文檔管理在知識管理中地位

　　知識管理項目開展過程中，經常會引發知識管理與知識管理廣義范疇的重要組成部分，并且在知識管理中所扮演的角色和所發揮的作用仍然是至關重要的，不能僅僅看到文檔管理對象的知識特征。文檔管理在知識管理中的重要性，主要體現為以下三個方面：

　　顯性知識的管理是知識管理最為基礎的一項內容

　　文檔管理的企業各類重要顯性知識文檔，是企業知識管理最為基礎的一項內容。美國Delphi咨詢集團的一項調查表明，在組織所獲取的知識中，大約46%是以文本和電子文檔的形式存在的。企業文檔作為企業活動的記錄，凝結了企業員工在從事各項活動過程中獲得的認識、體會、經驗和教訓，是企業知識的“沉淀容器”。又如IBM Lotus公司在其企業知識管理軟件產品白皮書中所說：“文檔是知識的容器，是已經物化的顯性知識，其中蘊涵了大量本企業的知識財產。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內容的知識，正是知識管理的一個主要目標。”

　　顯性化管理知識是知識管理的重要手段和途徑

　　隱性知識是企業核心競爭力的源泉。但是由于隱性知識存儲于企業員工個人的大腦之中，相對于顯性知識來說，實現共享的難度較大。促進隱性知識顯性化是隱性知識管理的主要策略，促使隱性知識轉化為顯性知識一直是知識管理的一項重要任務。企業文檔管理，控制著組織內部所有文檔的生成、辦理、日常保管和利用，是隱性知識向顯性知識轉換的重要渠道，此外，企業的質量標準文件、操作說明書、業務指南和員工手冊等都是企業文檔管理的重點內容，這些也都是隱性知識顯現化的成果。因此，文檔管理對組織能否實現知識管理至關重要。

　　文檔管理的嚴謹特性是對知識管理共享特性的有力補充

　　知識管理的核心在于知識信息匯集、共享與應用，是鼓勵全員參與的管理活動，因而難以用嚴格的制度約束去保障所有匯聚的知識信息的高價值、嚴格時效特性等。嚴格的制度控制與行為規范約束本身并不利于知識共享行為的產生，不利于激發員工的知識創新應用，不符合知識管理創新目標要求。而文檔管理，尤其是企業檔案管理，已經形成一套嚴格的管理體系，作為企業運營管理中的一項業務流程來運轉。文檔管理人員投入相當的精力確保了文檔的及時分類、整理、編輯與傳遞，科學歸檔保管，并有嚴格的安全控制策略與權限管理措施，確保企業核心資料的安全。企業檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的過程、內容、結果，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。當發生知識產權糾紛時，它們甚至能起到至關重要的憑證作用。正是由于這一特性，企業檔案還可以成為保護企業知識產權的有力武器。

　　知識管理正是以有效的文檔管理為基礎，在企業重點領域顯性知識規范和結構化存儲條件下，拓展知識管理在知識流轉共享應用環節、隱性知識管理、知識文化培育等方面的創新應用，企業知識資產的管理才能更有保障，企業知識的運作與流動才能更高效。