電子文件歸檔保密的管理辦法

　　隨著計算機應用的日益普及和電子文件的大量涌現，管理已成為全世界檔案工作者關注的焦點。目前的現狀是不少單位中的電子文件處于自發形成和保管的狀態。管理上無章程、無職責，更談不上有意識的將其歸檔保存，有的已造成電子文件的損壞、失效、散失、泄密，其損失難以彌補。采取務實、有效的措施。不僅是各單位搶救與日俱增的數字化記憶、積累寶貴的新型載體信息資源的迫切需要，而且也有利于推進這項理論的深人發展。我本著從計算機技術的特點出發，針對本單位管理中的實際問題，談點粗淺的認識。

　　以集中統一管理為原則明確歸檔電子文件的管理機制

　　歸檔電子件應有誰來管理?實踐中有兩種意見：一是由計算機站(或信息中心)來管，二是由檔案部門來管。前者的理由是計算機部門控制著網絡服務器獲終端系統的主機，有利于對歸檔電子文件進行登錄、轉儲、后備、共事等技術處理;技術部門配備有經驗豐富的計算機專業人員，有利于解決計算機應用復雜的技術問題。因此有的計算機部門不放心將這項職能交給檔案部門，檔案部門由于缺乏計算機專業設備和計算機專業人員，也對勝任這項工作缺乏信心，存有疑慮。因此在制定管理辦法中首先必須明確這個問題。我們認為，按照檔案集中統一管理的原則，歸檔電子文件從一開始就應當明確有檔案部門統一管理。其理由是，歸檔電子文件管理雖具有很強的技術性，但更具有一般檔案的共性。搞好這項管理首先不是技術問題，而是方法問題，檔案部門目前缺乏技術條件，這個問題確實需要解決，也是可以解決的。由檔案部門統一管理至少有以下優越性：一是有利于從檔案專業的視角出發，對本單位各類歸檔電子文件的管理進行統籌規劃，并將其納入規范化、專業化的軌道;二是有利于對電子文件的檔案價值進行準確鑒別，統一進行檔案電子文件的收集、存儲、保管、保護，確保歸檔電子文件的安全;三是有利于對歸檔電子文件的科學整理，建立歸檔電子文件之間，以及歸檔電子文件和其它載體之間的自然聯系，進行統一規范的著錄標引，以利于檔案的系統查找利用。

　　與傳統檔案管理相比，歸檔電子文件的管理具有很強的前移性，即一定要把規范化管理的觸角延伸到歸檔前電子文件的形成、收集、整理、保管的全過程，非如此，就無法確保歸檔電子文件的真實、有效、完整。為此我們在管理辦法中明確了以下兩項內容：一是對本單位計算機系統的購置、更新、設計、應用和管理明確檔案管理的要求，在系統設計和運行中考慮歸檔電子文件的采集范圍、存儲格式、保存位置、后備方式、密級劃分、權限設定等電子文件可以存儲在技術部門控制的計算機服務器上，但要按檔案管理的要求采取滿足上述要求的技術措施，明確工作責任任何指責范圍。二是隊形成電子文件的各業務部門要明確管理規范，包括電子文件的歸檔類目、著錄內容、登記方法、安全保管措施、歸檔時間和歸檔要求等，并將這些要求納入各業務部門的工作范圍和有關人員的崗位職責中去。管理辦法還明確檔案部門對上述兩項工作負有督促、檢查和指導的職責，這也是體現歸檔電子文件集中統一管理的重要方面。

　　集中統一管理還體現在檔案部門對歸檔電子文件的控制方式上，這就涉及到電子文件的歸檔方式。電子文件的歸檔一般有兩種方式：物理歸檔和邏輯歸檔。所謂物理歸檔是指將電子文件御載到脫機保存的載體上向檔案部門移交或通過計算機網絡將電子文件轉儲到受檔案部門控制的存儲器上;所謂邏輯歸檔是指僅將存儲歸檔電子文件的邏輯地址告知檔案部門，使檔案部門能通過網絡直接查閱該電子文件。盡管邏輯歸檔有利于發揮計算機信息共享的優勢，當在管理的初級階段應當強調物理歸檔。其理由是：邏輯歸檔的電子文件為存放檔案部門。在管理的技術條件和規范還不成熟的情況下，檔案部門難以對它的安全保管和合法存取進行有效的監控。因此在當前的管理制度中不能僅用邏輯歸檔方式，而應同時采取物理歸檔的管理方法。

　　以完整齊全為宗旨全面劃定歸檔電子文件的歸檔范圍

　　1、按文件的類型分，包括字(表)處理文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數據庫文件及計算機類文件八大類。

　　2、按文件的功能分，包括主文件和工具類、輔助類文件，如每個數據類文件的生成都有特定的軟件環境;主數據庫文件往往附帶若干輔助數據庫或索引文件、備注文件等;計算機程序類文件又往往附帶若干輔助設計文件、圖形文件等，如果缺乏支持電子文件運行的軟件和輔助類文件，在提供利用時主電子文件就無法正常使用，甚至根本無法打開。

　　3、按文件的形成過程分，包括草稿類、定稿類文件，定稿還可能有若干版本，當前主要將最后定稿文件和重要的修改版本歸檔。

　　4、按文件的內容分，包括所有具有檔案保存價值的電子文件。這是當前迫切需要解決，又一時不易解決的問題。我們的做法，一是參照傳統紙質文件的歸檔范圍，原則上凡具有傳統歸檔范圍內容的電子文件都用列入歸檔范圍。其保管期限也參照傳統文件的保管期限。另外根據電子文件的特點，適當擴大歸檔范圍，如反映公文運轉動態信息的數據庫、檔案管理的目錄數據庫等。二是研究分析本單位計算機應用的現狀，由檔案部門會同計算機中心和各業務部門，按照本單位計算機應用的范圍，具體確定各部門電子文件的歸檔類目。隨著本單位計算機應用的不斷擴展，對該歸檔類目逐步修訂和補充，直至較為完善。{page_break}

