如何才能做好項目的文檔管理

　　項目文檔的生命周期一般包括：創建、審批、發布、修改、分發、簽收、歸檔、廢止、恢復等環節。管好項目文檔，就是管好它的整個生命周期。

　　重點就在于管好文檔的整個生命周期。

　　創建：模板、命名、分類、權限

　　創建一份新的項目文檔，絕不僅僅是新建一個文件或文件夾就完成了。首先，任何項目文檔的創建都需要遵循固定的文檔模板，滿足其對內容、格式的基本要求，以便更好的體現出文檔所要展現的內容。比如：設置文檔的頁眉頁腳格式、文檔的目錄樣式以及文檔的字體等等。

　　不同類別的文檔應具有不同的模板，以便操作者能夠更好地明白在建立不同文檔時所需要采用哪種類型的模板。如果文檔模板發生變更，必須及時知會使用者，做好文檔的模版管理。

　　其次，文檔的命名與分類也是需要注意的。管理者必須規定項目文檔命名與分類的依據和要求，以便使用者能夠快速準確的定位到自己所需的文件。具體的命名方法請參見“原文鏈接”。

　　最后，就是要為新建的文檔設置權限了。由于一個項目中，同一項工作有可能需要不同任務組的多個人員同時協作完成，因此權限設置必須類型廣、組合多，針對特殊情況具有特殊的方法來應對。應當注意，權限管理是為了讓項目人員在許可的權限下，更加可靠、準確的使用文檔，絕不應該增加更多復雜不便的管理操作。

　　如何將項目文檔的創建、修改等消息快速而又準確的通知到每一個人?渠道很關鍵。所有信息均是圍繞著文檔操作，保證信息的準確性。同時，要滿足現在移動辦公的時代潮流，不論是網頁、APP還是微信，都要保證能在第一時間收到信息。

　　我們一再強調文檔管理的審批和傳統OA的審批不同，其原因就是根本的出發點不同。文檔管理的審批應該以文件為核心建立流程。不論是文件的權限申請還是文件會簽，一切操作始終圍繞著文件本身。放棄過去用OA來走流程，用郵件來傳附件的文檔審批方式吧，采用一套以文件為核心的在線流程，讓審批變得簡單起來。

　　文檔分發與消息發布的要求類似，一方面既要保證傳遞文件的準確性，一方面也要保證消息的及時性。使用QQ、郵箱來傳遞文件，不僅速度慢，而且容易造成文件的丟失和損壞。因此，文件分發必須要保證統一、安全、快速。通過文件分享或發布取代傳統的附件形式，既能夠在同一平臺上實現文件的快速流轉，又能夠滿足不同人員的不同權限要求，