項目文檔管理的方法與手段

　　文檔管理是項目管理中非常重要而基礎的一環(huán)，存在于項目的整個生命周期之中。如果一個項目缺乏文檔管理，那么它也就不是一個規(guī)范、標準的項目。文檔管理在項目開發(fā)中占有十分重要的地位和相當大的工作量，高質量、高效率的收集、歸納、分享、管理和保護項目文檔，對于提高項目管理水平和項目質量有極其重要的意義。

　　項目文檔的生命周期一般包括：創(chuàng)建、審批、發(fā)布、修改、分發(fā)、簽收、歸檔、廢止、恢復等環(huán)節(jié)。管好項目文檔，就是管好它的整個生命周期。

　　那么，如何才能做好項目的文檔管理呢?

　　重點就在于管好文檔的整個生命周期。

　　創(chuàng)建：模板、命名、分類、權限

　　創(chuàng)建一份新的項目文檔，絕不僅僅是新建一個文件或文件夾就完成了。首先，任何項目文檔的創(chuàng)建都需要遵循固定的文檔模板，滿足其對內容、格式的基本要求，以便更好的體現出文檔所要展現的內容。比如：設置文檔的頁眉頁腳格式、文檔的目錄樣式以及文檔的字體等等。不同類別的文檔應具有不同的模板，以便操作者能夠更好地明白在建立不同文檔時所需要采用哪種類型的模板。如果文檔模板發(fā)生變更，必須及時知會使用者，做好文檔的模版管理。

　　其次，文檔的命名與分類也是需要注意的。管理者必須規(guī)定項目文檔命名與分類的依據和要求，以便使用者能夠快速準確的定位到自己所需的文件。具體的命名方法請參見“原文鏈接”。

　　最后，就是要為新建的文檔設置權限了。由于一個項目中，同一項工作有可能需要不同任務組的多個人員同時協作完成，因此權限設置必須類型廣、組合多，針對特殊情況具有特殊的方法來應對。應當注意，權限管理是為了讓項目人員在許可的權限下，更加可靠、準確的使用文檔，絕不應該增加更多復雜不便的管理操作。

　　審批：以文件為核心建立流程

　　我們一再強調文檔管理的審批和傳統OA的審批不同，其原因就是根本的出發(fā)點不同。文檔管理的審批應該以文件為核心建立流程。不論是文件的權限申請還是文件會簽，一切操作始終圍繞著文件本身。放棄過去用OA來走流程，用郵件來傳附件的文檔審批方式吧，采用一套以文件為核心的在線流程，讓審批變得簡單起來。

　　發(fā)布：統一、快速、準確的發(fā)布渠道

　　如何將項目文檔的創(chuàng)建、修改等消息快速而又準確的通知到每一個人?渠道很關鍵。所有信息均是圍繞著文檔操作，保證信息的準確性。同時，要滿足現在移動辦公的時代潮流，不論是網頁、APP還是微信，都要保證能在第一時間收到信息。

　　處理：在線預覽與修改、版本控制、報表

　　文檔處理是文檔管理中的重中之重，因為我們圍繞文檔建立的一切標準、要求最終是為了方便使用。在項目文檔使用中，我們最常遇到問題是如何查找文件、如何快速預覽和修改文件、如何管理不同版本的文件。

　　搜索已經是我們查找信息不可或缺的手段。相比于按照結構樹一層一層的去尋找，根據文檔的內容、屬性等標簽去搜索文件無疑會事半功倍。強大的搜索應該覆蓋文件的方方面面，不論是文件的名稱、內容、修改時間，還是修改人、分類和自定義屬性，越詳細的搜索條件，就能越快速的定位所需文件。這時候，我們前面的文件分類和標簽就起到相當大的作用了。

　　在這個移動辦公越來越普遍的時代，許多工作不再受時間和地點的限制。相匹配的，我們也應該能夠隨時隨地的查看文件。不論是網頁、平板還是手機，不論是word、excel還是pdf，只要有網絡，各種文件的預覽需求都應該統統被滿足。

　　最后，是要管理好文檔的不同版本。在一個項目中，文檔在使用過程中發(fā)生變更是很常見的現象。對于發(fā)生變更的文檔，最好的方法就是版本管理。

　　首先，要有詳細的文檔變更日志，知道何人何時修改了文檔，通過版本比較，能快速的找到不同點;其次，文檔的最終版要能夠方便人使用，如果出現只能看變更歷史才知道最終版本的話將大大提高使用成本。對于舊版本，同樣應該記錄保留。不論是版本查閱還是版本回溯，完善的版本管理會將每一個文件版本的價值最大化。

　　分發(fā)：推薦、發(fā)布、訂閱等

　　文檔分發(fā)與消息發(fā)布的要求類似，一方面既要保證傳遞文件的準確性，一方面也要保證消息的及時性。使用QQ、郵箱來傳遞文件，不僅速度慢，而且容易造成文件的丟失和損壞。因此，文件分發(fā)必須要保證統一、安全、快速。通過文件分享或發(fā)布取代傳統的附件形式，既能夠在同一平臺上實現文件的快速流轉，又能夠滿足不同人員的不同權限要求，

　　簽收、歸檔、恢復

　　當文檔經歷創(chuàng)建、修改、審批等種種過程之后，最終被批準定稿。一個已經定稿的標準化文件，是不允許隨意變更或移動的。那么，如何確保文檔內容的準確性與完整性呢?一方面，通過完善的權限管理來約束相關人員的操作，另一方面通過文件的狀態(tài)標記為文檔設置一定的操作限制，從而達到項目文檔的管理需求。

　　另外，應盡量選擇安全可靠的設備和系統來存儲所有的項目文檔，做好數據備份。在硬件出現問題時，能夠快速的恢復數據，繼續(xù)工作。

　　對于大型的企業(yè)來說，采用分布式架構的文件存儲方式是一個不錯的選擇。它能夠在保證存儲空間足夠大的同時，還具有相當完備的容災機制。

　　文檔管理已經成為了項目管理中重要工作，其管理水平也漸漸成為了項目管理水平的駐澳標志。文檔管理工作是一項非常繁瑣、復雜的工作，如果缺乏必要的工具和手段必然會給項目管理帶來極大的難題。因此，選擇一款優(yōu)秀的文檔管理系統是一個非常不錯的選擇。Kass文檔管理軟件作為國內首家正式上線的文檔管理系統，在功能和穩(wěn)定上都有非常好的體驗。是許多世界五百強企業(yè)長期合作的辦公管理軟件。