新環境下電子文件管理新要求及新政策

　　在財務會計領域，以會計憑證、賬本和報表為載體的會計檔案呈幾何級數增長。特別是不少企業為應對日益增大的風險而采取了財務共享模式，財務會計工作由分散走向集中，以前分散的會計檔案全部集中至區域中心，因此，財務共享中心的紙質檔案管理不堪重負。盡管大多數企業均實行了會計核算電子化，但由于原《會計檔案管理辦法》第十二條規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。這一硬性規定給企業帶來巨大的成本負擔。在此背景下，財政部于2013年12月6日出臺了《企業會計信息化工作規范》，其中第四十條規定，企業內部生成的會計憑證、賬簿和輔助性會計資料，同時滿足一定條件的，可以不輸出紙質資料;第四十一條也規定，企業獲得的需要外部單位或者個人證明的原始憑證和其他會計資料，同時滿足一定條件的，可以不輸出紙質資料。

　　《企業會計信息化工作規范》出臺后，會計電子文件大量產生，給歸檔帶來巨大壓力。如何保證電子文件規范管理，使之具有紙質檔案的屬性，是一個亟須解決的問題。2012年2月6日，國家發展改革委聯合財政部、農業部、商務部、人民銀行、海關總署、稅務總局、工商總局、質檢總局、林業局、旅游局、郵政局等部門下發了《關于進一步促進電子商務健康快速發展有關工作的通知》，其中第二條專門提出“推動電子商務企業會計檔案電子化試點工作。財政部會同有關部門，組織開展會計檔案電子化管理試點工作，修訂完善《會計檔案管理辦法》，研究完善會計電子檔案管理制度，推進會計電子檔案在電子商務領域中的應用，充分發揮會計電子檔案在電子商務領域會計信息數據管理、利用等方面的作用，推動電子商務領域會計信息化，提高會計信息質量”。

　　2015年5月4日，國務院下發《關于大力發展電子商務加快培育經濟新動力的意見》，專門要求稅務總局、財政部、國家檔案局、國家標準委等部門“逐步推行電子發票和電子會計檔案，完善相關技術標準和規章制度”。根據國家對電子文件歸檔和電子檔案管理的新要求，國家檔案局出臺了多項政策，落實有關要求。一是出臺了《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》(以下簡稱《指南》)。《指南》對企業電子文件歸檔和電子檔案管理有關的規章、制度、規范性文件進行了系統的梳理;對有關管理環節進行了細化;對企業開展電子文件管理方案的策劃和制定明確了方向。對電子文件歸檔和電子檔案管理過程中的真實性、長期性兩大難題進行了比較系統的闡述，第一次對元數據捕獲節點規劃提出了要求。

　　二是新修訂了《會計檔案管理辦法》(以下簡稱《管理辦法》)。《管理辦法》與原辦法相比，有11處比較大的修改，最主要的是明確了會計電子檔案管理要求，增加了會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求，完善了電子會計檔案移交、接收和鑒定銷毀的程序與要求。三是《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》對電子文件管理提出新的目標和思路。2016年4月，《全國檔案事業“十三五”發展規劃綱要》正式發布，對電子文件歸檔和電子檔案管理提出了相應的發展目標及實施計劃。即“提升電子檔案管理水平;明確各類業務系統產生的電子文件歸檔范圍和電子檔案的構成要求;加強對業務系統電子文件歸檔管理，通過推進電子會計檔案管理促進電子政務和電子商務文件歸檔管理工作;制定和完善信用、交通、醫療等相關領域的電子數據歸檔，電子檔案管理的標準和規范;在有條件的部門開展電子檔案單套制。”

　　電子文件歸檔和電子檔案管理的新政策實施后，取得了一系列喜人的效果。《指南》使企業推進電子文件歸檔和電子檔案管理工作有了一個系統的依據，很多企業據此著手深入推進此項工作;解決了企業電子文件管理工作中的許多難題，對推進《管理辦法》的實施起到了較好的輔助作用。《指南》中的許多內容具有較好的規范作用，為下一步出臺有關標準規范奠定了基礎。另外，國家電子文件管理部際聯席會議辦公室還將《指南》轉發到全國各省、自治區、直轄市電子文件管理協調機構。

　　《管理辦法》實施后，也取得了非常好的經濟效益。據了解，某通信企業實行賬簿、內部憑證、銀行回單的電子化管理后，初步測算每年可節省紙張133萬張，節省成本約100萬元，節約會計資料打印的耗材成本200萬元，節省固定資產及庫房成本210萬元;某保險公司實行賬本、記賬憑證、發票、銀行回單等電子化管理后，每年節約紙張1億張，節約運輸成本、倉儲成本、打印成本、裝訂成本、人工成本等數千萬元，檔案管理效能顯著增強;又如，某電信企業在建設財務共享中心后，實行賬本、憑證等無紙化管理，會計檔案產生總量降低60%，僅會計檔案管理費每年節約1000萬元，會計人員工作效率成倍提高。這些實際案例表明檔案工作服務經濟發展大局，對促進國民經濟增長起到了一定的支撐作用。

　　在會計檔案電子化管理的相關政策實施過程中，電子文件歸檔和電子檔案管理的關鍵技術在實踐中得到了驗證。這些關鍵技術包括業務系統形成電子文件歸檔范圍的確定，電子文件歸檔存儲格式的選擇，元數據的確定，真實性、長期性保障，同一文件存在不同載體的處理方法，符合檔案管理的業務系統建設等，這些實際問題都有了突破，真正打通了企業各項業務信息化建設中的“最后一公里”。由于會計檔案記錄著企業經營管理的過程，是企業非常重要的檔案，在審計、紀檢、風險管控、內部控制、內外部監督等工作中利用率高，對真實性要求高，會計電子檔案的規范化管理具有較好的推廣和示范作用，相關做法可推廣復制到其他類型電子文件歸檔和電子檔案管理上，由此提升了全社會對電子文件歸檔和電子檔案管理的意識。

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