聲像檔案的整理

　　整理

　　第九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。

　　第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。

　　第十一條 分類、編號

　　1.照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號，同時(shí)填寫其底片號。底片在全宗內(nèi)編流水號。格式：全宗號-流水號。

　　2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號，然后每盤再依次編排序號。

　　3.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。

　　第十二條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

　　第十三條 文字說明的編寫

　　1.文字說明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。

　　2.編寫文字說明的要求：

　　(1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全;

　　(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報(bào)像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明：

　　(3)文字簡潔、語言通順;

　　(4)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

　　第十四條 編制格式

　　1. 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時(shí)間-攝制者。

　　2. 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁。按要求逐項(xiàng)填寫。

　　第十五條 案卷要求

　　1.將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。

　　2.卷內(nèi)目錄：

　　照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄;

　　錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。

　　3.卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動情況。

　　第十六條 編目

　　聲像檔案的著錄依照GB3792.5-85《檔案、著錄規(guī)則》進(jìn)行。