文檔管理的改革正悄然而至

　  一個企業不管是經歷了風風雨雨依然堅挺的大公司，還是一個剛初出茅廬搖搖欲墜的小門臉。他們都會有自己企業的獨有文檔。這些文檔有可能是客戶資源，有可能是技術資料，還有可能是員工信息，財務報表等等。這都是每個企業的資產，文檔資產。然而這些資產我們都是怎么來保存的? 二十年前，由于電子信息技術發展還處于初期階段，信息資料主要以紙質載體為主，大多數為印刷體、手寫體。信息分類、查找、歸檔等完全借助人力管理，一些信息數量龐大的企業就需要幾十個信息管理員。隨后總結歸納了一些信息管理的方法，一些專門用于管理的表單等材料。但是對信息管理的主要方式依然是基于文本、表格等紙介質的手工處理。數據信息處理工作量大，容易出錯;由于數據繁多，容易丟失，且不易查找。 十年前，隨著計算機的普及，大多數企業開始用計算機存儲本單位的信息資料，迎來了文檔管理的首次重大改革。當時人們都以為文檔存儲已經到達了頂峰。認為這樣公司的文檔資產可以得到最好的保護和傳承。后來在使用中發現，仍然有很多問題。企業管理中員工離職，與公司有關的重要文件經常出現被復制、刪除、外泄的情況。當電腦損壞，或感染病毒時候。電腦里的數據全無。企業成百上千個員工每時每刻都在對文檔進行操作，每個員工對哪些文檔做過哪些操作根本無法記錄，工作失誤后責任相互推諉的現象嚴重。 又經過了十年后的今天。在保護文檔資產上邊，又迎來了改革的時刻，文檔管理系統的問世。為了詳細了解文檔管理系統，小編走訪了致得科創軟件(北京)有限公司。以致得E6協同文檔管理系統為例，給大家簡略講解一下。

第一、創新的集中存儲功能 為單位搭建海量文檔集中存儲的平臺，實現統一的文檔共享。不用擔心散落在各臺電腦上的數據會丟失，遺漏。而且采用B/S架構，為企業搭建一個安全的網絡環境，信息可以輕松、安全地實現內外部共享。支持局域網、互聯網訪問，跨地域地辦公，異地協同輕松掌控。

第二、精準的權限管理功能 企業辦公的計算機，對于內部員工都是不設防的，也防不了。事實也證明，百分之70%的泄密事故是內部人員所為。結合企業的日常辦公特點，致得團隊開發了權限管理功能。所謂的權限管理，在統一管理平臺中，可以為不同人員設定相應的權限，如瀏覽、編輯、下載、拷貝、刪除…等等操作都是通過權限來完成的，降低機密文件在公司內部的可視性，避免員工隨意拷貝重要資料，實現企業文檔的安全管理。

第三、迅速的全文搜索功能 E6全文搜索及高級搜索引擎可快速從海量資料中精準查找所需文件。普通搜索的速度與windows的搜索相比會迅速很多。毫秒級別搜索可節約數倍的搜索時間。并且支持模糊搜索和精準搜索兩種模式。高級搜索功能，支持多維度搜索，例如對：正文，文件名，編號等。

第四、實用的高級操作功能 在致得E6協同文檔管理系統中，可直接在系統瀏覽器中創建、閱讀和編輯Office文件，無須改變現有的任何操作習慣，無需下載或安裝軟件。而高級操作功能，讓所有可以在本機打開的文檔，系統均支持在線閱讀及在線編輯。

第五、高效的協同辦公功能 系統支持將公共文檔和個人文檔進行借閱管理，借出過程中可控制用戶訪問權限。被借閱用戶會收到系統發送的即時消息通知。系統支持根據時間對借出的文檔自動進行收回處理。并且用戶可以對目錄進行訂閱。當目錄下文檔發生變化時，系統自動發送即時消息通知訂閱用戶。同時可訂閱相關提醒文檔，到達指定日期后，系統自動發送即時消息和郵件進行提醒。即時消息、短信。而且E6支持一對一或一對多的用戶間的消息發送，同時支持直接給部門全員發送消息與短信。即時消息與短信功能實現了內部信息及時準確的傳遞。

第六、靈活的人員管理功能 在組織結構中可以根據公司實際需求創建對應的部門和人員，同時支持批量導入用戶、崗位，可以為用戶設置崗位及角色等。E6提供系統管理員、后臺管理員、用戶管理員和流程管理員四種角色，可在組織結構中根據公司實際需求為用戶定制崗位和角色，通過角色和崗位的應用，授權用戶進行相應的操作。

第七、獨有的自動處理功能 經過致得專家的研發。開發出了規則應用功能。系統支持為目錄設定規則，指定動作、條件和操作，當動作觸發符合設定的條件，系統則自動執行規則的操作，可快速使文件智能化歸檔，并且能使流程管理自動化，使企業真正實現自動化辦公。

關于文檔管理系統還有很多功能，如：版本管理，流程審計等，小編就不一一贅述了。有興趣的朋友可以去咨詢致得科創軟件(北京)有限公司等相關公司，做更加深入的了解。 在當下這個高速發展的時代。科技的車輪正飛速的奔馳。被時代所拋棄，被科技的車輪壓過的企業數以百計千計。這些企業中有的已經滅亡，有的也在走向滅亡的道路上垂死掙扎。和這個科技信息化的時代脫節所帶來的后果，十分嚴重。不要做第一批out了的人。你還在為文檔不易存儲犯愁嗎?你還在靠傳輸文件來協同辦公嗎?你還在靠共享盤來實現資源共享嗎?你還在為企業文檔資產的泄露擔心嗎?那么你就已經out了。