公文寫作與辦理中的常見錯誤

　　一、行文中的常見錯誤

　　1、濫發文件。主要表現：(1)所發公文屬可發可不發之列;(2)所發公文只是照抄照轉上級的公文(翻印即可，不必轉發);(3)所發公文內容空洞，無具體措施，不解決問題;(4)行文所涉及的問題可用口頭請示、匯報或開會等形式解決;(5)行文所涉及的內容已在報上全文公布過;(6)在部門之間意見分歧，未經協商取得一致時就行文。(北辰遴選交流QQ群：264160463)

　　2、行文關系混亂。主要表現：(1)應該黨政分開行文的未分開行文;(2)應該一個機關單獨行文的搞成幾個機關聯合行文;(3)該職能部門行文的“升格”為領導機關行文;(4)該領導機關行文的“降格”為職能部門行文。

　　二、文種使用中的常見錯誤

　　1、自制文種。在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況”、“匯報”、“申請”、“鄭重聲明”等。

　　2、誤用文種。把屬于機關其他應用文，特別是事務文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“設想”等作為公文文種直接使用，如《××市委××××年工作要點》。把屬于總結類的文種“小結”、“總結”，以及把屬于規章制度類的文種“辦法”、“規程”、“須知”、“實施細則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應用文用轉發或印發通知的形式發布，則是規范用法。如“××市人民政府關于印發市政府1997年工作要點的通知”。

　　3、混用文種。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導致行文關系不清，行文目的不明，行文性質混淆。常見的有：“公告”與“通知”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。主要表現為將通告誤用為通知，將通知誤用為通告，將請示誤用為報告，將報告誤用為請示，將“請示”、“報告”合用為“請示報告”，“請示”和“報告”本身是兩個文種，將決定誤用為決議，將決議誤用為決定，將函誤用為請示或報告，將復函誤用為批復。

　　4、越權使用文種。超出本機關的權限行文，如隨意制定“條例”。實際上“條例”只能用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度;按照國務院辦公廳發布的《行政規范制定程序暫行條例》的規定，在行政機關公文中，“條例”只能應用于特定國家機關制定的法規中，即全國人大常委會制定的法規，國務院制定的行政法規，地方人大及其常委會制定或通過(批準)的地方性法規。如：《中華人民共和國城市道路管理條例》。基層單位制定有關規章制度時可用“規定”或者用“細則”、“辦法”等應用文種，并用轉發或印發通知的形式發布。

　　5、降格使用文種。應該用命令、指示發布的公文而用通知發布，如一些省、自治區、直轄市人民政府發布重要行政規章，不是用令發布而用通知發布。這種降格使用，必然影響行文的權威和效力。

　　三、版頭使用中的常見錯誤

　　1、版頭混用。將下行文版頭用于上行文;使用“××文件”式樣的版頭用于向上級報告、請示工作、任免干部或批復等;使用不帶“文件”字樣的版頭用于發布黨的方針、政策，重要工作部署或批轉下級的重要報告、請示。

　　2、使用非標準版頭。使用設計或印刷不標準的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標準、非紅色印刷、發文機關字體不莊重等。

　　3、使用沒有版頭的白紙印發文件。

　　四、發文字號中的常見錯誤

　　1、年號不全。如：將“2016”省略為“16”。

　　2、括弧不對。《國家機關公文格式》規定發文年度用六角括弧“〔〕”括入。錯用成圓括弧“()”、方括弧“[]”、方頭括弧“【】”。

　　3、位置不當。將發文年度位置提前到了機關代字前面。如：將×校字〔2016〕第×號錯為〔2016〕×校字第×號。

　　4、序號累贅。發文順序號中多加了“0”變成“0×”。

　　5、一文多字號。聯合發文時并用了幾個單位的發文字號。

　　6、一字號多文。用同一發文字號制作兩份不同的文件。

　　7、跳號。沒有按自然數的順序依次排列，中間出現跳號現象。

　　8、字第搭配不當。正確的是“字”在年號之前，“第”在年號之后;前面用“字”，后面用“第”;前面無“字”，后面就不應有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委[2016]×號。

　　9、濫用“發”字。只有重要文件才采用“××發”字樣。

　　10、自制發文字號。未按規定要求編制發文字號。

　　五、簽發人標注中的常見錯誤

　　1、上行文未標注簽發人姓名

　　2、下行文也標注了簽發人姓名

　　3、標注不規范簽發人標注位置遠離發文字號(正確的是它們之間空兩個字);簽發人標注的字體字號與發文字號的字體字號不一致;“簽發人”與簽發者姓名之間未加冒號。

　　六、公文標題中的常見錯誤

　　1、缺少發文機關或通過決議、決定的會議名稱。“決議”、“決定”等文種的標題不能省略發文機關或通過決議、決定的會議名稱。如：“第八屆全國人民代表大會第五次會議關于批準設立重慶直轄市的決定”不能簡寫為“關于批準設立重慶直轄市的決定”。

