用WORD進行文檔管理的雕蟲小技

　　 　　作為一個業余作者，我幾乎每天都在建立新文章和修改已有的文章，所以硬盤中的文檔越來越多。怎樣能更方便地管理這些文檔就成了一個問題。 　　我曾經設想過，如果每次用電腦開始寫作的時候，首先進入一個總調度型的界面，其中顯示所有文件的狀態 (路徑名、字數、插圖等)，只要單擊某個路徑即可立刻打開對應的文件。修改文章時如果需要又可以輕松地返回調度界面……那將是多方便呀！顯然這在Windows資源管理器是難以實現的。嘗試了其它一些方法，都不很理想。直到將網絡超級鏈接概念引入文檔管理中，才算較完滿地解決了這個問題，下面就將這個雕蟲小技介紹給大家。 　　首先需要制作一個總調度型的界面文檔，就取名為allfiles.doc。以后每建立一個文檔，都將其路徑名登記到allfiles.doc中，并在路徑名后附加上狀態信息。然后利用Word 97的超級鏈接功能將界面文檔中的登記項目同文檔本身關聯起來。假定allfiles.doc中已經登記了一個文檔項目“D:我的文章99100 跟我一起用Java做主頁.doc[990818發送《電腦》]”，要將其同文檔“D:我的文章99100 跟我一起用Java做主頁.doc”建立關聯。就需要選定登記項目中 “D:我的文章99100 跟我一起用Java做主頁.doc”，而后執行“插入-超級鏈接”指令，在對話框中通過 “瀏覽”按鈕指定鏈接目標文檔“D:我的文章99100 跟我一起用Java做主頁.doc”。為迅速找到目標文檔，可單擊對話框列表區域右上角帶有“√”的“命令與設置”按鈕執行“排序”指令，根據具體情況設置排序條件即可方便地找到目標文檔，雙擊它即可建立關聯。注意該對話框中有一個“為超級鏈接使用相對路徑”復選項目，默認設置是啟用，為了將文檔鏈接拷貝到另外一個管理文件時依舊保留鏈接關系，需要禁止它。這樣allfiles.doc中的登記項目就變成了超級鏈接，單擊它即可打開對應的文檔， Word 97工作窗口也自動出現Web工具欄，單擊Web工具欄上的左向箭頭即可回到allfiles.doc文檔。以后每個新文檔都用這種方法登記到allfiles.doc中并建立鏈接，即可方便的進行文檔管理。 　　如果有許多文檔要登記，一個一個地來工作量是相當大的。為了使登記的過程簡單方便，可借助兩個小軟件。一個是PACT ShellX (http://12Ghosts.com/download/pact_shellx.exe)。安裝了它之后，在Windows的右鍵菜單中就增加了一個“Copy Path to Clipboard”(將路徑拷貝到剪貼板)指令，可將被選定文件的完整路徑拷貝到剪貼板。這樣向allfiles.doc中登記文檔項目就比較容易了。不過它不支持同時選定多個文件后的路徑拷貝，因此文檔數量較多時，用它逐個登記仍顯繁瑣。而另一個共享軟件Targets則可彌補這一不足，安裝它后在“資源管理器“和“我的電腦”中選定多個文件后執行右鍵菜單中的“Targets/filename(s) to Clipboard”指令，即可將所有選定的文檔的路徑拷貝到剪貼板。這樣同時登記多個文檔的工作也輕而易舉了。 　　對于主要用電腦進行文檔編輯的朋友還可將allfiles.doc文檔的快捷方式放到“啟動”組中。這樣，只要系統一啟動，就會自動調用Word 97打開這個allfiles.doc文檔，所有的相關文檔的信息就顯示在眼前。 　　于是，從前那個管理文檔的設想就這樣實現了。