公文寫作之外部存在形式

　　(1)內(nèi)部結(jié)構(gòu)。所謂文章的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，就是文章思路的內(nèi)在邏輯結(jié)構(gòu)。不管什么文體，只要有一貫到底的思路，一脈貫通的邏輯，它就必然有一縷貫穿的線索和脈絡(luò)。作為組織部門，我們平時(shí)處理的公文主要是說理性質(zhì)的文體，基本遵循“提出問題——分析問題——解決問題”的脈絡(luò)形態(tài)，它自身必須要具有條理性、貫通性和嚴(yán)謹(jǐn)性，即：分清先后順序，有條不紊地表達(dá)思想;合乎邏輯，合乎人們的思維形式，使文章流暢貫通;思想脈絡(luò)細(xì)密周嚴(yán)，沒有縫隙，沒有漏洞。

　　(2)外部結(jié)構(gòu)。所謂外部結(jié)構(gòu)，就是文章的外部存在形式。

　　一是層次、段落和標(biāo)題。層次著眼于思想內(nèi)容的劃分，段落側(cè)重于文字表達(dá)的需要。標(biāo)題在段落、層次劃分中期到了非常重要的作用。按照層次大小劃分，標(biāo)題可以劃分為大標(biāo)題、小標(biāo)題，一級(jí)標(biāo)題、二級(jí)標(biāo)題等。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的標(biāo)題既要求緊扣文意、層意、段意，不能跑題、偏題和以偏概全，又要求語言簡(jiǎn)潔精練。層次安排方式有總分式、并列式、遞進(jìn)式和對(duì)比式等，最常見的是總分式。“總分式”開始先作總的概括(前言，似“導(dǎo)語”，總結(jié)報(bào)告中則是總體評(píng)價(jià))，接著分別敘述。分別敘述的各層次間有一定聯(lián)系(前后、因果、重輕都可以根據(jù)用意來安排)，形式上是并列(用序號(hào)、小標(biāo)題或分段)。最后做一個(gè)小結(jié)(強(qiáng)調(diào)式、升華式、號(hào)召式、無尾式或慣用結(jié)語)。

　　二是過渡和照應(yīng)。過渡和照應(yīng)是使文章內(nèi)容前后連貫的一種重要結(jié)構(gòu)手段。過渡在文章中起承上啟下的作用，它使先后相關(guān)的兩個(gè)層次和段落上下連貫，前后銜接。 內(nèi)容轉(zhuǎn)換時(shí)需要過渡，由總括到分述之間也需要過渡。過渡的形式有三種：過渡詞(于是、就、因此、總之、可是、由此可見、綜上所述等等)、過渡句(如“現(xiàn)將具體情況報(bào)告如下”)、過渡段(將過渡句提出來單設(shè)一個(gè)自然段，一般用在較長(zhǎng)的機(jī)關(guān)應(yīng)用文中表示內(nèi)容的明顯轉(zhuǎn)換)。照應(yīng)就是文章前后內(nèi)容關(guān)照呼應(yīng)，能使結(jié)構(gòu)嚴(yán)密，脈絡(luò)連貫。常用方法有三種：首尾照應(yīng)，前后照應(yīng)，題文照應(yīng)。

　　三是開頭和結(jié)尾。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的開頭一般有六種方式： “起因”式。一開始先講問題的緣起，即為什么要寫這篇文章，一般使用“由于……”、“鑒于……”或“隨著……”等開頭;“目的”式。開宗明義第一句就說明本文的目的，一般使用“為了……”、“為……”; “根據(jù)”式。一開始先說明制作公文的依據(jù)，一般多是用“根據(jù)”、“遵照”、“按照”等開頭，即根據(jù)某文件要求，遵照上級(jí)某指示精神，按照某會(huì)議的決定等;“時(shí)間”式。一開始先點(diǎn)明某事、某情況的時(shí)間，有的是一開始直接寫年、月、日，有的是用“近日”、“近來”、“最近”等比較模糊的時(shí)間開頭，有的則用“……之后”句式開頭;“引文”式。一開始先引用文件或領(lǐng)導(dǎo)指示中的一段話作為引子或點(diǎn)明主題。比如：“黨的十六屆六中全會(huì)指出：……”;“事情”式。即把事件、情況一開頭就簡(jiǎn)明扼要地介紹清楚。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的結(jié)尾大體可分為自由式和比較固定式兩類。自由式，即隨著文章的自然發(fā)展，該講的問題講完即收。比如法規(guī)，該寫幾條就是幾條，最后一條寫完即可收尾。匯報(bào)提綱把該匯報(bào)的內(nèi)容講清楚就可打住。會(huì)議紀(jì)要也是把會(huì)議的要點(diǎn)，分條分段寫出，不必再加什么“尾語”。這些文種的結(jié)尾沒有什么習(xí)慣用法，更沒有格式。但有些文種的結(jié)尾則有一定的格式或習(xí)慣用法，我們叫它“比較固定式”結(jié)尾。比如請(qǐng)示結(jié)尾要提出肯定式要求，多用“以上是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”，“當(dāng)否，請(qǐng)示”等。指示和決定的結(jié)尾，一般要提出落實(shí)的要求，如“望各地各部門按照?qǐng)?zhí)行”，“把落實(shí)情況盡快上報(bào)”等。通知結(jié)尾一般用“特此通知”等等。調(diào)查報(bào)告的結(jié)尾比較自由，但也有一些習(xí)慣用語，使用較多的結(jié)尾有，總結(jié)性地寫出報(bào)告的主要觀點(diǎn)。總之，機(jī)關(guān)應(yīng)用文究竟用什么方法結(jié)尾，還是依內(nèi)容而定。