想當公務員必須了解的公文知識

　　1.公文的概念

　　公文是公務文書的簡稱，指在公務活動中按一定程序和格式形成和使用的、表述社會集團意志的文字材料。公文有廣義與狹義之分。廣義的公文，范圍包括法定公文、專用公文和事務文書;狹義的公文，僅指法定公文和專用公文。

　　法定公文又稱通用公文，是指在黨政機關、團體、企事業單位中普遍通行適用的，具有法定效力和規范體式的公文。

　　專用公文，是指局限在一定的工作部門和特定的業務范圍內根據特殊需要而使用的公文。

　　事務文書又稱業務文書或日用文書，是機關、團體、企事業單位處理日常事務所使用的非正式文件的統稱，如計劃、總結、簡報、報表、記錄、調查報告等。

　　2.公文的特點

　　公文作為一種特定的文書材料，具有特定的功能，因而也就具有自己的特點。公文的主要特點可以歸納為三個方面，即法定作者、法定效力和特定體式。

　　(1)法定作者

　　法定作者，就是指依法成立并能以自己的名義行使權力、承擔義務的組織或個人。各級黨政機關、社會團體和企事業單位，凡是依法建立并合法存在的，均可依據自己的職能和權限范圍制發文件，它們都是公文的法定作者。

　　公文大多是以機關的名義制發的，但有時也以領導人名義制發，如命令、議案等文種，都在文件上簽署個人的姓名。領導人是由法定組織通過選舉、委任等法定程序產生的，以領導人名義發布公文，是代表其所在機關依法行使職權，所以他們也是公文的法定作者。

　　公文的撰擬，一般由秘書或業務部門人員起草，有時組織寫作班子分頭執筆。這些草擬公文的人員，都不能視為公文的法定作者。他們是機關的代言人，是受命寫作的。法定作者這一特點，體現了公文高度的嚴肅性。任何未經法定程序核準的組織不得制發公文，也不允許任何人假冒法定組織發布公文。偽造、變造國家機關公文的，將按擾亂公共秩序罪依法懲處。

　　(2) 法定效力

　　公文法定效力的大小取決于兩方面：一是制發機關地位的高低和職權范圍的大小;二是公文內容的重要程度。此外，公文的法定效力具有一定的時間性，被稱為公文的時效。

　　公文是處理公務的工具，是機關的喉舌。制發公文，是各級機關根據其合法地位行使職權的一種重要形式。公文的權威性和行政約束力，來自它的制發機關的權威和合法地位，如黨中央、國務院的文件體現了黨和國家的意志，具有最高的權威性;省委、省政府的文件在全省范圍內具有法定效力。又如法規性、指揮性公文，其法定效力高于一般的知照性、事務性公文。另外，沒有一份公文是永遠有效的。隨著形勢的發展、情況的變化，舊的文件就會被新的文件所代替;某項工作一旦結束，那么相關的公文也就完成了它的使命，不再具有現實效用。失去現實價值的公文，經立卷歸檔，可以發揮歷史效用，以備查閱和參考。

　　(3) 特定體式

　　特定體式，就是指特定的體例格式，包括統一的種類、名稱、格式以及辦理程序。為了維護公文的權威性、嚴肅性、準確性，提高辦事效率，黨和國家作了許多具體規定，撰制公文時必須嚴格遵守。

　　《黨政機關公文處理工作條例》規定了行政公文的種類及其名稱。每一種公文，都有特定的適用范圍，具有特定的作用。公文撰制者必須正確地選擇和使用文種。

　　公文的格式，指公文的結構要素及其編排形式。結構要素有的屬于必備要素，如標題、正文等;有的屬于附加標記，如秘密等級等。編排形式，包括各組成要素在頁面上的安排以及用紙、字體等方面的要求。

　　公文有一整套獨特、固定的處理方式，這就是辦文程序。如收文辦理包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等程序;發文辦理包括復核、登記、印制、核發等程序。這些程序都不能隨意省略或顛倒。

