中小企業在規章制度方面存在的常見問題

　　（一） 內部控制制度不健全。

　　目前，多數中小企業的內部控制制度不夠全面，沒有覆蓋企業中所有部門和人員，沒有滲透到企業各個業務領域和業務操作系統。尤其在財務部門，小企業會計工作秩序混亂，核算不實而造成的會計信息失真現象極為嚴重。如不少企業常規印章分管制度，會計人員分工中的“內部牽制原則”均未建立，甚至一些小企業連正規的財會部門也沒有建立，會計、出納及財務審核一切工作均由一個人包辦。原始憑證的取得和填制本身就不合法，以此為依據編制的記賬憑證、登記賬簿、編制的財務報表及進行的一系列財務分析等也可可能失真。

　　比如，福建某公司上海分公司的行政、財務工作均由王小姐一人負責，2007年7月上海分公司采購了4臺手提電腦，被其他員工實際領用3臺，尚有1臺在 王小姐處保管，該臺電腦雖入財務賬，但實物賬中卻沒有 王小姐入庫和領用的記錄。2007年12月底 王小姐離職移交時向公司隱瞞了實際領用該電腦的事實，由于實物賬中也沒有 王小姐領用的記錄，公司并未發現。直到2008年3月份，公司對上海分公司固定資產進行盤點時才發現上述問題，而此 時王小姐離職后已經不知去向。

　　還有我們最近辦的一個案例，真為該公司混亂的財務管理捏把汗，因為財務自己就可以決定匯出多少錢，真是夠可怕的：深圳某公司上海分公司韓某對上海分公司提起勞動仲裁要求公司支付2008年5月份工資、未簽勞動合同的雙倍工資、銷售提成和經濟補償金等共計約8萬余元。在仲裁發生后，我們建議企業先將韓某2008年5月份工資2000余元通過銀行卡支付給韓某。后企業總經理電話通知分公司財務將韓某2008年5月份工資2000余元支付給韓某。誰知該財務沒有理解總經理的意思，自說自話向韓某的工資卡賬戶中一次性支付了15000余元，后來該財務解釋說自己之前聽同事談起過韓某向公司起訴要求公司賠償15000余元，現在又接到總經理的付款通知，以為公司同意支付了，就按自己認為正確的算法把錢支付出去了。

　　（二）缺乏有效的監督機制。

　　中小企業內部審計只能大多缺失，不能及時發現內部員工的違法違紀行為。一些企業的業務經辦人員、財會人員或管理人員利用監督不力的漏洞，進行職務侵占、挪用單位資金等違法行為。

　　上海某科技發展有限公司常熟辦事處主任張某，利用客戶付款的漏洞和公司財務管理漏洞，在2006年－2007年短短1年的時間內，非法侵占公司貨款60余萬元。其具體操作手法非常簡單，也非常明目張膽：公司銷售貨物給客戶，客戶常常采取現金直接付給張某，但張某卻向公司謊稱客戶沒有付款，而公司也疏于與客戶對賬，張某因此截留公司貨款從事其他活動。直到被該辦事處其他員工向公司舉報，張某才案發。

　　（三） 內控制度行為主體素質較低。

　　有些企業甚至讓根本不具備會計從業資格的人員從事財務工作，由于這一部分人員普遍素質及業務能力低下，連正常的會計業務都處理不好，錯誤百出，更談不上對內部控制制度的運用了，加上一些中小企業領導本人對會計法規、會計制度及會計準則不熟悉，法律意識淡薄，客觀上使個別內部人員利用這些漏洞，擠占、挪用甚至貪污企業的資產。

　　舉個最簡單的財務常識例子：我們經常遇到有些小企業財務在計算日工資標準時常常簡單地采取日工資＝月工資標準/30,如果某離職員工工作到當月22日，在計發離職其末月工資時常常會采取末月工資＝月工資標準/30×22，而這樣錯誤的算法常常為勞動爭議埋下了隱患，有可能使用人單位面臨勞動爭議敗訴的風險。其實正確的算法為末月工資＝月工資標準/21.75×當月實際工作天數。

　　（四）對內控制度執行不力。內部控制制度是企業各個業務部門或人員，在業務運作過程中形成的相互影響、相互制約的一種動態機制，是具有控制功能的各種方式、措施及程序的總稱，它絕不等同于規章制度。內部控制要以有效為前提，其關鍵是作為內控制度主體的經理和員工，要嚴格執行內控制度，不能圖省事、怕麻煩。

　　上海某家具有限公司制定了嚴密的《印章管理辦法》，按該辦法規定，嚴格限制員工帶公章外出，若必須帶印章外出的，則需總經理簽字，辦理好外帶公章領用手續，并至少2人同行，做好用印記錄。2007年5月的某日，業務員黃某以要帶公章去客戶處當場簽合同為由，要求攜帶公章外出，正巧總經理外出，印章保管人于是自己決定將公章交黃某，也未辦理任何領用手續。2007年6月初，黃某提出口頭提出辭職得到公司批準。但2007年6月中旬，公司突然收到勞動仲裁委員會的開庭傳票，原來黃某以被公司辭退為由向公司索取6萬余元經濟補償金，隨仲裁傳票寄來的是蓋有公司公章的一紙辭退通知書，但公司卻苦于無證據證明黃某曾經實際接觸過公章。