CFO寫給同行的話:寫多一張記賬憑證
作者有著豐富的財務管理經(jīng)驗,在上市公司做過財務總監(jiān),文章以他的工作經(jīng)歷講述了會計當初最平常的一個基礎問題,提出自己的思考和觀點,值得引起大家的思考。
這件事發(fā)生在我剛剛參加工作的第一周:
我第一個會計崗位是材料成本會計,工作內(nèi)容是定期到材料倉庫收取出入庫單據(jù),整理入賬、辦理貨款結(jié)算,登記存貨二級分類賬、應付賬款明細賬等等。
剛一工作,我就發(fā)現(xiàn)那里有一個奇怪的財務手續(xù)安排:倉單、發(fā)票單據(jù)收齊后,不直接安排付款的,填制轉(zhuǎn)賬憑證,登記應付賬款、存貨,這符合正常要求,不怪;直接付款的,也要先做一張轉(zhuǎn)賬憑證登記應付賬款、存貨,同時再做一份付款憑證登記應付賬款、銀行存款。這就奇怪了。
這不是寫多了一份記賬憑證嗎?上學時考試時、會計教材的示例會計分錄,直接付款采購業(yè)務都是要求直接編制一個付款憑證,借:存貨,貸:銀行存款。難道這里的會計安排錯了?難道是他們故意多寫一張憑證自己給自己找事做?
看到這一工作方式,我當時是滿腹疑惑。但是,因為剛剛參加工作不敢莽撞,因為相信別人都不是傻瓜,自己就沒有傻瓜一樣直接去提問,而是惦記在心里。又過兩天,一個供應商交來對賬單要求對賬,我一處理,立刻明白了多寫一張轉(zhuǎn)賬憑證的安排,有多么實用,多么英明!
因為不論是直接付款,還是延后付款,全部采購入賬事項都在應付賬款戶頭登記過,所有付款都是從應付賬款戶頭付出的,應付賬款賬頁直接就是對賬單,不需要做任何整理。如果不是這樣,如果按照教材去工作,直接付款的事項在現(xiàn)金、銀行存款戶頭去查找,不直接付款的事項通過應付賬款來查,整理對賬單就會是一件非常麻煩、費時的工作。
平時的舉手之勞,多寫一張憑證,卻避免了一項麻煩的數(shù)據(jù)整理工作,這還不是英明,什么是英明?
進一步思考后,我理解這一安排有以下好處:
1、保持應付賬款信息的完整性,方便對賬,避免對賬數(shù)據(jù)整理工作量;
2、保證單據(jù)處理手續(xù)的統(tǒng)一性:延后付款的,記賬憑證后邊主要是倉庫單據(jù)、發(fā)票;如果直接付款的用一張憑證處理,除了倉庫單據(jù)、發(fā)票外,支票、付款申請單也要附在憑證后邊。分開兩張憑證處理,則所有轉(zhuǎn)賬憑證后邊的附件是統(tǒng)一的,所有付款憑證后的附件也是統(tǒng)一的。
也曾思考過:多寫一張記賬憑證違反會計原則嗎?我的結(jié)論是不違反:一位哲人說過:人不能兩次踏進同一條河,因為時空、水是時刻變化的;貨物總是先進倉,再付款的,有嚴格意義上的立即付款采購事項嗎?沒有!所以,所謂直接付款,只是掛賬的時間短而已,這一環(huán)節(jié)是客觀存在的,轉(zhuǎn)賬憑證是客觀記載了入庫這樣一個環(huán)節(jié),一點也不多。
通過這件事,在以后更長的工作經(jīng)歷里,我逐漸體會和總結(jié)出更多關于結(jié)算賬戶使用的原則和體會:
1、記賬是為了用賬,不是為了記賬而記賬。賬簿的數(shù)據(jù)應該方便使用,賬簿要為日常工作歸集所需要的數(shù)據(jù)、信息。
2、保持完整性是結(jié)算賬戶使用的重要原則。比如針對某一供應商,根據(jù)付款時的狀態(tài),分別登記預付賬款、應付賬款雖然可以準確反映款項的發(fā)生性質(zhì),但是這樣會讓結(jié)算信息分階段分散反映在多個賬戶中,也是違反了結(jié)算信息完整性的,因此,在實際工作中,預付款時我是直接登記到應付賬款借方的。
3、合理分拆單據(jù),讓單據(jù)反映的內(nèi)容更單一,讓后附單據(jù)、手續(xù)更統(tǒng)一,往往比混合、匯總編寫記賬憑證更劃算。
……
以上這些,具體去說是一個會計工作方法。但是,推廣去想,卻與許多道理相通。生活中,少與多,簡與繁,永遠都是矛盾的統(tǒng)一體。很多時候,追求簡單,得到的結(jié)果卻是繁瑣,前邊的投入少,后邊的麻煩就多。比如,活動前的準備工作做少了,活動中的麻煩就會多;月初的工作不及時解決,月末就會忙得手忙腳亂。工作中,不要有怕麻煩的想法,你今天多做了一些看似麻煩的事,將來就可以少一些麻煩。
工作如此,人生何嘗不是一樣的道理。幻想不勞而獲,幻想投機取巧可以成功,看是捷徑,其實是懸崖絕壁。人生沒有捷徑,腳下鋪墊有足夠高,你的高度才會自然顯現(xiàn)出來。
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