投資浪費(fèi)。

　　第二十二條 企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)信息化工作，應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)和實(shí)際需要，合理確定建設(shè)內(nèi)容，避免投資浪費(fèi)。

　　盡管信息化是方向，但信息化作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)的環(huán)境因素，需要與企業(yè)發(fā)展所處階段、規(guī)模、內(nèi)部文化、組織架構(gòu)、員工素質(zhì)、法律、監(jiān)管等其他環(huán)境因素相互配合，因地制宜地推進(jìn)，不能“趕時(shí)髦”，追求“一步到位”。因此，在整體規(guī)劃的前提下，會(huì)計(jì)信息化建設(shè)內(nèi)容可以分階段逐步完善，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的需要分模塊搭建。

　　第二十三條 企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)信息化工作，應(yīng)當(dāng)注重信息系統(tǒng)與經(jīng)營(yíng)環(huán)境的契合，通過(guò)信息化推動(dòng)管理模式、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與革新，建立健全適應(yīng)信息化工作環(huán)境的制度體系。

　　前面多次提到，信息技術(shù)與其他環(huán)境因素要相互適應(yīng)配合，共同對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理構(gòu)成影響。同時(shí)，會(huì)計(jì)也是企業(yè)牽一發(fā)而動(dòng)全身的工作。實(shí)踐證明，決定會(huì)計(jì)信息化成敗的不是“建”而是“用”。設(shè)計(jì)上再完美的信息系統(tǒng)，如果不適應(yīng)企業(yè)實(shí)際情況，沒(méi)有相應(yīng)的制度支撐配合，沒(méi)有處理好內(nèi)外部利益關(guān)系，沒(méi)有得到用戶(hù)部門(mén)的支持，就可能成為擺設(shè)，甚至帶來(lái)負(fù)面效應(yīng)。

　　因此，企業(yè)推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化，不僅要考慮系統(tǒng)建設(shè)本身，還要研究管理模式、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程是否契合。信息系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)施過(guò)程，往往也是會(huì)計(jì)工作變革的過(guò)程。變革的關(guān)鍵是相關(guān)部門(mén)和崗位的認(rèn)識(shí)要統(tǒng)一，而最終結(jié)果則要以制度的形式來(lái)反映和固化。只有認(rèn)識(shí)統(tǒng)一、制度保障前提下的系統(tǒng)，才可能運(yùn)行良好，發(fā)揮預(yù)期的效益。

　　第二十四條 大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán)開(kāi)展會(huì)計(jì)信息化工作，應(yīng)當(dāng)注重整體規(guī)劃，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù)，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)的有機(jī)整合，消除信息孤島。

　　信息化的優(yōu)勢(shì)在于信息的共享和集中，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理發(fā)展到一定層次，必然要求信息更高層次的共享和更大范圍的集中。因此，企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)，功能可以逐個(gè)模塊地搭建，范圍可以從局部到全面，但是規(guī)劃必須是整體性的，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)必須是統(tǒng)一的。對(duì)大型企業(yè)，特別是地域分布廣、分支機(jī)構(gòu)、核算層級(jí)眾多的企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō)尤其如此。這就要求各部門(mén)、各單位的系統(tǒng)不能各自為政，必須為將來(lái)的整合做好準(zhǔn)備，必須采用一種“語(yǔ)言”說(shuō)話(huà)。這樣，未來(lái)各個(gè)系統(tǒng)之間才能“對(duì)話(huà)”，信息化的優(yōu)勢(shì)也才能充分發(fā)揮。否則，各種系統(tǒng)就會(huì)成為一個(gè)個(gè)“孤島”，相互間沒(méi)有聯(lián)系。或者成為一個(gè)個(gè)“煙囪”，信息只向上通，沒(méi)有橫向聯(lián)系。

