OA系統全解：實用的檔案中心

　　OA系統中的檔案管理功能肯定無法跟獨立的檔案管理系統相比，其實這很正常，就像OA系統中的人事管理、項目管理、資產管理等功能也無法跟獨立的管理軟件相比較一樣。但這些功能在應付一般單位的使用時，還是綽綽有余的。OA系統本來就是一個全能冠軍，而非專項冠軍。

　　以國內領先的華天動力OA系統為例，它實現了檔案管理的電子化和信息化。在OA系統中，檔案來自于兩個方面，一方面是審批完畢的表單、文件，或者是通知、公告等直接歸檔;另一方面則是將各種紙質文檔掃描或拍照，上傳到OA系統中實現電子化管理。

　　為了讓員工上手更加容易，華天動力在檔案管理中沿用了紙質檔案的各項專用術語，檔案分為類目、案卷、檔案三個級別，使得檔案整理更加明了。

　　面對一些用戶提出檔案需要經常借閱的需求，華天動力OA系統提供了完善的檔案借閱管理，并和工作流功能實現了集成使用。檔案借閱的請求、批示等工作都可以通過網絡運行。同時，檔案的去向、歸還和借閱人信息也可以被全程記錄，方便了檔案的監控和追蹤。

　　另外，華天動力OA系統提供了完備的檔案維護功能，對有保密期限要求的檔案提供了到期提醒功能，能夠及時銷毀檔案。同樣，所有的操作也都是有記錄可查的。

　　安全性是檔案管理的重點內容，華天動力OA系統的檔案管理也設有了完善的權限控制，檔案分級都有專業的管理人員管理，非管理人員要查閱檔案均需要申請、審核通過后才能查閱。

　　事實上，華天動力OA系統將檔案管理員分為三個級別：“檔案管理員”可進行類目管理，設置類目的管理員和使用對象，“類目管理員”可進行案卷管理，設置案卷的管理員和借閱范圍，“案卷管理員”可進行檔案借閱審批、借閱檔案強制收回和檔案銷毀操作。

　　目前，檔案管理的電子化、數字化已經成為大勢所趨，而OA系統則提供了一個簡便、低成本的工具，使企事業單位不必上馬昂貴的檔案管理系統，就能夠輕松實現檔案管理的電子化和數字化，何樂而不為呢?