公文寫作下筆前的準備

　　從具體的寫作過程看，下筆之前主要做好材料的準備，思想觀點的準備，構思的準備。

　　(1)材料的準備。這是機關應用文寫作的基礎。在寫作前應把所需要的材料準備好。它包括材料的搜集，材料的核實和材料的選擇。盡可能多地占有材料，是寫作前準備工作的第一步。正面的、反面的、歷史的、現實的、完整的、零碎的材料都要搜集。材料搜集得越充分、越全面，從中提煉歸納出的觀點就越可靠，越實在，下筆時選擇應用材料的余地就越大，寫起來就越順手。材料齊備以后，還要精心選擇。即從與主題有關的大量材料中，篩選出典型的、能充分說明主題的事例，這樣，動筆時就不必費時費力地重新查找典型事例。當然，事前選擇的典型事例，在行文時，有些可能用不上，有的還要補充，但有準備總比沒有準備好。

　　(2)思想觀點的準備。這是和搜集篩選材料同時進行的。它主要是指明確寫作的目的性，針對性，文章的主題和中心，多種不同觀點的比較和認定等等。首先要弄清寫作的具體目的，也就是文件的主旨。因為不同的目的，不同的應用范圍，在使用材料、闡述問題方面是大不相同的。只有目的明確了，主題的提煉，材料的使用，才有所遵循，寫起來才能不走或少走彎路。有些文件，比如調查報告，一開始調查，目的就很明確，但在調查研究到一定程度，起草報告之前，還必須回過頭來重新研究一下調查的目的。因為情況是不斷變化的，調查前對于調查目的的某些想法，在調查過程中也會有所變化。因此，下筆前，研究一下調查報告的目的性是十分必要的。只有主題明確，觀點鮮明，才能在安排結構、選擇材料時取舍有據，詳略適當，寫起來才更順手。

　　(3)文種的確定。文種是機關應用文，特別是公文的表現形式，有著特定的影響力，每個文種都有著特定強制性、約束性、執行性、廣泛性、綜合性等等。要達到某種行政目的或行文目的，必然要求運用機關應用文特有形式所具有的表現力和影響力，使用特定的文種。因此，應當根據行文目的來選用文種。例如，某個重大原則問題要讓下級遵守并執行，就要用“決定”，而某個一般具體事項要求下級去做好，可用“通知”下達。文種的確定要在動筆前考慮好。

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　　有人會問，書信、日記、筆記，乃至社會評論、新聞報導、學術論文，也是實用文體，機關應用文和它們又有什么區別呢?

　　一是使用范圍和對象不同。機關應用文是在黨政領導機關、群眾團體、企事業領導部門這個范圍內使用的，是機關干部用以開展工作的一種工具。它對特定范圍內的組織和個人有不同程度的強制性和約束力，也就是有法定的權威性。有關的組織和人員或者作為工作參考，或者作為工作依據，或者必須遵照執行。而不象日記、書信、學術論文、新聞報導等，既見之于專業部門，也見之于社會生活的各個方面，任何人都有撰寫書信、日記、學術論文、新聞報導的自由，其成品對別人沒有任何法定的強制性和約束力。

　　二是擔負的任務不同。機關應用文是國家機關實行管理的需要，體現國家政權機關的指揮意志，主要任務是交流信息，宣傳教育。它是行為的規范，工作的依據。今天，它的根本任務，就是貫徹黨和國家的方針政策、法律法令，以推進我國社會主義現代化建設。多數機關應用文，具有直接的鮮明的政治性。而日記、書信、新聞報導、學術論文、社會評論等，則是記敘日常生活中的所見所聞，交流個人的思想和生活狀況，向社會報導消息，陳述觀點，探討學術問題等，新聞報導和社會評論有政治傾向性，而日記、書信、學術論文等，則可用于與政治毫無牽涉的其它方面。

　　三是表現形式和行文方式不同。機關應用文不象日記，書信那樣，不拘一格，自由行文，而是根據不同內容和任務，有不同的相對穩定的格式和行文方式。每個朝代，對公文文種及其格式都有不同程度的規定。一定的內容和使用目的，只能選擇與之相應的文種，不能混用，不能出“格”。現在也不例外。該請示的事只能寫成“請示”，不能寫成“報告”，“通知”不能寫成“通報”，“指示”不能寫成“命令”等等。它們有特定的書面形式，有開頭、結尾的專門用語，有相應的種種規定。文件的傳遞也很嚴格，比如，向上級報送的文件，未經有關領導批準，不得下發。每份文件，只能在規定范圍內閱讀，不得任意擴散等等。有的連用紙、書寫都有要求。這種固定格式和行文方式，是機關應用文法定權威性和鮮明政治性的要求，是機關工作高效率的要求，同時也給作者提出必須具有嚴肅的態度、嚴謹的文字等要求。