　　信息化建設(shè)，無(wú)論是企業(yè)還是政府，無(wú)論是會(huì)計(jì)領(lǐng)域還是其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域，也無(wú)論是國(guó)內(nèi)還是國(guó)外，大量經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)都說(shuō)明一點(diǎn)：整體規(guī)劃和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)很重要。沒(méi)有規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，一開(kāi)始可能省事了，但未來(lái)到了必須整合的時(shí)候，就會(huì)花成倍的精力去處理系統(tǒng)間不兼容問(wèn)題。為了整合不得不廢棄原有系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)的情況也時(shí)有發(fā)生。而這種情況下，組織和人員對(duì)原有系統(tǒng)的依賴(lài)性和慣性，更會(huì)對(duì)新系統(tǒng)的實(shí)施形成阻力。

　　因此，大型企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)信息化建設(shè)，無(wú)論從一開(kāi)始就采取統(tǒng)建方式，還是“先分后統(tǒng)”方式，都要有頂層設(shè)計(jì)，要在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。要有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù)。其中，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)主要是指用于交換的數(shù)據(jù)格式;編碼規(guī)則是指企業(yè)對(duì)各類(lèi)業(yè)務(wù)概念的統(tǒng)一定義，又稱(chēng)為數(shù)據(jù)字典(例如會(huì)計(jì)科目表);系統(tǒng)參數(shù)則是指為完成特定業(yè)務(wù)處理或者控制功能而需要自上而下傳遞的數(shù)據(jù)。例如，對(duì)于經(jīng)理可以審批的費(fèi)用限額、某類(lèi)固定資產(chǎn)的折舊方法和折舊年限等，企業(yè)總部制定標(biāo)準(zhǔn)后可以傳遞至各級(jí)系統(tǒng)中，這就需要統(tǒng)一定義相關(guān)系統(tǒng)參數(shù)。

　　第二十五條 企業(yè)配備的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)范第二章要求。

　　提供合格的會(huì)計(jì)軟件是軟件供應(yīng)商的責(zé)任。企業(yè)同樣也負(fù)有使用合格軟件的責(zé)任。兩者不能相互替代。

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　　企業(yè)的這一責(zé)任有兩種情況：如果企業(yè)自己開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件，則開(kāi)發(fā)的軟件應(yīng)當(dāng)符合工作規(guī)范的要求;如果企業(yè)外購(gòu)會(huì)計(jì)軟件，則應(yīng)當(dāng)選擇符合工作規(guī)范要求的產(chǎn)品。否則，企業(yè)可能面臨工作規(guī)范第四十四條規(guī)定的處理措施。

　　企業(yè)可以參閱工作規(guī)范解讀之二《會(huì)計(jì)軟件的規(guī)矩方圓》，詳細(xì)了解對(duì)會(huì)計(jì)軟件的要求。

　　第二十六條 企業(yè)配備會(huì)計(jì)軟件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身技術(shù)力量以及業(yè)務(wù)需求，考慮軟件功能、安全性、穩(wěn)定性、響應(yīng)速度、可擴(kuò)展性等要求，合理選擇購(gòu)買(mǎi)、定制開(kāi)發(fā)、購(gòu)買(mǎi)與開(kāi)發(fā)相結(jié)合等方式。

　　定制開(kāi)發(fā)包括企業(yè)自行開(kāi)發(fā)、委托外部單位開(kāi)發(fā)、企業(yè)與外部單位聯(lián)合開(kāi)發(fā)。

　　該條主要是提示企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件配備方式?jīng)Q策時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮的因素。成本是企業(yè)決策的重要因素，但除此之外，軟件功能、安全性、穩(wěn)定性等因素也很重要。企業(yè)應(yīng)當(dāng)衡量自身技術(shù)力量以及外部開(kāi)發(fā)單位能否有效滿(mǎn)足上述各項(xiàng)要求。

　　第二十七條 企業(yè)通過(guò)委托外部單位開(kāi)發(fā)、購(gòu)買(mǎi)等方式配備會(huì)計(jì)軟件，應(yīng)當(dāng)在有關(guān)合同中約定操作培訓(xùn)、軟件升級(jí)、故障解決等服務(wù)事項(xiàng)，以及軟件供應(yīng)商對(duì)企業(yè)信息安全的責(zé)任。

