淺析國有企業文檔管理的演進

　　隨著數字化、電子化，網絡化時代的來臨，文檔管理的管理模式經歷了實體管理、信息管理、知識管理過程，這演化過程實際是文檔價值的升華與知識內涵的拓展過程。知識管理是指通過對企業內外各種信息、知識進行有效的識別、全面的收集、科學的加工和充分的運用,并且通過促進知識共享、鼓勵知識創新、實現知識增值，從而來提高企業的應變能力和創新能力。

　　隨著企業信息化的要求，國有企業的文檔管理雖然實行了電子化、網絡化，但是仍有許多紙質文檔占用大量的存儲庫房、櫥柜和文檔架等空間。文檔機構將文檔轉化為知識的能力嚴重不足，這使得原本步入半衰期的文檔資源直接進入休眠期乃至死亡期，進而導致掌握著企業最有價值信息的文檔機構在數字化時代不斷邊緣化。雖然文檔機構所收藏資源實現了數字化儲存，但這些資源長期處于休眠期，并沒有實際價值意義。

　　基于文獻的梳理，文檔管理與知識管理的研究集中于構建知識管理的要求。筆者認為企業文檔是企業重要的知識資源，是企業知識管理的基礎;同時，文檔管理是保護企業知識產權的有力武器。知識管理是實現隱性知識價值的途徑，而文檔管理是對顯性知識的管理。從文檔管理與知識管理的性質來看，文檔管理是使歸檔文件的有序化和結構化，實現文檔的利用價值;而知識管理是通過對文檔的收集、加工、利用、編研和信息化管理等手段，將文檔轉化為知識資源。從文檔管理與知識管理的共同性質來看，它們都是對信息資源進行加工，提取出有價值的信息，為企業提供服務。

　　業務流程再造是企業管理對組織流程重組的一種管理思想。文檔業務流程再造是以文檔業務流程為改造對象和中心，以關心客戶的需求和滿意度為目標，對現有的文檔業務流程進行根本的再思考和形式的再設計，使得企業能最大限度地適應新形勢下的現代經營環境。

　　文檔管理的流程再造是以文件管理的流程為基礎，實現文件“產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀”流程的改造與知識管理的前端控制，流程再造是根據文件管理的流程實行文件前端控制，主要是對企業內部文檔而言，將產生于職能部門的文檔，經過初次加工，送入文檔機構，由文檔人員根據企業文檔管理的標準體系進行再次加工，然后進行歸檔，通過數據挖掘的知識管理平臺提取知識，最后通過服務平臺提供給用戶。

　　傳統的文檔管理人員的職能是接受、保管、排序、借出、歸檔等基本職能，但是基于知識管理的文檔管理模式中，更要重視知識的產出，重視資料背后隱藏的有價值的知識。這要求作為參與信息管理、知識管理的工作人員提高自己的素質與工作能力，掌握管理學和現代企業管理知識，熟悉企業業務流程，同時懂得利用科學技術提高自己的工作效率。