展會邀請知識你知道多少？

　　如何制訂與實施展會觀眾邀請計劃

　　觀眾邀請工作的計劃包括資料收集與整理的時間安排、不同形式邀請廣告或函件的設計安排、發送邀請的時間、經費預算等內容。

　　控制成本 提前邀請

　　觀眾邀請工作一般需要與展覽會展位銷售工作同步，專業性展覽會尤其如此。專業性展覽會收集和整理專業觀眾的信息資料，工作量較大，需要較長時間，一般應配備人員專門負責。其中，信息錄入電腦工作還須另行配備人手。

　　根據展覽會的性質，在明確觀眾定位和邀請形式后，便可進行邀請廣告或函件的設計工作。發送邀請的時間因展覽會性質不同而有所區別。普通觀眾參觀的展覽會，一般在展覽會開幕前30天之內發送邀請，或通過媒體發布展覽會信息，或針對特定人群發送門票。媒體發布展覽會信息的頻次，向特定人群發送門票的規模，既要根據需要，也要考慮成本的負擔。

　　專業觀眾參觀的展覽會，一般在展覽會開幕前50-60天之內展開邀請工作。除通過媒體發布展覽會信息外，向專業觀眾郵寄的邀請函集中于展覽會開幕前20天左右時間發出，一般每隔一周發一次，需要發送兩至三次。每次郵寄邀請函的內容應有所不同，如第一次可以是請柬式邀請函，第二次可以是告知展覽會配套活動具體日程邀請函，第三次可以是附有展位平面圖的邀請函。采用電子郵件方式邀請專業觀眾，一般需要安排三次以上的發送。其每次邀請內容與郵寄邀請內容相似。在邀請函的設計上應注意體現電子郵件的特點。電子郵件邀請函的主題一定要明確，以免被互聯網的過濾軟件誤判為垃圾郵件。采用手機短訊方式邀請專業觀眾，多安排在展覽會開幕前一周和展覽會期間發送。一般需要安排三次以上的發送。手機短訊邀請的內容應簡明，一般控制在70個字左右。每次短訊邀請的內容應有所側重，邀請語言多為提示性質，旨在提醒專業觀眾及時參觀展覽會。展覽會組織機構采用電子郵件或手機短訊方式邀請專業觀眾，應通過互聯網建立或電訊網絡建立群發的平臺。

　　善用媒體 有的放矢

　　邀請普通觀眾參觀展覽會，主要是通過傳媒發布展覽會的信息，從而達到告知普通觀眾的目的。

　　除報紙、電臺、電視臺、網站等大眾媒體外，通過展覽會所在城市的其它媒體發布廣告，如公共汽車車體、樓宇電視、戶外路牌、建筑物戶外廣告牌等，也是告知普通觀眾的方式。還有通過發送展覽會門票的方式傳播信息的。

　　邀請普通觀眾的信息，主要是告知展覽會的展品范圍及特點、展覽地點和時間等內容。發布信息的時間一般安排在展覽會開幕前一周之內，甚至包括展出期間。一般而言，廣告投入較多、發布信息較密集、廣告和新聞宣傳互相配合較好的展覽會，對觀眾影響較大，邀請效果較好。

　　展覽會邀請專業觀眾的途徑有六：一是，通過媒體發布展覽會信息;二是，通過電話邀請;三是，通過郵寄邀請函;四是，通過互聯網發送邀請函;五是，通過手機發送邀請短訊;六是，通過參展客商邀請他們的用戶。其中，電話、郵寄信函、手機短訊是主要途徑。

　　邀請專業觀眾的媒體，主要是與展覽會題材相關的專業媒體，即行業性或專業性的雜志、報紙或網站。目前，通過網站發布信息的展覽會，呈明顯上升趨勢。通過媒體邀請專業觀眾的優點是：信息容量較大，信息存留時間長，可對展覽會進行深度宣傳，展覽會信息和媒體信息可產生互動作用。在操作上，對選擇的媒體及其發布內容、形式和時間等方面，均需早作策劃，包括用展位和媒體互換廣告的洽商。

　　電話邀請是最有效的形式。因可通過語言溝通，知道對方是否前來參觀;即便對方不愿意來，也可了解原因。郵寄信函邀請專業觀眾，仍然是多數展覽會采取的方式。其需要展覽會組織機構掌握較為豐富的專業觀眾信息資源。其優點是較為正式和禮貌，令收信人印象深刻，但郵寄信函的費用較高

　　每年定期舉辦的展覽會，需及時評估上屆展覽會邀請觀眾的效果，如認為存在問題，則應在新一接展覽會發布信息時進行調整。