　　該條是提示企業(yè)在軟件配備中不可忽略對(duì)相關(guān)服務(wù)的需求。會(huì)計(jì)軟件不同于一般商品軟件，要保障軟件的正常使用以及會(huì)計(jì)工作的持續(xù)開(kāi)展，相關(guān)服務(wù)不可缺少。對(duì)信息安全責(zé)任的承諾，也是供應(yīng)商服務(wù)的重要部分。而一些軟件廠商可能重產(chǎn)品而輕服務(wù)，小微企業(yè)由于經(jīng)驗(yàn)不足也可能在購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品時(shí)忽略相關(guān)服務(wù)問(wèn)題。

　　第二十八條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)促進(jìn)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的一體化，通過(guò)業(yè)務(wù)的處理直接驅(qū)動(dòng)會(huì)計(jì)記賬，減少人工操作，提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的一致性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享。

　　信息化的趨勢(shì)之一是不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。過(guò)去，企業(yè)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)可能需要先導(dǎo)出，經(jīng)格式轉(zhuǎn)換、分類(lèi)匯總等人工處理后再導(dǎo)入或者輸入會(huì)計(jì)系統(tǒng)。現(xiàn)在，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與會(huì)計(jì)系統(tǒng)互聯(lián)后，業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)就可以將數(shù)據(jù)直接推送給會(huì)計(jì)系統(tǒng)。會(huì)計(jì)系統(tǒng)根據(jù)這些數(shù)據(jù)，按照既定規(guī)則生成記賬憑證并自動(dòng)記賬。這一過(guò)程就是業(yè)務(wù)直接驅(qū)動(dòng)的記賬。它的優(yōu)勢(shì)：一是提高效率;二是增進(jìn)會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性;三是避免人工差錯(cuò);四是防止舞弊;五是提高系統(tǒng)間數(shù)據(jù)一致性。

　　例如，對(duì)于加油站來(lái)說(shuō)，每次加油完成掛槍后，自動(dòng)加油機(jī)就能生成油品種類(lèi)、加油量、單價(jià)和總金額信息。生產(chǎn)管理系統(tǒng)搜集到這些信息后，就能傳遞給會(huì)計(jì)系統(tǒng)，從而觸發(fā)會(huì)計(jì)系統(tǒng)生成確認(rèn)收入和成本的分錄，并完成記賬。整個(gè)過(guò)程幾乎在加油完成的同時(shí)完成。

　　當(dāng)然，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與會(huì)計(jì)系統(tǒng)的集成，一個(gè)重要前提是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)字典的統(tǒng)一，也就是第二十四條所強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容。舉例來(lái)說(shuō)，如果生產(chǎn)系統(tǒng)中把加油量定義為“公升數(shù)”。而會(huì)計(jì)系統(tǒng)中定義為“加油量”，則兩系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)就無(wú)法進(jìn)行配比，也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)的數(shù)據(jù)交換。

　　第二十九條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況，開(kāi)展本企業(yè)信息系統(tǒng)與銀行、供應(yīng)商、客戶(hù)等外部單位信息系統(tǒng)的互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)外部交易信息的集中自動(dòng)處理。

　　信息化的一大驅(qū)動(dòng)力是互聯(lián)互通的需求，企業(yè)內(nèi)部如此，企業(yè)與外部主體間同樣如此。因此，信息化的發(fā)展必然從企業(yè)層面走向社會(huì)層面，企業(yè)間信息系統(tǒng)的互聯(lián)是必然的發(fā)展方向。

　　企業(yè)間互聯(lián)，實(shí)際上是會(huì)計(jì)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成向企業(yè)外部的拓展，其目的也是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)記賬，只是將驅(qū)動(dòng)記賬的環(huán)節(jié)向前進(jìn)一步延伸。因此，會(huì)計(jì)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成所具有的優(yōu)勢(shì)，企業(yè)間互聯(lián)同樣具備。同時(shí)，企業(yè)間互聯(lián)畢竟是更高層面的信息化工作，它還具有更多優(yōu)勢(shì)：

