事務(wù)書(shū)信的格式與要求

　　事務(wù)書(shū)信是指涉及各種事務(wù)問(wèn)題，聯(lián)系商洽工作的信件。這種書(shū)信的格式和寫(xiě)作要求比較嚴(yán)格，要特別慎重對(duì)待。

　　1.事務(wù)書(shū)信的格式

　　事務(wù)書(shū)信通常由下面七部分組成：信頭、收信人名稱(chēng)地址、稱(chēng)呼、正文、結(jié)尾套語(yǔ)、簽字及其他。另外，有的事務(wù)書(shū)信還有下列項(xiàng)目：投遞說(shuō)明、收件人或注意事項(xiàng)、事由、備查、抄送說(shuō)明。

　　2.事務(wù)書(shū)信的寫(xiě)作要求

　　信頭：

　　信頭位于信紙的中上方，印有包括公司名稱(chēng)、地址、電話號(hào)碼、傳真號(hào)、電報(bào)掛號(hào)，以及公司負(fù)責(zé)人的姓名等。信頭的設(shè)計(jì)要美觀、簡(jiǎn)潔。

　　如臨時(shí)打印信頭，則寄信人的名稱(chēng)和地址，應(yīng)打在信紙的右上角，位于日期上面。正式函件只在第一頁(yè)信紙印上或打上信頭，其他續(xù)頁(yè)可用空白信紙，只需寫(xiě)上頁(yè)碼、收信人名稱(chēng)及日期即可。

　　日期：

　　事務(wù)書(shū)信的日期不可漏寫(xiě)。日期應(yīng)打在信頭下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字，也不可用數(shù)字來(lái)代表，必須完整地寫(xiě)出來(lái)。有兩種寫(xiě)法：英式為19（th）April，1995；美式April 19，1995。英式寫(xiě)法日在先，月在后，而美式則相反。如全部使用數(shù)字表示日期，容易引起誤解，應(yīng)避免使用。

　　收信人名稱(chēng)及地址：

　　信內(nèi)名稱(chēng)地址仍應(yīng)重寫(xiě)一次，并與信封上的收信人名稱(chēng)地址一樣。通常打在信紙的左邊，低于日期二三行，也有打在信末端左邊，在簽名下約二至四行處。

　　收信人的單位名稱(chēng)如何排列，應(yīng)嚴(yán)格按收信人所定的方式，出于禮貌和準(zhǔn)確性，切勿擅自更改。

　　敬語(yǔ)的用法及略寫(xiě)也有一定習(xí)慣。比如，Mr.

　　（Mister）冠于男子姓氏前。Messrs.（Messiears）是英語(yǔ) Mr.的復(fù)數(shù)，相當(dāng)于Gentlemen，不含人名而冠以定冠詞the的公司名稱(chēng)，均不用Messrs.在英國(guó)，如公司行號(hào)含人名時(shí)，多用Messrs.。例如：Messrs. Lake Kane＆ Co.，Ltd；Mrs.為已婚女子，則在后面寫(xiě)其夫姓，Mrs. Judd；Miss為未婚女子，其復(fù)數(shù)為Misses；Dr.（Doctor）冠于博士姓名前；Rev（Reverend）用于神職人員姓名前，可加定冠詞the。另外還有市長(zhǎng)、內(nèi)閣部長(zhǎng)、議員、大使、法官姓名前用Hon.，總統(tǒng)、總經(jīng)理、會(huì)長(zhǎng)、大學(xué)校長(zhǎng)的姓名前用Pres，教授姓名前用Prof.

　　信內(nèi)地址寫(xiě)法，英美格式差別較大。美式寫(xiě)法：門(mén)牌號(hào)前沒(méi)有No.字樣，后面也沒(méi)有逗點(diǎn)。而英式寫(xiě)法則相反。如：

