文檔管理系統在企業中的應用

　　現在各界均在宣揚學生減負。不管是國家教育部準備實行的“國十條”，還是北京已經實施的“減負八條”。都為了給學生減負努力著。希望爭取給學生們更多的空閑，更多的休息時間和娛樂時間。

　　反觀與學生相對的社會人士。市場競爭逐漸激烈，各家單位業務量逐漸增多，都在拼命的搶占市場份額。員工壓力增大，工作量日益增多，苦不堪言。往往是孩子已經到家做完作業在看電視的時候，父母還在公司加班加點的干活。

　　這種現象如今可謂是司空見慣。每個辦公室里基本都有人加班到八九點鐘。有些單位加班更是成為正常現象。對于企業減負已經是迫在眉睫。但是具體該如何操作，才能做到真實有效的減負，而不影響企業的正常運作。

　　觀察學生的減負方式，我們能得出的結論就是，提高效率。回顧學生時代的生活，都是簡單高效的，為何在社會單位中不能也像學校管理學生一樣，進行高效管理呢?我們先分析一下學校是如何讓學生提高效率的。或許可以類比出企事業單位的提效之路。

　　1.學習資料充足。老師有充足的學習資料和學習材料，可以提供給學生使用。如果學生遺失，老師可以提供新的。保證信息準確充足。

　　2.學校分科明確。各科都有相應的資料給學生做參考、學習，用不到的則不發。學生只需做好自己的事情，學好手中的資料，而老師負責安排資料的發放。

　　3.互相學習。當遇到問題的時候，可以互相借閱參考書。方便學習。大家共同使用一些參考書，促進共同進步。用完后歸還，不影響自己學習。

　　4.老師指導。遇到不會的問題可以去找老師，老師會指出問題所在。告訴你相應的資料在哪里，不用你自己去浪費大量的時間尋找相應的資料。

　　這些看似簡單的做法，如若要應用到企業當中，則是十分的復雜和困難。企業如何能做到這些呢?帶著這個疑慮，我們詢問了致得團隊。致得的專家團隊給了我們文檔管理系統的四條功能，來對應學校的四點高效做法。

　　1.集中存儲：為單位搭建海量文檔集中存儲的平臺，實現統一文檔共享。不用擔心散落在各臺電腦上的數據會丟失，遺漏。采用B/S架構，搭建一個安全的網絡環境，信息實現內外部共享。支持局域網、互聯網訪問，可跨地域地辦公。當企業文檔或硬盤因人員操作失誤或病毒感染等原因導致破壞時，可以利用完整備份的數據在第一時間進行恢復，保證內部核心數據的完整和安全。

　　2.權限管理功能。在統一管理平臺中，可以為不同人員設定相應的權限，如瀏覽、編輯、下載、拷貝、刪除等等。這樣可以按照員工的部門或者分工，來給員工設定相應的權限。這可以讓員工看見所有與自己相關的文檔。不必為材料眾多卻找不到自己需要的文件而頭疼。而且這些權限管理可以降低機密文件在公司內部的可視性，避免員工隨意拷貝重要資料，實現企業文檔的安全管理。

　　3.借出功能。致得團隊開發的借出功能支持將公共文檔和個人文檔進行借閱管理。借出過程中可控制用戶訪問權限。被借閱用戶會收到系統發送的即時消息通知。系統支持根據時間對借出的文檔自動進行收回處理。這樣方便大家一起辦公，共享信息。也可保證信息不會外流，不影響到自己的工作。

　　4.搜索功能。全文搜索及高級搜索引擎可快速從海量資料中精準查找所需文件。普通搜索的速度與windows的搜索相比會迅速很多。毫秒級別搜索可節約數倍的搜索時間。并且支持模糊搜索和精準搜索兩種模式。高級搜索功能，支持多維度搜索，例如對：正文，文件名，編號等。這樣可以快速的找到自己所需的文件。加快辦公的效率。

　　企業辦公不能只是靠加班來完成工作。一味的加班壓榨員工不是長久可行的辦法。應該優化辦公，在原有的工作基礎上，提高員工的辦公效率，讓員工能按時按量保質的完成工作。所以企業減負是必須。當其他人早已是運用高科技手段辦公的時候，你還在用加班和停休來維持業績。那你離失敗只有一步之遙。