　　一是為交易及其核算的無(wú)紙化奠定了基礎(chǔ)。交易中，紙面文件的作用是傳遞信息，包括表示證明、確認(rèn)以及認(rèn)可的信息。企業(yè)互聯(lián)后，紙面?zhèn)鬟f的信息就可以被電子信息代替，證明、確認(rèn)或者認(rèn)可也可以通過(guò)電子簽名實(shí)現(xiàn)。特別在電子發(fā)票(含電子簽名信息)進(jìn)一步推廣的情況下，絕大多數(shù)的企業(yè)間交易都可以實(shí)現(xiàn)完全的無(wú)紙化，從而降低交易成本，節(jié)省社會(huì)資源。

　　二是為企業(yè)改進(jìn)客戶(hù)服務(wù)，升級(jí)營(yíng)銷(xiāo)模式提供了契機(jī)。對(duì)于銀行、電信、能源、差旅服務(wù)、電子商務(wù)平臺(tái)類(lèi)企業(yè)來(lái)說(shuō)，他們的客戶(hù)可能存在交易無(wú)紙化需求。因此，提供專(zhuān)門(mén)的客戶(hù)端軟件或者標(biāo)準(zhǔn)接口，供客戶(hù)信息系統(tǒng)獲取電子憑證，就成為改進(jìn)客戶(hù)服務(wù)，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的一種手段。進(jìn)一步說(shuō)，企業(yè)互聯(lián)以及配套的服務(wù)模式升級(jí)，是互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新的一種重要形式，它對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)就是競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、市場(chǎng)和利潤(rùn)。

　　電子機(jī)票就是航空公司與機(jī)場(chǎng)系統(tǒng)互聯(lián)，共同改進(jìn)乘客體驗(yàn)，轉(zhuǎn)換機(jī)票銷(xiāo)售模式的典型案例。過(guò)去，乘客辦理乘機(jī)手續(xù)，手里必須要有紙質(zhì)機(jī)票。因此，乘客主要通過(guò)實(shí)體銷(xiāo)售點(diǎn)購(gòu)買(mǎi)機(jī)票，不僅往返奔波，還可能出現(xiàn)乘機(jī)時(shí)忘帶機(jī)票的不便。而實(shí)行電子機(jī)票后，乘客更多采用電話(huà)、網(wǎng)絡(luò)訂票的方式，通過(guò)銀行卡支付。乘機(jī)時(shí)不需要攜帶任何購(gòu)票憑證，機(jī)場(chǎng)終端即可根據(jù)乘客身份信息查詢(xún)出購(gòu)票情況。這極大地便利了乘客，也為航空公司節(jié)省了銷(xiāo)售費(fèi)用。

　　三是有利于交易和信息的集中處理。企業(yè)間互聯(lián)一般是通過(guò)統(tǒng)一端口進(jìn)行，業(yè)務(wù)和相關(guān)信息從一開(kāi)始就是集中處理的，而不像傳統(tǒng)交易方式那樣，由各層面、各地域分散進(jìn)行，然后再進(jìn)行信息的集中。這就減少了信息處理環(huán)節(jié)和成本、提高了效率。

　　具有普遍服務(wù)義務(wù)的企業(yè)，如銀行、公用事業(yè)、郵政等企業(yè)，一般在交易中處于主導(dǎo)地位，在企業(yè)互聯(lián)中也應(yīng)當(dāng)更為主動(dòng)，開(kāi)發(fā)本企業(yè)的數(shù)據(jù)服務(wù)功能和接口標(biāo)準(zhǔn)，甚至推動(dòng)制定行業(yè)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)社會(huì)信息化水平的提升。

　　第三十條 企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)前端系統(tǒng)的建設(shè)和改造，應(yīng)當(dāng)安排負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)信息化工作的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或者崗位參與，充分考慮會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求。

　　會(huì)計(jì)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理各方面信息匯聚的樞紐，處于信息流的下游。可以說(shuō)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的重要用戶(hù)。因此，會(huì)計(jì)信息化專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或者崗位有必要向其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出對(duì)上游信息的需求，也就有必要參與前端系統(tǒng)的建設(shè)工作。

