分析中小企業如何選擇ERP 標準及注意事項

中小企業是我國國民經濟中最具活力、并且是推動經濟發展的重要力量。對于我國的中小企業而言，他們面臨資金少、規模小、業務單一、員工素質不高，管理體系不規范等亟待解決的問題。 面對復雜多變的經營環境，越來越多的中小企業開始尋求信息化手段來幫助自己增強市場競爭力，希望借助先進的管理軟件來理順生產資源和提高管理水平和效率。 中小企業進入成長期后，原有的管理模式將不再適應企業內外環境的變化，企業迫切需要借助信息化手段進行規范的管理，ERP的實施自然是其中不可缺少的一環。但是，中小企業從誕生之日起就有著自身的頑癥和特點，如何針對這些頑癥和特點來實施ERP，少走冤枉路，少花冤枉錢，提高成功率是每個中小企業主所關心的問題。 ERP應用是一項系統的綜合工程，它包括前期論證、選型、系統實施、系統驗收、二次開發等階段，其中，ERP選型即是開始也是難點。選型決定了整個ERP項目的方向，選型過程就如同遠航船舶的舵手，如果舵手指錯了方向，那么開足馬力的行駛只能是偏離正確的方向越來越遠。如何選型，成為擺在中小企業面前的一道難題。 “只選對的，不選貴的”，這是中小企業選擇的準則。“以信息化帶動工業化，以工業化促進信息化”，國家明了走新型工業化道路的戰略，中小企業信息化得到前所未有的重視。然而，中小企業信息化的實踐表明，數以億計的信息化投資似乎并沒有帶來人們預期的收益。在中小企業信息化過程中還存在一些誤區，“信息化黑洞”、“上信息化項目是找死，不上是等死”等問題的出現，始終困擾著中小企業信息化的成功實施。為此，筆者總結了在中小企業選擇ERP的時候，可以將以下內容作為參考依據： 一、中小企業選擇ERP依據分析 依據一：ERP實施企業必須有準確定位。ERP項目本質上是一個管理項目，而不是純粹的IT項目，它的導入和實施會涉及到企業管理的方方面面，需要對企業現有的管理模式、業務流程、作業方式和作業習慣進行系統整合，以提高企業的管理水平和效率為不斷完善的主線。因此，在ERP項目選型之前，企業一定要對ERP項目作一個明確和準確的定位。一個正確的定位對項目選型乃至實施工作都可以起到極強的指導作用，直接影響ERP項目的效果。 依據二：ERP上線時間必須明確。在選型之初，企業要對自身現狀進行調查，了解企業的規模、人員素質、管理模式、信息化基礎等方面的情況，以明確信息化需求。中小企業具有一些共性，例如，管理基礎薄弱，業務流程和組織結構都還需要不斷完善，企業的發展策略可能會隨著市場的變化而不斷地調整;資金投入有限，可融入資金的渠道相對較少;沒有相對規范的業務流程;信息化基礎薄弱，在信息化建設方面投入的資金較少，有經驗的信息化建設人才更少。除此之外，不同企業有著各自不同的特點，在分析現狀時必須明確這些特點，挖掘自身不同于他人的需求，將這些作為確定ERP項目是否上馬和確定系統類別及使用年限的重要依據。 依據三：將企業自身的發展規劃作為選型的依據。中小企業一般比較關注企業的當前需求，比如一些急需改善的問題、急需提高的效率等。 這本身是沒有問題的，但是，相當多數的企業忽略了企業長期的需求、今后可能出現的問題等，也就是說，對自身的信息化建設沒有一個通盤的考慮，哪里有洞哪里補。 這樣做可能很快就見到了效益，而且只付出了比較小的成本，但是卻為以后的信息化建設留下了隱患。今后隨之而來的，可能是企業使用的系統越來越多，越來越雜，造成數據無法整體共享、系統重復建設等問題。 依據四：服務提供商的選擇。選擇專注于某個行業的中小服務提供商，實際看重的是其背后的專業化服務團隊，在這個團隊中，包括了行業的管理咨詢專家、軟硬件工程技術人員等，他們能從專業的角度幫助用戶選型、分析、實施，乃至二次開發。因此，選擇有行業背景的中小服務提供商即可以滿足企業的實際業務需求又可以節省ERP項目成本。 依據五：ERP項目實施預算是按時完成的關鍵。確定預算范圍是決定選型廣度的基礎。由于中小企業可融入資金的渠道相對較少，因此，要注意根據自身財務狀況及ERP系統使用年限預期確定ERP項目預算框架，以保證項目順利進行。ERP項目除了實際購買軟件和支付實施顧問企業的費用外，還需要考慮到很多的人力資源相關成本，如用戶保證項目參與時間引起的加人情況、項目加班等一系列費用，這些都會對企業正常運營情況下的整體預算成本造成很大的壓力，因此，這些機動費用必須考慮在項目預算中。充足的預算是保證ERP項目按時完成的關鍵。 依據六：企業內部各部門的溝通必須充分。在選型前必須在企業中高層范圍內進行討論、確認。溝通是非常重要的，對于中小企業來說，大多中高層都是一個家族的成員，對于大項投資的金額、時間、回報率都是非常關注的，沒有大家的共識與參與，很容易導致選型成了單一的選價格，那就失去了投資ERP項目的意義。選型溝通的另一個重點要選擇ERP產品和企業適用性一定要有良好的對接，ERP產品要在企業中應用必須適合企業的管理流程、管理需求，相當一部分現有的軟件是不適合中小企業需求的，這就需要進行流程再造，對于哪些管理流程需要調整和再造，也需要在選型前和管理層進行充分的溝通，取得一致意見，然后和服務提供商進行商榷，進行產品的升級或二次開發。 依據七：評價標準的設立是必要的。軟件產品的功能，即產品是否能滿足企業的實際業務的需求、滿足到那種程度，對于部分特殊的需求，是否有針對性的解決方案。大體上而言針對軟件產品有三個評價指標： 第一、軟件產品的成熟度分析和了解。對于軟件產品的成熟度可以從供應商的發展歷史、在行業內擁有的客戶數量和客戶類型來考察。最好用公司的現有業務數據對供應商提供的演示版進行數據測試，并且去供應商以前客戶實地考察一下，了解其實施的背景、基礎、過程、遇到的問題以及目前的運行狀況、適用性及穩定性等情況。將這些資料綜合作為考察產品成熟度的標準。 第二、軟件產品的人性化程度分析和了解。軟件產品的人性化程序主要指界面的友好性，可操作性。如視窗操作，圖形化的功能界面(圖形化的業務流程、查詢系統等)，與桌面主要應用系統的集成(如：與Office系統的集成等)，簡便的界面和菜單功能設計，界面操作直觀、簡單，符合現有的系統操作習慣，不需要額外增加軟件學習成本。 第三、軟件產品的擴展性分析和了解。軟件產品的擴展性主要體現在兩個方面：第一,與其他軟件系統的集成，在采用現有解決方案的基礎上，企業可很容易的擴展到電子商務、辦公自動化、客戶關系管理、供應鏈管理等系統，并且所有這些解決方案都是無縫集成的。第二,系統的二次開發，在項目實施和運行的過程中，可以對現有的系統進行功能完善，能否提供穩定可靠的二次開發能力是軟件產品是否成熟的關鍵因素之一。