檔案的檢索規(guī)則

　　一、基本規(guī)則

　　公司的事務(wù)不同，產(chǎn)生和收到的文件也是不同的，內(nèi)容千差萬(wàn)別，但對(duì)這些內(nèi)容迥異的文件編制索引，最重要的規(guī)則是一致性一對(duì)文件一視同仁，用同樣的態(tài)度和方法對(duì)待每一份資料。

　　二、編制索引的常用方法

　　我們可以按個(gè)人的名稱(chēng)編制索引，也可以按企業(yè)的名稱(chēng)編制索引，還可以按政府或政治派別編制索引。無(wú)論采用哪種方法，都要注意一條相同的原則：確定一個(gè)最重要的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，并把它作為一個(gè)根本劃分依據(jù)。

　　(一)按個(gè)人姓名編制索引

　　人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明檔案出處的檢索工具。利用者借助人名索引，可以查到記載某一人物的材料。

　　在姓名中，姓是最重要的部分，名字可以看成是第二重要的部分。如果某個(gè)名人有綽號(hào)，對(duì)待這個(gè)綽號(hào)也要遵循這一原則。有一些不能放在姓名后面的、由幾個(gè)重要部分組成的頭銜，在編制索引時(shí)，要按頭銜組成部分的順序排列。一般的頭銜和級(jí)別都不歸檔，除非是證明身份或區(qū)別性別，或表明婚姻狀況或數(shù)字順序方面必不可少的頭銜和級(jí)別。

　　(二)按企事業(yè)單位名稱(chēng)編制索引

　　我們?cè)诰幹破笫聵I(yè)單位名稱(chēng)索引時(shí)，除了要遵守上述這些規(guī)則，還要注意：

　　1.在一個(gè)由獨(dú)立的全稱(chēng)構(gòu)成的公司名稱(chēng)中，將這個(gè)名稱(chēng)顛倒過(guò)來(lái)，出現(xiàn)在前面的那個(gè)詞就是“姓”。如在Ted Corvair，Inc.這個(gè)名稱(chēng)中，Corvair是第一個(gè)部分，而Wed則是第二個(gè)部分。如果一個(gè)公司沒(méi)用全稱(chēng)，那么就按照通常書(shū)寫(xiě)的順序編索引。

　　2.如果這個(gè)公司的名稱(chēng)為Corvair Construction Company，那么出現(xiàn)在檔案中的名稱(chēng)就是原封不動(dòng)的本名。

　　3.如果碰到一個(gè)公司有兩個(gè)不同的名稱(chēng)，就根據(jù)最常用的那個(gè)名稱(chēng)編索引，另一名稱(chēng)登記在“相互參照條目”中。

　　4.當(dāng)發(fā)現(xiàn)一個(gè)復(fù)合詞或用連接號(hào)的名稱(chēng)，可把它看成是一個(gè)整體。同樣，新創(chuàng)造的詞也可以看成是一個(gè)整體。{page_break}

　　5.對(duì)于復(fù)合地理名詞，例如Los Alamos，歸檔時(shí)就把Los看成是第一部分，Alamos看成是第二部分。

　　6.在編制那些含有方位詞做重要成分的名稱(chēng)索引時(shí)，例如，Northwestern Life Insurance Company，在歸檔時(shí)每個(gè)方位詞都要分開(kāi)，即North作為第一部分，Western作為第二部分。

　　7.用于廣播電臺(tái)、電視臺(tái)的名稱(chēng)，單個(gè)字母也要分開(kāi)，處理成獨(dú)立的部分。在有些公司的名稱(chēng)中包含一部分以數(shù)字形式出現(xiàn)的代號(hào)，這樣的名稱(chēng)在歸檔時(shí)就將數(shù)字序列放在整個(gè)卷目的開(kāi)頭。如果代號(hào)全部寫(xiě)出，這些代號(hào)就要全部保留，并且要按字母順序歸檔。

　　8.外國(guó)商行的名稱(chēng)及包括在名稱(chēng)中的標(biāo)題，一般就按它們的正常寫(xiě)法歸檔，除非其中有些成分是可識(shí)別的，如姓或全稱(chēng)，在這種情況中，可以與英文名稱(chēng)相似的部分處理。

　　(三)按政府和政治名稱(chēng)編制索引

　　在為政府信件編制索引時(shí)，首先要抽取最重要的詞。先按國(guó)家，然后再按部門(mén)、局或委員會(huì)的名稱(chēng)歸檔。如果是省或者是市，也用同樣的方法，在省、市之后是這一級(jí)政府中相應(yīng)的部門(mén)、局或其他更小的機(jī)構(gòu)名稱(chēng)。

　　軍事設(shè)施要置于國(guó)家這一大卷目下，然后再歸在設(shè)施名稱(chēng)小卷目下。

　　編索引的整體處理原則可以作為在工作中編制我們自己的索引的重要參考，但一個(gè)秘書(shū)首先熟悉可用于自己公司的特殊的編制索引的方法。文件管理者應(yīng)該向秘書(shū)介紹過(guò)去這個(gè)部門(mén)已經(jīng)建立的、適用于所有重要的編索引的方法種類(lèi)的指導(dǎo)思想。但無(wú)論如何，秘書(shū)要始終遵循這些指導(dǎo)方針，將文件資料的錯(cuò)置或遺失等情況降到最低程度，并在需要提取時(shí)做到迅速無(wú)誤。