　　從另一個(gè)角度看，由于會(huì)計(jì)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一體化，業(yè)務(wù)直接驅(qū)動(dòng)記賬，會(huì)計(jì)系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的界限不再黑白分明。ERP等綜合管理軟件的出現(xiàn)，更使得會(huì)計(jì)系統(tǒng)與其他系統(tǒng)“你中有我、我中有你”，單純的會(huì)計(jì)系統(tǒng)或者業(yè)務(wù)系統(tǒng)的概念可能已不存在。因此，企業(yè)開(kāi)展信息系統(tǒng)建設(shè)，或多或少都涉及到會(huì)計(jì)職能，會(huì)計(jì)信息化專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或者崗位都應(yīng)當(dāng)參與。

　　會(huì)計(jì)信息化專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或者崗位對(duì)前端系統(tǒng)建設(shè)的參與，重點(diǎn)要把握兩個(gè)方面：一是前端系統(tǒng)采集或者生成的信息內(nèi)容是否滿(mǎn)足會(huì)計(jì)工作需要;二是前端系統(tǒng)采用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)字典是否與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)兼容。

　　第三十一條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)遵循企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系要求，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、運(yùn)行、維護(hù)全過(guò)程的控制，將控制過(guò)程和控制規(guī)則融入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)違反控制規(guī)則情況的自動(dòng)防范和監(jiān)控，提高內(nèi)部控制水平。

　　該條是與企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系的銜接條款。

　　關(guān)于信息系統(tǒng)與內(nèi)部控制的具體要求，詳見(jiàn)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第18號(hào)——信息系統(tǒng)》。

　　第三十二條 對(duì)于信息系統(tǒng)自動(dòng)生成、且具有明晰審核規(guī)則的會(huì)計(jì)憑證，可以將審核規(guī)則嵌入會(huì)計(jì)軟件，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)審核。未經(jīng)自動(dòng)審核的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)先經(jīng)人工審核再進(jìn)行后續(xù)處理。

　　過(guò)去文件規(guī)定，對(duì)于機(jī)制憑證，也需要進(jìn)行人工審核才能記賬。這反映了當(dāng)時(shí)的“計(jì)算機(jī)模擬手工”思維。

　　允許計(jì)算機(jī)自動(dòng)審核憑證，是工作規(guī)范適應(yīng)信息化時(shí)代要求而做出的突破之一。采用自動(dòng)審核，要把握好兩項(xiàng)前提：一是必須是信息系統(tǒng)自動(dòng)生成的憑證，包括原始憑證和記賬憑證。關(guān)于“自動(dòng)生成”的概念，請(qǐng)參見(jiàn)工作規(guī)范解讀之一《會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化政策破冰》中第四十條有關(guān)解釋。二是要有明晰的審核規(guī)則。所謂“明晰”，一般要有量化的指標(biāo)，通過(guò)信息的比較做出判斷。

　　對(duì)于自動(dòng)生成的憑證，原始數(shù)據(jù)產(chǎn)生的過(guò)程往往就已伴隨著審核和控制，只要數(shù)據(jù)傳遞和轉(zhuǎn)換中沒(méi)有新的風(fēng)險(xiǎn)，則可以視同已自動(dòng)審核。

　　第三十三條 處于會(huì)計(jì)核算信息化階段的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況，逐步實(shí)現(xiàn)資金管理、資產(chǎn)管理、預(yù)算控制、成本管理等財(cái)務(wù)管理信息化。

　　處于財(cái)務(wù)管理信息化階段的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況，逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)分析、全面預(yù)算管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、績(jī)效考核等決策支持信息化。

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　　該條是對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作的方向性引導(dǎo)，啟發(fā)企業(yè)不斷將會(huì)計(jì)信息化工作引向深入。

