文檔管理在知識管理中地位

　　知識管理項目開展過程中，經(jīng)常會引發(fā)知識管理與知識管理廣義范疇的重要組成部分，并且在知識管理中所扮演的角色和所發(fā)揮的作用仍然是至關(guān)重要的，不能僅僅看到文檔管理對象的知識特征。文檔管理在知識管理中的重要性，主要體現(xiàn)為以下三個方面：

　　顯性知識的管理是知識管理最為基礎(chǔ)的一項內(nèi)容

　　文檔管理的企業(yè)各類重要顯性知識文檔，是企業(yè)知識管理最為基礎(chǔ)的一項內(nèi)容。美國Delphi咨詢集團(tuán)的一項調(diào)查表明，在組織所獲取的知識中，大約46%是以文本和電子文檔的形式存在的。企業(yè)文檔作為企業(yè)活動的記錄，凝結(jié)了企業(yè)員工在從事各項活動過程中獲得的認(rèn)識、體會、經(jīng)驗和教訓(xùn)，是企業(yè)知識的“沉淀容器”。又如IBM Lotus公司在其企業(yè)知識管理軟件產(chǎn)品白皮書中所說：“文檔是知識的容器，是已經(jīng)物化的顯性知識，其中蘊(yùn)涵了大量本企業(yè)的知識財產(chǎn)。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識，正是知識管理的一個主要目標(biāo)。”

　　顯性化管理知識是知識管理的重要手段和途徑

　　隱性知識是企業(yè)核心競爭力的源泉。但是由于隱性知識存儲于企業(yè)員工個人的大腦之中，相對于顯性知識來說，實現(xiàn)共享的難度較大。促進(jìn)隱性知識顯性化是隱性知識管理的主要策略，促使隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識一直是知識管理的一項重要任務(wù)。企業(yè)文檔管理，控制著組織內(nèi)部所有文檔的生成、辦理、日常保管和利用，是隱性知識向顯性知識轉(zhuǎn)換的重要渠道，此外，企業(yè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件、操作說明書、業(yè)務(wù)指南和員工手冊等都是企業(yè)文檔管理的重點內(nèi)容，這些也都是隱性知識顯現(xiàn)化的成果。因此，文檔管理對組織能否實現(xiàn)知識管理至關(guān)重要。

　　文檔管理的嚴(yán)謹(jǐn)特性是對知識管理共享特性的有力補(bǔ)充

　　知識管理的核心在于知識信息匯集、共享與應(yīng)用，是鼓勵全員參與的管理活動，因而難以用嚴(yán)格的制度約束去保障所有匯聚的知識信息的高價值、嚴(yán)格時效特性等。嚴(yán)格的制度控制與行為規(guī)范約束本身并不利于知識共享行為的產(chǎn)生，不利于激發(fā)員工的知識創(chuàng)新應(yīng)用，不符合知識管理創(chuàng)新目標(biāo)要求。而文檔管理，尤其是企業(yè)檔案管理，已經(jīng)形成一套嚴(yán)格的管理體系，作為企業(yè)運營管理中的一項業(yè)務(wù)流程來運轉(zhuǎn)。文檔管理人員投入相當(dāng)?shù)木Υ_保了文檔的及時分類、整理、編輯與傳遞，科學(xué)歸檔保管，并有嚴(yán)格的安全控制策略與權(quán)限管理措施，確保企業(yè)核心資料的安全。企業(yè)檔案真實地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識創(chuàng)新活動的過程、內(nèi)容、結(jié)果，是企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權(quán)的法律憑證。當(dāng)發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，它們甚至能起到至關(guān)重要的憑證作用。正是由于這一特性，企業(yè)檔案還可以成為保護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的有力武器。

　　知識管理正是以有效的文檔管理為基礎(chǔ)，在企業(yè)重點領(lǐng)域顯性知識規(guī)范和結(jié)構(gòu)化存儲條件下，拓展知識管理在知識流轉(zhuǎn)共享應(yīng)用環(huán)節(jié)、隱性知識管理、知識文化培育等方面的創(chuàng)新應(yīng)用，企業(yè)知識資產(chǎn)的管理才能更有保障，企業(yè)知識的運作與流動才能更高效。