公文寫作與處理考點:文書、文件和公文
關于公文的概念:公文就是公務文書,就是各個機關單位在公務活動中所形成的文件材料,所以公文就不可能是私人文件。
在機關日常活動中,常常出現“文書”、“文件”、和“公文”這三個概念同時使用的情況。三者有時沒有很大的區別,如:文書處理有人就說成是文件處理、公文處理;文件往來有人說是公文往來。這就可以說明:在機關的日常工作活動中,出現文書、文件和公文這三個概念,它們的基本含義是一致的,都是指國家機關和其他的社會組織在工作活動當中,形成和處理的外來文件、發出文件和機關內部所使用的文件材料,即公務文書。也就是說在機關日常的工作當中,我們所說的文書、文件和公文都是公務文書,它們的內涵是一樣的,所以它們在不同的場合可以通用。
但是在實際工作中,由于歷史的習慣稱呼、用法和其他方面的原因,這三個概念在不同的場合往往強調不同的側面,有不同的稱呼和用法。
比如:“文書”一詞用的非常普遍,它既可以指所有文件資料的總稱,又可以指公務文書,既可以指私人文書,也可以指公務文書,它是一個整體概念,同時,“文書”還可以作為一種職業,是專管收發文件的。另外,像一些政府部門,比如說市政府中有一個文書科,有文書科長、文書處長,這是一種職務。
文件這一詞,可以從兩個意義上來理解,從廣義上來說,它和文書是一樣的,既可以指公務文件,也可以指私人文件,同時,它也可以是有關文件資料的總稱,如:我們在開會的時候,有會議文件,會議文件包括的就非常多,有會議紀要、會議決議,這些都是會議的正式的文件,另外還有領導的講話、領導的發言、會議的記錄、會議的簡報,包括一些錄音、錄像的片段,這些材料也可以稱為文件。即從廣義來說文件是指一切的文件材料的總稱,包括公務文書和私人文件。狹義上的文件是指機關和組織制成和發布的,有文件版頭(紅頭)等固定格式的正式行文,如:中共中央文件、國務院文件它們都是由紅字印出來,都有固定的格式,這就是文件。對于這一類正式的行文,人們往往鄭重的稱之為文件,而不稱為文書或公文。另外文件可以用數量來修飾,如單份文件、一份文件,通常人們不說是一份公文或是一份文書。

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