　　對(duì)于財(cái)務(wù)管理信息化階段、決策支持信息化階段的內(nèi)容劃分，該條的列舉是示范性的，并不意味著企業(yè)必須嚴(yán)格按照階段劃分推進(jìn)工作，也不意味著會(huì)計(jì)信息化只有這些工作可以開(kāi)展。實(shí)際上，財(cái)務(wù)管理工作與決策支持相關(guān)，決策支持也是財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容之一。對(duì)不同行業(yè)，同樣的工作內(nèi)容也具有不同的地位和意義。例如，對(duì)于金融企業(yè)，資產(chǎn)管理和風(fēng)險(xiǎn)控制都是獨(dú)立于財(cái)務(wù)部門(mén)的職能領(lǐng)域，其信息化不一定建立于會(huì)計(jì)核算信息化基礎(chǔ)之上。總之，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身情況，逐步推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化。

　　第三十四條 分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的集中，逐步建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。

　　財(cái)務(wù)共享是指企業(yè)(集團(tuán))將下屬單位相同的財(cái)務(wù)職能集中，由一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)行使，即各單位共享一個(gè)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)服務(wù)。它起源于上世紀(jì)80年代，由美國(guó)通用、福特等大型制造企業(yè)集團(tuán)提出。目前，財(cái)富100強(qiáng)企業(yè)中，已有超過(guò)80%建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。在我國(guó)，近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)全球化、監(jiān)管政策的趨同以及信息化的快速發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始關(guān)注、規(guī)劃和實(shí)施財(cái)務(wù)共享。

　　根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求和發(fā)展?fàn)顩r，財(cái)務(wù)共享可以是部分業(yè)務(wù)流程的共享，如差旅報(bào)銷(xiāo)流程共享，也可以是包括對(duì)外報(bào)告和財(cái)務(wù)分析在內(nèi)的全業(yè)務(wù)領(lǐng)域共享;可以是所有地域集中的共享，也可以是區(qū)域性集中的共享。目前，全球企業(yè)財(cái)務(wù)共享的服務(wù)領(lǐng)域主要集中在應(yīng)收應(yīng)付管理、固定資產(chǎn)、總賬、差旅與報(bào)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)報(bào)表、員工薪酬、資金管理等交易型業(yè)務(wù)流程。也有部分企業(yè)將內(nèi)部審計(jì)、預(yù)算、計(jì)劃與分析、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理等非交易型業(yè)務(wù)放入財(cái)務(wù)共享范圍。

　　財(cái)務(wù)共享與會(huì)計(jì)信息化密不可分。共享伴隨著集中，使得財(cái)務(wù)處理與業(yè)務(wù)發(fā)生在物理空間上分離，只有依賴(lài)于高效率、高度集成的軟件系統(tǒng)和通訊技術(shù)，才能有效解決空間差異，保障財(cái)務(wù)處理的及時(shí)性。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享帶來(lái)的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題也需要信息系統(tǒng)層面的支持，帶動(dòng)信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化。

　　財(cái)務(wù)共享具有以下優(yōu)勢(shì)：

　　一是高效率低成本。財(cái)務(wù)共享的誕生源于企業(yè)對(duì)于提高財(cái)務(wù)處理效率、節(jié)約財(cái)務(wù)成本的追求。通過(guò)把內(nèi)部不同單位相同的、重復(fù)設(shè)置的財(cái)務(wù)職能集中到獨(dú)立的共享中心處理，實(shí)現(xiàn)人員、設(shè)備、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、制度的共享，形成規(guī)模優(yōu)勢(shì)。

　　二是專(zhuān)業(yè)化。財(cái)務(wù)共享形成財(cái)務(wù)人員更為明細(xì)的專(zhuān)業(yè)化分工，讓各類(lèi)會(huì)計(jì)人員一方面能夠?qū)⒏鄷r(shí)間集中在各自擅長(zhǎng)的領(lǐng)域，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，另一方面又在各自領(lǐng)域得到更加豐富的經(jīng)驗(yàn)積累，從而大幅提升各類(lèi)財(cái)務(wù)工作的專(zhuān)業(yè)水平，提高財(cái)務(wù)工作質(zhì)量。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享將會(huì)計(jì)核算工作從企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)中相對(duì)剝離，使財(cái)務(wù)部門(mén)有更多精力關(guān)注發(fā)揮會(huì)計(jì)的管理職能。

