外事文書の書き方

そのため、外事文書の起草と発送には厳格な要求があります。

同時、文を授受して直ちにならなければならなくて、特に外交の上の文書の往來、返答を受け取ってあるいは取り合わないで甚だしきに至っては拒絶して返して、すべて1種の政治の態度を反映して、少しもいい加減なことがあってはいけません。

　　幾種外事文書

　　1.照會

照會は、國家間の外交面に関する通知、問題に関する交渉、外交儀禮の表示、ある問題に対する正式な態度などの外交往來文書を指す。

その重要度によって正式照會と普通照會の二つがあります。

正式な照準會は國家元首、政府首脳、外務大臣、大使、代行、臨時代理、臨時代理などが署名して出します。

通常の照會は外交機関（外務省）または外交代表機関によって発行されます。行文は第三者の人稱で、機関の印鑑を押すように、普通は署名しません。

しかし、印鑑を捺印してから使節や授権された外交官が署名することを要求する國があります。

正式照會と普通照會の違いは主にそれらの使用範囲が違っています。

正式照會は、第一に重大な事柄の通知である。

國家指導者の変更、大使、領事の変更、某國に対する承認、斷交、復交などの事項の正式通知。

二は重要な問題の交渉です。

條約の締結や改定を提案するなら、二國間、多國間國際會議の開催を提案し、領事館を相互に設置し、自國の財産、國家元首、政府首脳の訪問及びその他政治、軍事、経済などの重要問題に関する交渉を委託する。

第三に、厳粛な禮儀の表示です。

お祝い、弔問などを表す。

四、ある事柄に対する特別な重視を表すため、正式な照會を使うこともあります。

一般的な照會は、一般的な交渉、行政的な通知、日常的な事務や交際を行うために使われます。

外事文書が簡略化されたため、一般的な照會の範囲も広がり、政府間の重要問題に関する交流は、現在も一般的な照會が多く使われています。

普通の照會は同じ內容で現地の外交代表機関に一般的に配布されています。

例えば、外交部は外交団に各種の事務的通知、規定、條例などの照會會を送り、また各外交代表機関は大使、臨時の退任、帰任、外交官の離任、休暇日などを通知するために用いられる。

このような通達通知書は印刷できます。受文機関は「各國駐在×國外交代表機関」と書くことができます。

　　2.對外函件

対外書簡（外交書簡を含む）とは、國家の指導者、外交官、政府の各機関が外國の関係者や機関に宛てた手紙のことです。

內容の狀況によって、重要な內容に関わるものは正式な手紙とします。事務性と儀禮的な內容であり、関係者が署名した國家指導者と外交代表の間の直筆の署名狀は外交書簡に屬します。

　　3.備忘錄

覚書は、一國が他國の外交代表機関との間で使用している自國政府を代表して、ある事件や問題について外交交渉を行う際に、事実、立場、法律に関する観點を説明したり、相手の観點を反論したり、ある外交會談の內容などを再確認したりする対外文書です。

