公文書は“決まり”を重んじなければならない。

公文書は特定の機関が特定の公務を処理するために作られた特定の文字材料で、特殊な文體であり、その文章を書く過程にはいくつかの特殊な規則性があります。公文書の作成の構想、配置、構造それとも成文のロジックと內容の上で、いくつかの基本的な規則に従わなければなりません。だから公文書を書くには、文字の通りがよく、観點と材料の統一、段取りがはっきりしていて、構造が合理的である以外に、いくつかの「決まり」、つまり公文書の書き方を重んじなければなりません。

まず、公文書の書き方は合法的で正確で確実でなければならない。規範とは公文書の書式、言語表現、記號の使用がすべて関連規定に適合していることを要求します。文法的規則論理ルールとは、新奇を標榜することは許されない。合法すなわち公文書の內容と形式及び公文書の形成を要求するプロセスは、國家の法律、法令、方針政策に適合し、上級の指示と規定に適合していなければならない。例えば実際の仕事では、機関の略稱を直接機関の代字として使っているところがあり、文號が長すぎる。

ある単位が文字番號を送る年は丸括弧「()」で囲まれています。標準の六角い括弧ではなく、「()」で囲まれています。字號と字體については、小さい3號を使うものもあります。小さい字體を使うものもあれば、楷書を使うものもあれば、黒體を使うものもあります。いくつかの公文書は文字番號番號の番號に違反して虛位を作っています。「××函［2007］001號」などの不正なフォーマットがあります。

正確には、公文書制度に対する意図と根拠を反映した具體的な內容ごとの表現から、事実を求めるということは、公文書の內容が実際の狀況から出発することができ、確実な客観的な対応性があり、実際の問題を解決するのに役立つ。例えば、一部の末端組織は上級機関に対して補助金の上り文を要求して、「指示を仰ぐ」の文種を「報告」の文種と誤用して、上級機関の「返答」が得られない。公文書のタイトルの中で誤って文種を使うと，往々にして公文書のあるべき厳粛さを失わせる.行文の役割や効率に深刻な影響を及ぼすものもある。

次に、公文書で書く簡明明晰、完全合體。簡潔とは、できるだけ簡潔な文字を使って、スムーズで、かつ筋道の通った豊かな內容を明確に表現し、簡潔で包括的な內容を実現することを要求するものである。明晰とは各種の原稿の筆跡を明確にし、字體は標準、整頓し、字がはっきりしない、混亂による誤謬を避けることである。公文書の書き方が不明瞭であることは以下の點に表れています。

(1)論理エラー。例えば、「全力を盡くして戦った結果、×局はすでに2007年度の目標任務をほぼ超過達成しました」、「食堂は多くの野菜とジャガイモ、キュウリ、唐辛子を買いました。」

（2）方言の土語を濫用する「三さん」、「銭爺」、「大腕」、「お嬢さん」、「先生」など

（3）流行語を濫用して、例えば公文書の中に「追っかけ」、「アルバイト」、「クール」、「かっこいい」、「美女」、「531」、「521」、「584」、「1314」、「5211314」（一生一代一代で愛しています）、「つまみ」、「食事をサポートします。

完全にすなわち公文書の構造が完備されていて、必要な內容が漏れないようにして、公文書は特定の問題に対する受文者の認識の不確実性を完全に効果的に解消し、コミュニケーションの回數を減らし、コミュニケーションの効率を高めることができるように保証します。合體はまず文體が正しく、公文書の特定の要求に適する表現をすることです。その次に、言語の運用は適切で、特定の場所、対象の必要に合います。

再度、公文書の文章は厳格で秩序正しく、長持ちします。厳密とは公文書の要求である。構造厳密で秩序があり、言葉遣いが厳密で、曖昧さを生まず、抜け穴がない。耐久性とは公文書の作成材料（主に紙の材料と筆跡の材料を含む）を要求し、公文書の有効物質の存在を保証し、現行の執行効果を十分に発揮させるとともに、書類に転換した後、歴史記録としてより長い歴史的効果を発揮する。

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