　　三是服務(wù)導(dǎo)向。實(shí)施財(cái)務(wù)共享后，財(cái)務(wù)就從企業(yè)的內(nèi)部職能部門(mén)轉(zhuǎn)變?yōu)橥獠糠?wù)供應(yīng)商。共享服務(wù)中心一般與集團(tuán)內(nèi)客戶(hù)簽訂共享服務(wù)協(xié)議，明確服務(wù)的內(nèi)容、時(shí)間期限和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。這就促使財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變自身定位，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，以客戶(hù)需求為導(dǎo)向，從而使財(cái)務(wù)工作更多地響應(yīng)企業(yè)其他職能的需求，提高財(cái)務(wù)服務(wù)的滿(mǎn)意度。

　　因此，工作規(guī)范鼓勵(lì)大型企業(yè)利用信息技術(shù)逐步建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)型，更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)服務(wù)管理的作用。

　　當(dāng)然，財(cái)務(wù)共享也帶來(lái)會(huì)計(jì)核算地與企業(yè)注冊(cè)地不一致的問(wèn)題，給注冊(cè)地監(jiān)管部門(mén)開(kāi)展會(huì)計(jì)監(jiān)督帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。為此，工作規(guī)范要求實(shí)行財(cái)務(wù)共享的企業(yè)為監(jiān)督機(jī)構(gòu)及時(shí)查詢(xún)和調(diào)閱異地儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)資料提供必要條件。一是在注冊(cè)地辦公場(chǎng)所要提供能訪問(wèn)到企業(yè)全部會(huì)計(jì)資料的終端，供監(jiān)管機(jī)構(gòu)查詢(xún);二是要根據(jù)注冊(cè)地監(jiān)管機(jī)構(gòu)的需要及時(shí)調(diào)閱異地儲(chǔ)存的紙面會(huì)計(jì)資料。

　　第三十五條 外商投資企業(yè)使用的境外投資者指定的會(huì)計(jì)軟件或者跨國(guó)企業(yè)集團(tuán)統(tǒng)一部署的會(huì)計(jì)軟件，應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)范第二章要求。

　　該條是對(duì)第二十五條在特殊情況下依然適用的明確。它強(qiáng)調(diào)，任何企業(yè)的會(huì)計(jì)軟件都需要遵循工作規(guī)范第二章要求，沒(méi)有例外情況。境外投資者指定的會(huì)計(jì)軟件或者跨國(guó)企業(yè)集團(tuán)統(tǒng)一部署的會(huì)計(jì)軟件，必須在根據(jù)工作規(guī)范要求進(jìn)行漢化等修改完善后，才能交付使用。

　　第三十六條 企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)服務(wù)器的部署應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。數(shù)據(jù)服務(wù)器部署在境外的，應(yīng)當(dāng)在境內(nèi)保存會(huì)計(jì)資料備份，備份頻率不得低于每月一次。境內(nèi)備份的會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)能夠在境外服務(wù)器不能正常工作時(shí)，獨(dú)立滿(mǎn)足企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)工作的需要以及外部會(huì)計(jì)監(jiān)督的需要。

　　互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，移動(dòng)互聯(lián)、虛擬專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)、遠(yuǎn)程訪問(wèn)、云計(jì)算等技術(shù)的采用，使得信息系統(tǒng)成為只在邏輯上存在的概念，物理上，終端設(shè)備、服務(wù)器可以天南海北，遍布于全球各地。這為跨國(guó)企業(yè)集團(tuán)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的部署提供了極大的靈活性。從安全和成本因素考慮，企業(yè)集團(tuán)可能把多國(guó)企業(yè)的系統(tǒng)服務(wù)器集中存放在某個(gè)或者數(shù)個(gè)城市。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的運(yùn)用，更是直接將多國(guó)企業(yè)的會(huì)計(jì)工作集中在某個(gè)城市進(jìn)行。這就存在著境內(nèi)企業(yè)的會(huì)計(jì)資料存放于境外服務(wù)器的情況。

