公文書は時機をとらえて時効を守らねばならない。

　　タイムリー

　　タイムリー公文書処理活動において、高度な時間感覚を持ち、時間を大切にし、時効を重視することを要求する。公務活動は時間の要求があるので、公文書は公務活動の道具としてタイミングを捉え、その時効を維持し、各業務を迅速に効果的に処理し、公文書の運転処理と管理の中の各種の「ボトルネック」を消滅させ、時間管理論などの理論と方法で公文書の処理過程に対して組織とコントロールを実施し、公文書の処理に圧力をかけないようにします。公文書処理活動では時効性を維持し、組織時間の利用価値を高め、「時間は金であり、効果は生命である」という現代的な管理思想を體現している。「適時」の要求は公文書で処理する內在的な法則によって決定されるものであり、客観的な実踐によって要求されるものである。

　　正確である

　　公文書自分は黨と政府の路線、方針、政策、指導、配置と商治の仕事を伝達し、問題の指示と回答、報告と交流狀況などの社會的機能を擔っています。それは情を伝える仕事の道具で、証拠を持って調べて、情報を伝達します。行為を規範化し、思想を統一するなどの役割を果たし、自身が厳密でなく、正確でないと、言葉が違っていて、意見が一致しないと、政治命令を明確に宣言する上で主要なルートの役割を果たすことは難しい。「事件の証拠がある」としては証拠にならないし、情報を伝える時に信用性と価値が足りないし、人々の思想を統一し、人々の行動を規範化することもできない。正確性はまた、文書を授受する処理と管理、ファイリングなどの業務の一環でも體現されています。いずれも正確ではなく、公文の効用に影響します。また、その権威と時効性にも影響します。したがって、正確には公文書処理の基本的な前提と最低限度の要求です。正確でなければ、適時、安全、効率がないです。正確にするには、統一された公文書処理制度に従い、職位責任制を実施し、責任を人に與え、激勵と競爭メカニズムを確立し、実踐者の素質を高める必要がある。

　安全

公文書は公務活動に従事する重要なツールと手段であり、公文書処理は「國家機密保持法、法規及びその他の関連規定を厳格に執行し、國家秘密の安全を確保しなければならない。國家秘密とは、「國家の安全と利益にかかわるもので、國家の法定手続きによって定められたもので、一定の期間內に一定の範囲の人が知っていることに限られる」ということです。（「守秘法」）公文書処理の秘密保持業務とは、公文書処理活動において、関連する秘密保持規定を厳格に執行し、各種制度と手段を用いて、公文書処理活動に関わる國家秘密を一定期間と一定範囲に制限され、秘密を漏らさず、秘密を盜まれないようにすることをいう。文書処理の安全を保証するには、まず法定の手順に従って正確に公文書の秘密範囲を確認し、秘密の等級と秘密保持期限を正確に合理的に定め、相応の國家秘密マークを作ること。その次に、公文書の処理員は自分の“目”と“口”をしっかり管理して、自覚的に見てはいけないのをやり遂げて見ないで、聞くべきでないのは問わないで、記録するべきでないのは記録しないで、言うべきでないのは言いません。許可なしに無斷でコピー、コピー、抜粋、転寫、私的保存、外部から秘密書類を借りること。第三に、公文書の伝達、保管の中で、従業員は責任感を強め、秘密文書を無斷で持ち出したり、公共の場所に出たりしないで、真剣に登録し、適切に保管し、文書の回覧の範囲とルートに従って文書を伝達すること。第四に、技術予防、技術検査手段を採用し、秘密文書の作成と保存に対する設備の検査を強化する。