Mr. Clark Cooper

No.8，Queen Victoria Street

London，E.C.2

England

　　注：E.C.2指?jìng)惗貣|區(qū)2。

　　稱(chēng)謂：

　　事務(wù)書(shū)信中的稱(chēng)謂應(yīng)是禮貌稱(chēng)呼。公文中常用較正式的禮貌稱(chēng)呼：Sirs。公司行號(hào)等商業(yè)書(shū)信多用Dear sirs，英國(guó)人在其后還要加上逗號(hào)；美國(guó)人多數(shù)用Gentleman稱(chēng)呼公司行號(hào)，但僅限于復(fù)數(shù)，在其后用冒號(hào)，Gentleman和Dear Gentleman根本不用。當(dāng)收信人只有職稱(chēng)而無(wú)姓名時(shí)，不能單獨(dú)用單數(shù)Sir，而要在Sir前面加上Dear，即Dear Sir。也可寫(xiě)上姓，如“Dear Sir Lewes：”。

　　正文：

　　正文就是信的內(nèi)容、主體。正文在稱(chēng)謂下兩行開(kāi)始，頂端書(shū)寫(xiě)（不像中文信要空兩格）；段落之間空雙行。正文的文字不要太長(zhǎng)，尤其是頭尾兩段，一定要簡(jiǎn)短一些。正文在打字時(shí)，普通紙占用信紙的四分之三位置，兩邊及信紙上方要留有適當(dāng)?shù)倪吘墸路降目瞻滓蟆Ｗ筮呥吘壌怪闭R，右邊則盡可能整齊。

　　結(jié)尾套語(yǔ)：

　　結(jié)尾套語(yǔ)相當(dāng)于中文書(shū)信信末的“××敬上”等詞。通常緊貼信文最后一行下一二行書(shū)寫(xiě)，并加逗號(hào)。較常見(jiàn)的有：Yours truly，Yours very truly，Truly yours，Very truly yours，Yours faithfully，F(xiàn)aithfully yours。如果收信人是個(gè)人，則可用：Yours sincerely，Sincerely yours。

　　簽署：

　　簽署就是簽上發(fā)信人的姓名。因是代表筆者，所以其形體和寫(xiě)法應(yīng)保持固定。簽名最好用鋼筆。署名必須難以模仿又要清晰易解。為便于辨認(rèn)，一般事務(wù)書(shū)信，常在結(jié)尾語(yǔ)下面空五行處簽名，然后將發(fā)信人的姓名用打字形式打出，也有將其職銜一道打出的。其簽署格式和規(guī)則如下：

　　簽名者代表公司、行號(hào)名義時(shí)，應(yīng)在結(jié)尾套語(yǔ)下方打出全部大寫(xiě)的單位名稱(chēng)，然后再簽署。

　　女性簽名時(shí)，為便于回信人正確使用稱(chēng)呼，應(yīng)在打字的姓名前加注（miss）或（mrs）。

　　當(dāng)負(fù)責(zé)人不在而由經(jīng)辦人員代簽名時(shí)，要加上by、for或perpro字樣。

　　其他事項(xiàng)：

　　其他事項(xiàng)包括：注意事項(xiàng)、事由、備查、附件、附言等。

　　注意事項(xiàng)（Attention，縮寫(xiě)：Attn），這是發(fā)信人要求特定的人注意時(shí)用的，謂指“請(qǐng)某人親閱”、“請(qǐng)某人注意”。通常放在信內(nèi)“姓名及地址”下面，或與稱(chēng)謂同一行之右邊。

　　事由（Subject），其作用是便于收信人迅速了解信的主要內(nèi)容，它位于正文的上方，以提醒閱信人注意。

　　備查，為明確責(zé)任，便于日后查考，在信紙下端寫(xiě)上發(fā)信人和打字員姓名的第一個(gè)字母。其排列方式很多，發(fā)信人的姓名縮寫(xiě)要大寫(xiě)并要排在前面。

　　附件（Enclosure，縮寫(xiě)為Encl），在“發(fā)信人及打字員姓名首字”下面，應(yīng)附注表明有幾個(gè)附件，以方便收信人查點(diǎn)。如：Encl.：One check（指附有一張支票）；Encl，a/s（指附件如信中所述，a/s即As stated）。

　　附言（Postscript的縮寫(xiě)P. S.）。“附言”要用得合理，一般情況下不要用。如附言的主體與信文分開(kāi)時(shí)，或信文寫(xiě)完后，又有新情況而又必須通知對(duì)方時(shí)，才能使用。它通常用P.S.開(kāi)頭，寫(xiě)在信的最后一行，附件下一行處。