事務書信的格式與要求

　　事務書信是指涉及各種事務問題，聯系商洽工作的信件。這種書信的格式和寫作要求比較嚴格，要特別慎重對待。

　　1.事務書信的格式

　　事務書信通常由下面七部分組成：信頭、收信人名稱地址、稱呼、正文、結尾套語、簽字及其他。另外，有的事務書信還有下列項目：投遞說明、收件人或注意事項、事由、備查、抄送說明。

　　2.事務書信的寫作要求

　　信頭：

　　信頭位于信紙的中上方，印有包括公司名稱、地址、電話號碼、傳真號、電報掛號，以及公司負責人的姓名等。信頭的設計要美觀、簡潔。

　　如臨時打印信頭，則寄信人的名稱和地址，應打在信紙的右上角，位于日期上面。正式函件只在第一頁信紙印上或打上信頭，其他續頁可用空白信紙，只需寫上頁碼、收信人名稱及日期即可。

　　日期：

　　事務書信的日期不可漏寫。日期應打在信頭下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字，也不可用數字來代表，必須完整地寫出來。有兩種寫法：英式為19（th）April，1995；美式April 19，1995。英式寫法日在先，月在后，而美式則相反。如全部使用數字表示日期，容易引起誤解，應避免使用。

　　收信人名稱及地址：

　　信內名稱地址仍應重寫一次，并與信封上的收信人名稱地址一樣。通常打在信紙的左邊，低于日期二三行，也有打在信末端左邊，在簽名下約二至四行處。

　　收信人的單位名稱如何排列，應嚴格按收信人所定的方式，出于禮貌和準確性，切勿擅自更改。

　　敬語的用法及略寫也有一定習慣。比如，Mr.

　　（Mister）冠于男子姓氏前。Messrs.（Messiears）是英語 Mr.的復數，相當于Gentlemen，不含人名而冠以定冠詞the的公司名稱，均不用Messrs.在英國，如公司行號含人名時，多用Messrs.。例如：Messrs. Lake Kane＆ Co.，Ltd；Mrs.為已婚女子，則在后面寫其夫姓，Mrs. Judd；Miss為未婚女子，其復數為Misses；Dr.（Doctor）冠于博士姓名前；Rev（Reverend）用于神職人員姓名前，可加定冠詞the。另外還有市長、內閣部長、議員、大使、法官姓名前用Hon.，總統、總經理、會長、大學校長的姓名前用Pres，教授姓名前用Prof.

　　信內地址寫法，英美格式差別較大。美式寫法：門牌號前沒有No.字樣，后面也沒有逗點。而英式寫法則相反。如：

Mr. Clark Cooper

No.8，Queen Victoria Street

London，E.C.2

England

　　注：E.C.2指倫敦東區2。

　　稱謂：

　　事務書信中的稱謂應是禮貌稱呼。公文中常用較正式的禮貌稱呼：Sirs。公司行號等商業書信多用Dear sirs，英國人在其后還要加上逗號；美國人多數用Gentleman稱呼公司行號，但僅限于復數，在其后用冒號，Gentleman和Dear Gentleman根本不用。當收信人只有職稱而無姓名時，不能單獨用單數Sir，而要在Sir前面加上Dear，即Dear Sir。也可寫上姓，如“Dear Sir Lewes：”。

　　正文：

　　正文就是信的內容、主體。正文在稱謂下兩行開始，頂端書寫（不像中文信要空兩格）；段落之間空雙行。正文的文字不要太長，尤其是頭尾兩段，一定要簡短一些。正文在打字時，普通紙占用信紙的四分之三位置，兩邊及信紙上方要留有適當的邊緣，下方的空白要更大。左邊邊緣垂直整齊，右邊則盡可能整齊。

　　結尾套語：

　　結尾套語相當于中文書信信末的“××敬上”等詞。通常緊貼信文最后一行下一二行書寫，并加逗號。較常見的有：Yours truly，Yours very truly，Truly yours，Very truly yours，Yours faithfully，Faithfully yours。如果收信人是個人，則可用：Yours sincerely，Sincerely yours。

　　簽署：

　　簽署就是簽上發信人的姓名。因是代表筆者，所以其形體和寫法應保持固定。簽名最好用鋼筆。署名必須難以模仿又要清晰易解。為便于辨認，一般事務書信，常在結尾語下面空五行處簽名，然后將發信人的姓名用打字形式打出，也有將其職銜一道打出的。其簽署格式和規則如下：

　　簽名者代表公司、行號名義時，應在結尾套語下方打出全部大寫的單位名稱，然后再簽署。

　　女性簽名時，為便于回信人正確使用稱呼，應在打字的姓名前加注（miss）或（mrs）。

　　當負責人不在而由經辦人員代簽名時，要加上by、for或perpro字樣。

　　其他事項：

　　其他事項包括：注意事項、事由、備查、附件、附言等。

　　注意事項（Attention，縮寫：Attn），這是發信人要求特定的人注意時用的，謂指“請某人親閱”、“請某人注意”。通常放在信內“姓名及地址”下面，或與稱謂同一行之右邊。

　　事由（Subject），其作用是便于收信人迅速了解信的主要內容，它位于正文的上方，以提醒閱信人注意。

　　備查，為明確責任，便于日后查考，在信紙下端寫上發信人和打字員姓名的第一個字母。其排列方式很多，發信人的姓名縮寫要大寫并要排在前面。

　　附件（Enclosure，縮寫為Encl），在“發信人及打字員姓名首字”下面，應附注表明有幾個附件，以方便收信人查點。如：Encl.：One check（指附有一張支票）；Encl，a/s（指附件如信中所述，a/s即As stated）。

　　附言（Postscript的縮寫P. S.）。“附言”要用得合理，一般情況下不要用。如附言的主體與信文分開時，或信文寫完后，又有新情況而又必須通知對方時，才能使用。它通常用P.S.開頭，寫在信的最后一行，附件下一行處。