メモは面と向かって渡したり、相手に渡すことができます。お客様の決まり文句、挨拶がないので、最初に事実を述べます。

會談や交渉では、相手が話しの內容をメモしやすくするために、誤解を避けるために、メモを書いて相手に渡してもいいし、話の後に要點をメモで相手に渡すこともできます。

事実や陳述、自分の観點、意見を述べたり、相手の観點、意見を反論したりするために、照會が丁寧すぎる場合はメモを使うことができます。

あることを注意するために、丁寧な催促としてメモを送ることもあります。

覚書は正式な覚書としてもいいし、普通の覚書としてもいいです。

提出した覚書は、番號を付けず、頭を上げず、捺印しない。屆けたものは番號をつけ、頭を上げ、捺印する。

「メモ」と書いてあるものもあります。

　　4.外事電報

外事電報とは、各級の國家部門、機関及び人員が外國の関連機構及び人員と外事交流を行い、祝賀、慰問、弔問及び事務的な連絡のために作成された簡単な文書をいう。

頭をもたげて、受電人の國名、地名、肩書き、名前をはっきり書くべきで、落款は発電者の職名、フルネームまたは機関名と発信場所を明記します。

　　外事文書的文體要求

外事文書を使うには、まず書式に注意し、間違えないようにします。

外務大臣や外交代表が正式照會を使用する場合は、通常の照會形式ではなく、外交代表機関以外での対外書簡の使用、定見形式の使用などは行わない。

人は文書の書式に応じていると言われています。

正式の照會、外交手紙、電報はすべて調印人の口ぶりで一人稱で書きます。

普通の照會では単位名で第三者名で書いて、相手も第三者稱で書いています。普通は「貴方」や「貴館」などの言葉ではなく、受照機関の名前を改めて書きます。

機関名で書く対外書簡も第三人稱である。

署名者は受文者と適応しなければならない。すなわち、人と人、単位と単位。

正式の照會は人対人で、普通は単位対単位です。

個人が個人に対する外交文書の中では、総理が総理に対して、外相が外相に対して、対等な身分を重んじています。

しかし、大使が國家の全権代表として外相、総理、元首に対して可能である場合もあります。

その他の対外書簡は実際の狀況によって書くことができます。

挨拶は書式に応じます。

通常の照會で始まる「××××に××を送る」という挨拶は個人の書簡の頭語としては使えません。対外機関でない対外文書もこのような決まり文句を使わないので、最後の挨拶文を使う時は相手の身分、関係、場面に応じて使うように注意してください。

例えば、代理事務所への文書は「敬意を表します」や「敬意を表します」、外交部や大使館への文書は「最上の敬意を表します」が一般的です。

事務的な文書も、「最上の敬意を表します。」

敬意を表す言葉は1ページになってはいけません。本文の後ろに付いて、もう1つの段落があります。

　　稱呼方面，文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一次出現職銜、姓名也要全稱。第二次出現則可用簡稱.　　

文書封筒や文中の臺頭する國名などはすべてフルネームを使います。

文の中で初めて現れる時は全稱を使い、後に略語を使うことができます。

クーデターやその他の理由で國名が変わる可能性があります。いつでも変更しなければなりません。

対外文書は普通自國の文字を正本としていますが、受信者が文書の內容を正確に理解するために、受信國の文字または通用する第三國の文字の訳文が添付されます。

本國は外國駐在代表機関に事務的な手紙を送るが、自國の文字だけを使ってもいいし、訳文は添付しない。

重要な文書には翻訳文が添付されています。

各國の套語の使い方と行文の書式は中國語と違っています。

普通の通信は國の文字や共通の文字でも書くことができます。

　　我國對外文書格式范例

正式な照會:

××國の大統領××閣下

閣下:

×××××××××。

最上の敬意を表します。

中華人民共和國主席（署名）

199×年×月×日は××である。

通常の慣例の一：通知協定の効力

（××）部×字第×號

××中國駐中國大使館：

中華人民共和國外交部は××國駐中國大使館に挨拶し、以下のように通知します。

中華人民共和國政府は一九〇〇〇年×月×日に北京で締結された中、×両國政府××協力協定に対して法的手続きを履行しました。

××政府は一九〇〇年×月×日に中國の駐×國大使館に通知しました。×國政府はこの協定を承認しました。協定第×條の規定により、この協定は本照會の発令日から正式に発効します。

最上の敬意を表します。

（外務省に國章銅印がある）

一九××年×月×日は北京にある。

普通は例の2に従います。態度を説明します。

（××）×（省名略稱）外字第×號

××在上海日本國総領事館：

××省人民政府外事弁公室は××國駐上海総領事館に挨拶し、××問題について以下のように申し述べます。

××××××××××××××××。

最上の敬意を表します。

（蓋××省人民政府外事弁公室には國章銅印があります）

一九××年×月×于××

通常の例3：領事認証申請事項

×（省名略稱）外（1995）字第××號

××在上海日本國総領事館：

××省人民政府外事弁公室は×國駐上海総領事館に挨拶し、××會社の全権委託書に対して、計壹部をお願いします。公証書は××省人民政です。