　　3.公文寫作的語言特點

　　公文語言的主要特點是：莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規范。

　　4.公文的類別

　　公文可以從不同的角度進行分類。常用的分類方法有六種，其中第一種是按適用范圍劃分，分出的種類簡稱為文種，這是最基本的分類單位，有些其他類別就是在這一基礎上再行劃分的。

　　(1) 按適用范圍分類

　　《黨政機關公文處理工作條例》第8條將公文分為15類：決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。

　　(2) 按公文來源分類

　　按公文的來源，可分為收文和發文兩種。

　　收文是指本機關收到上級、下級及不相隸屬機關單位所制發的文件。發文是指本機關擬制并向外發送的文件。這種劃分并不是絕對的，就具體公文而言，往往有兼類或相互轉化的現象。例如，收到的上級機關文件有時需向本機關的下屬機關轉發，收文就轉化為發文。

　　按來源劃分公文種類，是公文處理最基礎的工作。掌握這一分類方法，方可按不同的目的要求、不同的處理程序來辦理公文。

　　(3) 按行文方向分類

　　按行文方向區分公文，是對發文的進一步分門別類，可分為下行文、上行文、平行文三種。

　　下行文是指向所屬下級機關發送的公文。屬于這一類的文種最多，有命令(令)、決定、通知、公告、通告、通報、批復、紀要等。上行文是指向所屬上級機關呈送的公文，主要文種有報告和請示。平行文是指同級機關或不相隸屬機關之間往來的行文，最常用的是函。議案是各級人民政府向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項的，通常也把它劃歸平行文一類。

　　從絕大多數文種看，行文方向都是固定的，如請示、報告只用于上行文，決定、通報、批復只用于下行文。擬稿時必須按行文關系正確選用文種，不能相互混淆。

　　在公文實際運行中，有幾個文種的行文方向也不甚固定，有一定靈活性。如意見既可作下行文，也可作上行文或平行文使用;通知以下行文為主，有時也作為平行文發送給不相隸屬的機關;作為平行文的函，偶爾也用于上下級之間詢答或聯系一般事宜;紀要除了下行外，也可以上行請求批轉或平行送達不相隸屬機關起知照作用。

　　(4) 按性質作用分類

　　按公文的性質作用，可分為法規性公文、指揮性公文、公布性公文、報請性公文、通聯性公文和記錄性公文六種。

　　法規性公文是指國家權力機關、行政機關根據法定權限制發的、對人們或組織的行為規范和準則作出規定的公文，包括條例、規定、辦法、細則等，帶有明顯的強制性和約束力。這類公文往往以命令(令)、公告、通知等形式發布。

　　指揮性公文是指上級機關根據法定的職能權限，對下級機關宣布決策，部署工作，實施指揮、協調和管理的公文。主要文種有命令(令)、決定、通知、意見、批復等。

　　報請性公文是指匯報工作、反映情況、提出建議、請示問題、請求審議的公文。主要文種有報告、請示和議案。

　　公布性公文是指通過報紙、廣播、電視等新聞媒體或公開張貼等形式傳遞信息、告知事項與要求的公文。主要文種有公告、通告、通報等。

　　通聯性公文是指機關或單位之間相互聯系商洽工作、詢問和答復問題的公文。常用的文種是函。

　　記錄性公文是指記載會議情況、歸納會議議定事項的公文。常用的公文是紀要。

　　(5) 按保密程度分類

　　保密公文是指涉及黨和國家機密內容，需要控制知密范圍、知密對象的公文。按涉及機密的程度，保密公文分為絕密件、機密件、秘密件三種。隨著時間的推移、形勢的發展和工作的需要，文件的保密性質會有所變化，有些密件可能會成為普通文件。

　　(6)按辦文時限要求分類

　　按辦文時限要求，分為特急件、急件和平件。特急件是指需急速傳遞、隨到隨辦的文件。急件是指需迅速傳遞辦理的文件。平件是指不需要緊急辦理的文件。前兩類文件，合稱為緊急文件。緊急電報則分為特提、特急、加急、平急四類。平件是與急件相對而言的，急件固然要先辦，而平件也不允許拖拉積壓。