　　以電子文件的著錄和組盤為主要內容進行歸檔電子文件的整理

　　由于歸檔電子文件的信息可通過拷貝方便地轉儲到不同的載體上，且可做到拷貝不走樣，文件與其存放的載體已不如紙質文件那樣存在永恒的依附關系。由此，電子文件的整理也不能象傳統歸檔組卷。由于電子文件或歸檔不能被肉眼直接識別，其利用必須依賴特定的技術設備和支撐軟件，對其的查找利用尤其依賴完整、準確的著錄信息，因此，電子文件的著錄較紙質檔案更為重要兵備賦予許多新的內容。傳統檔案管理的職能主要是對檔案實體和檔案信息的管理，且往往偏重于前者，而歸檔電子文件則偏重于后者，這又是歸檔電子文件管理實踐中面臨的一個嶄新課題。

　　傳統文件的整理工作主要是組卷為了方便電子文件的管理和查找利用，對于脫機保存的歸檔電子文件，其整理工作主要是組盤。所謂組盤就是按一定的規律，將相關文件通過拷貝組合到統一磁盤、光盤或磁帶等載體上。曲于電子文件只要有完善的著錄標引，可方便地運用計算機查我，因此，其組盤可不必考慮所謂的文件的六個特征，我們的做法是按照保管期限、歸檔部門進行組盤。其理由是，將不同保管期限的文件分盤保管便于按不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命;將統一歸檔部門的文件集中在統一盤上可方便利用檔案的復制。為了確保電子文件組盤的統一規范，這項工作由檔案部門在接收歸檔文件時集申完成。組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范的命名，在盤內建立盤內文件目錄表，以利于計算機對該盤內文件的查找。

　　傳統的文件或檔案的著錄規則已不能完全用于歸檔電子文件，為此，我們在管理辦法中根據電子文件的特點明確其著錄規則，主要明確著錄項目和各項的定義。電子文件的著錄包括對載體的著錄和文件的著錄兩類。對載體的著錄包括：“載體類型”，分磁盤、光盤、磁帶三種;“盤號”，按三種載體類型各編制流水號;“保管期限”，記錄該載體內電子文件的保管期限;“歸檔部門”，記錄歸檔的處(科)室;“備注”，記錄該載體內文件的大致內容及其它有關說明。對文件的著錄包括：“文號”，即歸檔電子文件的唯一標識號，由8位數組成，前4位為每年一個流水號;“文件提名”，即電子文件的命名，它由正名與擴展名兩部分組成;“文件類型”，它按簽署的文件類型分為8種，各應用規范的詞匯表示;“技術環境”，即編制該電子文件的軟件名稱、型號、系列、版本等;“責任者”，即制作該文件的職能部門;“編制日期”，即文件的制作完成日期;“歸檔日期”，即文件移交檔案部門的日期;“相關文件檔號”即與該文件內容相同的其它載體文件的檔號;“文件來源”，即記錄該文件是從何計算機的哪個存儲器的目錄中余載下來的。

　　以確保真實、有效為目的把好歸檔電子文件的質量檢驗關

　　針對電子文件的性質，在制定管理辦法時明確把好以下三關：一是入口關，即在檔案部門接收電子文件時要檢驗每個文件能否被正常讀取、打開或運行;有無被感染計算機病毒;內容是否完整，是否與歸檔移交清單或文件機讀目錄相一致等。二是利用關「即在平時提供利用時，一旦發現有文件損壞或感染病毒，立即要對該載體內存處的所有文件進行檢驗，并采取措施修復損壞的文件。在利用電子文件時要特別防止由于計算機的故障和帶病毒，使原來正常的電子文件受到破壞。三是定期抽查關，即對歸檔后的電子文件建立定期檢驗的制度。數據類電子文件檢驗能否被正常閱讀，程序類電子文件檢驗能否被正常運行。

　　以脫機載體為重點加強歸檔電子文件的保護

　　由于我們的立足點是將歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存儲載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存;因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但刻錄儀一時難以普及，我們根據現在的實際情況，將軟盤作為一種過渡性的保存載體。因此，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，為此，在管理辦法中明確以下初步的保護措施。

　　1、軟磁盤的保護

　　(1)統一軟磁盤的規格。目前雖普遍使用3.5存高密盤，但仍有不少早期形成的電子文件報存在5存盤低密磁盤上，隨之計算機的更新，這類盤中的文件已無法被計算機讀取，因此要盡快將早期形成的電子文件統一轉儲到3.5存高密盤上保存。

　　(2)認真選擇軟磁盤。軟磁盤的質量直接影響到磁盤內信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到一年就讀不出數據。目前市場上存在不少偽劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。

　　(3)規范保管條件。要求將軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕性氣體和溫濕度適中的環境中，環境空氣相對濕度控制在40%-50%。溫度控制在攝氏14-24度。

　　(4)加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于寫保護狀態。

　　(5)對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件解密和顯現文件名后在歸檔保存。

　　(6)在條件允許時，及時將存儲電子文件的軟盤載體更換成光盤等其它更利于長久保存的載體。

　　2、光盤的保護

　　(1)規范排放和使用。光盤的存放應置于和中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

　　(2)保持良好的溫濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變，為此光盤存放的溫度需控制在攝氏14-24度，相對濕度在45%-65%。

　　(3)注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。

　　不管磁盤還是光盤，定期復制是當前延長檔案電子文件的有效措施，我們規定，磁盤每2年，光盤每5年轉儲一次，轉出后的載體與原載體同樣編號保存。