　　從企業(yè)對(duì)其經(jīng)營(yíng)管理的工作組織以及信息數(shù)據(jù)有自主決定權(quán)的角度來(lái)講，上述做法無(wú)可厚非。但是，會(huì)計(jì)工作不僅是企業(yè)管理活動(dòng)，由此形成的會(huì)計(jì)資料也不僅是企業(yè)財(cái)產(chǎn)。會(huì)計(jì)工作還是國(guó)家經(jīng)濟(jì)管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，企業(yè)會(huì)計(jì)資料也是政府對(duì)企業(yè)監(jiān)管的重要依據(jù)，是國(guó)家重要的經(jīng)濟(jì)信息資源。因此，企業(yè)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)服務(wù)器部署在境外的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)在境內(nèi)留有備份，以避免我國(guó)政府對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)監(jiān)督可能受到境外因素干擾的風(fēng)險(xiǎn)，保障國(guó)家經(jīng)濟(jì)信息安全。

　　按照本條規(guī)定，每月一次的備份頻率是最低限度要求。對(duì)于企業(yè)實(shí)際應(yīng)當(dāng)采取的備份頻率，以及備份的會(huì)計(jì)資料范圍，工作規(guī)范采取了“能夠獨(dú)立滿(mǎn)足企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)工作的需要以及外部會(huì)計(jì)監(jiān)督的需要”的原則性規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在該原則基礎(chǔ)上自行把握。

　　第三十七條 企業(yè)會(huì)計(jì)資料中對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的描述應(yīng)當(dāng)使用中文，可以同時(shí)使用外國(guó)或者少數(shù)民族文字對(duì)照。

　　本條依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》第二十二條制定。需要注意的是，該條的本意是保證會(huì)計(jì)監(jiān)督人員理解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的實(shí)質(zhì)和內(nèi)容，而不是說(shuō)，描述中完全不能出現(xiàn)其他語(yǔ)言文字。在不妨礙監(jiān)督人員理解的前提下，描述中的產(chǎn)品、材料型號(hào)以及其他約定俗成的專(zhuān)用詞匯可以使用其他語(yǔ)言文字。

　　第三十八條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立電子會(huì)計(jì)資料備份管理制度，確保會(huì)計(jì)資料的安全、完整和會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的持續(xù)、穩(wěn)定運(yùn)行。

　　請(qǐng)參見(jiàn)工作規(guī)范解讀之一《會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化政策破冰》第四十條有關(guān)解釋。

　　第三十九條 企業(yè)不得在非涉密信息系統(tǒng)中存儲(chǔ)、處理和傳輸涉及國(guó)家秘密，關(guān)系國(guó)家經(jīng)濟(jì)信息安全的電子會(huì)計(jì)資料;未經(jīng)有關(guān)主管部門(mén)批準(zhǔn)，不得將其攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外。

　　本條依據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》第二十四條、二十五條制定。部分企業(yè)的會(huì)計(jì)信息和會(huì)計(jì)資料可能涉及國(guó)家秘密或者國(guó)家重大利益，維護(hù)企業(yè)電子會(huì)計(jì)資料安全是保障國(guó)家經(jīng)濟(jì)信息安全的重要組成部分。企業(yè)在會(huì)計(jì)信息化建設(shè)和實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)保密意識(shí)，建立和完善專(zhuān)項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人員的教育和管理，進(jìn)一步做好保密管理工作。

　　需要注意的是，企業(yè)因在境外發(fā)行證券與上市等原因，需要向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開(kāi)披露涉及國(guó)家秘密的電子會(huì)計(jì)資料的，應(yīng)當(dāng)依法報(bào)有審批權(quán)限的主管部門(mén)批準(zhǔn)，并報(bào)同級(jí)保密行政管理部門(mén)備案;是否屬于國(guó)家秘密不明確或者有爭(zhēng)議的，應(yīng)當(dāng)報(bào)有關(guān)保密行政管理部門(mén)確定。需要向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開(kāi)披露涉及國(guó)家安全或者重大利益的電子會(huì)計(jì)資料的，應(yīng)當(dāng)依法報(bào)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)。