　　2、用發文字號代替文件名稱。如：“關于××字〔2016〕第×號文的批復”，這類標題的事由，除極少數熟悉標題中所述文件的內容的人外，其他人是不能明白的。

　　3、文字累贅。如：《××××人民政府關于認真貫徹落實×政發[××××]××號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農業奪取豐收的情況的報告》，發文機關可省略，所引文件的發文字號應刪掉，事由可概括，改為《關于春耕播種情況的報告》就簡明了。此外，在標題中常出現文字或詞義重復的現象，如《關于貫徹××××通知的通知的通知》，應為《關于貫徹××××通知的通知》;又如《關于請求解決××××的請示》，應為《關于解決××××的請示》，后面有請示，前面用請求就是多余的。

　　4、濫用標點符號。除批轉法規性文件外，公文標題中一般不加書名號。常見非法規、規章名稱用了書名號，如《關于認真貫徹《×××決定》的通知》、《關于批轉《××××報告》的通知》、《關于《××××請示》的批復》，標題中加書名號是錯的。

　　5、缺少文種。如《××市人民政府批轉市教委關于建立高等院校學習基地的報告》，誤把被轉發部門的“報告”當作本公文的文種，應在其后補上“通知”這一文種。另外，在公布事項、工作要點的公文中也常缺少文種，如：《××大學一九九×年重點抓的八件實事》就缺少“決定”這一文種。

　　6、發文機關簡稱不規范。如：《××市計委二〇一×年工作計劃》，“計委”容易引起歧義，如果是“計劃經濟委員會”應簡稱為“計經委”，如果是“計劃生育委員會”應簡稱為“計生委”。

　　七、主送機關中的常見錯誤

　　1、缺主送機關除公布性文件外，一般文件都必須標明主送機關。但有的文種如會議紀要等，主送機關一般放在文尾末頁下端。

　　2、主送機關表述不規范未按黨委、人大、政府、政協、法院、檢察院、軍隊、有關部門的順序排列;未用全稱或規范化簡稱，如“市府”應為“××市人民政府”;分類排列時未按類內用頓號、類間用逗號的原則辦理;隨意使用統稱，如“市內各單位”。

　　3、多頭主送主送機關不止一個。向上級機關行文，只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關。

　　4、主送個人公文不得主送領導者個人。

　　5、越級主送一般不得越級請示，特別情況下必須越級請示時，應當抄送被越過的機關。

　　八、正文中的常見錯誤

　　1、錯別字主要表現：(1)因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”……;(2)因辨析不準，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴厲”錯成“嚴勵”……

　　2、標點符號錯誤常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用……

　　3、數字使用不規范應該用阿拉伯數字的用了漢字，如“20世紀90年代”錯成“二十世紀九十年代”;應該用漢字的用了阿拉伯數字，如“黨的十八大”錯成“黨的18大”。正文中的數字，部分結構層次數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須用漢字書寫，其余的應當使用阿拉伯數字。

　　4、隨意簡稱，如將“社會主義精神文明建設”簡稱為“社精文建設”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。

　　5、引文標注錯誤未按所引用公文的發文時間、標題的發文字號的順序引用。如“你校×校字[2012]第×號文件(關于×××的請示)收悉。”

　　6、隨意使用字體字號，正確的是使用3號或4號仿宋體。

　　7、隨意設定字距行距，正確的字距為0點距(電腦打字點距下同);行距為24點距。

　　九、無正文說明標識中的常見錯誤

　　常見錯誤是落款和發文時間已正好排滿一頁，而在另一頁的文尾部分的抄送機關等之上標明“此頁無正文”。這種情況無須注明“此頁無正文”，因為公文的正文是指主送機關以下，生效標識以上具體反映公文內容的部分。

　　十、附件標識中的錯誤

　　1、有附件不標注

　　2、附件名未標全稱

　　3、標注不規范只標了一個“附”字(正確的是標“附件”二字);附件未全部標注;附件標題末用了標點符號。

　　4、內容不適在印發、轉發、批轉公文的通知中，錯將所印發、轉發、批轉的公文作為附件特殊說明。印發、轉發、批轉通知和所印發、轉發、批轉件是共同組成一件公文的，且已在標題中說明，無需作附件標注。

　　十一、發文機關標識中的錯誤

　　1、發文機關未用全稱或規范化簡稱

　　2、位置不當