公共基礎知識：發文處理程序與方法

　　一、發文處理的一般過程

　　發文處理是指機關內部為制發公文所進行的創制、處置與管理活動。發文處理程序具有很強的確定性與不可逆性。整個程序可分為三個階段：

　　(1)文稿的形成，包括擬稿、會商、核稿、簽發;(2)公文的制作，包括注發、繕印、校對、用印或簽署;(3)公文的傳遞，包括分裝、發出。上述程序完成后;進入辦畢公文的處置階段。

　　二、發文辦理活動的方法要點

　　(1)文稿撰擬(詳見有關章節)。

　　(2)會商。指當公文內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關或部門的職權范圍，需征得其同意或配合時所進行的協商活動。主要作用是維護公文的合法性;有效性、政令的統一性。

　　(3)核稿。指簽發前由文秘人員對文稿所作的全面核查工作。

　　(4)簽發。指由機關領導人或被授以專門權限的部門負責人對文稿終審核準之后，批注正式定稿和發出意見并簽注姓名、日期的活動。文稿經簽發即成為定稿。簽發是絕大多數公文生效的必備條件。簽發分正簽、代簽、核簽(辦簽)、會簽等數種。

　　(5)簽署。指簽發公文的領導人親筆在正式發出和使用的公文正本落款處簽注姓名的活動。

　　三、發文管理活動的方法要點

　　(1)注發。即在定稿形成后，批注繕寫印發要求的活動。

　　(2)校對。以文稿和格式設計要求為基準，對校樣或繕寫謄錄完畢的文件進行全面核對檢查。較適于公文校對的方法有：對校法、折校法、讀校法。

　　(3)用印。即在文件上加蓋印章。

　　(4)分裝。按規定具體揀配和封裝文件的活動。

　　(5)發出。指將已封裝完畢的公文以適宜方式傳遞給受文者。除需要直接傳送之外，大多通過普通郵寄、機要通信、機要交通、公文交換、電信等間接通道傳遞。

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　　收文管理活動的方法要點

　　1.公文簽收

　　指經履行規定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續后，從各種渠道收取公文。

　　2.公文登記

　　登記形式主要有簿式、卡片式、聯單式三種。

　　3.審核

　　收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核重點：是否應由本機關辦理;是否符合行文規則;內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定;涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽;文種使用、公文格式是否規范。

　　4.分辦

　　根據公文重要程度、各部門職責分工及有關制度將公文分送有關領導，有關部門閱知辦理。分辦的實質是為公文確定運轉方向，它是一項事關公文能否準確、迅速、有效地得到實質性辦理的重要工作。

　　5.公文摘編

　　指對重要公文在投人辦理前所做的加工，包括編寫文摘或提要，編寫綜述，匯集有關數據資料等。目的在于為公文辦理提供便利，節省辦理時間。

　　6.傳閱的組織

　　指獨份或份數很少的公文需經多部門或多人閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀的活動。傳閱應注意：(1)選擇合理的傳閱路線形式，樹型、輪型、星型中較適于公文傳閱的是樹型;(2)正確排序，靈活調整;(3)適當分流;(4)利用并發展多種傳閱方式;(5)建立嚴格而簡便易行的傳閱登記手續; (6)及時檢查閱讀情況與結果。

　　7.催辦

　　指根據承辦時限和要求對公文承辦過程所實施的催促和檢查活動。分內催辦和外催辦兩種形式。催辦時應注意：(1)正確劃定催辦范圍，保證重點;(2)有高度的時間效益觀念;(3)因地制宜采用多種催辦方式;(4)強化其嚴肅性與權威性。