差旅管理，是企業(yè)尚未挖掘的富礦

　　盡管差旅費一直處在企業(yè)的“風口浪尖”上，但這卻是企業(yè)不可忽視的重要可控成本。

　　“對于歐美企業(yè)來說，差旅是財務報表中很重要的一個呈現(xiàn)部分，在經(jīng)濟危機或者企業(yè)經(jīng)營狀況發(fā)生問題的時候，差旅成本也是首當其沖要進行壓縮的。”某大型跨國公司采購部負責人王丹(化名)表示，相比之下，中國企業(yè)對差旅管理的理解還是“半生不熟”，而隨著國際化的加深和企業(yè)管理的日益規(guī)范，差旅管理的重要性正在不斷提升。

　　成本效率雙優(yōu)化

　　真正全面的差旅管理不是小節(jié)約，而是大優(yōu)化，不是單一的成本控制，而是整體的管理升級。

　　簡單地說，差旅管理就是企業(yè)對員工或者客戶在差旅方面所涉及到的各方面費用，包括機票、酒店、甚至租車等進行采購、報銷和支出，而對于業(yè)務網(wǎng)絡龐大、出差安排頻繁的跨國企業(yè)來說則是一項龐大的工程，比如像GE這樣的大公司，其在中國2011年一年機票采購就達到14萬張左右，約合4000萬美元;而平安集團2013年的中報亦顯示，其半年的差旅費達到了3.34億元。

　　作為全球化的公司，華為也面臨著同樣的問題，因此早在2004年，華為就在內(nèi)部成立了自己的差旅管理部門，這也是慧通商務的前身，目前，后者已經(jīng)獨立成為華為的全資子公司，處理當前華為90%的國內(nèi)差旅支出，以及70%的國際差旅支出，除此之外，其客戶也都是在各行業(yè)中的重量級企業(yè)，比如三一重工[微博](7.44, -0.17, -2.23%)、羅氏、平安集團、萬科等等。

　　“成本節(jié)約是差旅管理最明顯、最直接的一個效果，” 慧通商務差旅服務部部長付育表示，華為每年對差旅管理都要做出成本考核，2012年節(jié)省成本為7000萬元。

　　但是，單純的成本導向也讓很多企業(yè)的差旅管理陷入誤區(qū)，在國內(nèi)企業(yè)中經(jīng)常遇到的情形是，很多公司認為差旅管理就是單次交易的節(jié)約，比如一張機票便宜了幾十塊錢，為此員工要到處打電話比價，投入人力去討價還價，回來貼票報銷也給審批帶來了很大的麻煩，“效率很低，而且造成了企業(yè)財務成本的積壓，這樣帶來的整體的浪費他們沒有看到。”付育說。

　　因此，真正全面的差旅管理不是小節(jié)約，而是大優(yōu)化，不是單一的成本控制，而是整體的管理升級。

　　德國嘉惠國際中國區(qū)總經(jīng)理王璐就指出，這些企業(yè)通過對差旅全面流程的改造，不僅實現(xiàn)了票價的節(jié)約，而且提高了效率，降低了人工成本。

　　“對于小公司來說，差旅管理的目的就是票價、房價的節(jié)約，但是對于有規(guī)模的公司來講，更多的節(jié)約是在整體流程上，差旅管理所帶來的管理成本的節(jié)約和效率的提升更加重要。”付育說。

　　事實上，在某些特殊情況下差旅管理所扮演的后一種角色更為重要，比如在突發(fā)情況發(fā)生的時候，企業(yè)如何通過與航空公司以及當?shù)乇ｋU機構建立的關系及時解決員工的出行安全和出行效率，這也考驗了公司的管理水平和危機處理能力，付育就曾多次處理這樣的情況，比如冰島火山灰影響了整個歐洲的航班，德國法蘭克福機場的大罷工，“會影響很多員工行程，這就需要一個緊急救援和處理的措施;越是大公司此類需求就會更多。”{page_break}

　　差旅管理平衡術

　　集中會帶來更大的節(jié)約，統(tǒng)一管理之后就會從當中找到很多地方可以去壓縮、去節(jié)約。

　　盡管很多企業(yè)都接受差旅管理的概念，但是卻難以實現(xiàn)有效的差旅管理。

　　付育將此稱之為一門集采購、行政、財務于一體的科學，這其中既包括如何給員工提供優(yōu)質(zhì)的資源——這原本是采購負責的，還包括行政部分提供給員工的優(yōu)質(zhì)的服務，除此之外，不可或缺的還要有快速的結(jié)算，甚至能夠通過結(jié)算周期的調(diào)整給公司降低成本——而這又是財務方面所要精通的。

　　要實現(xiàn)上述的多重效果，企業(yè)首先就要制定一個清晰而全面的差旅政策，其中包括差旅預訂工具和供應商的選擇，報銷系統(tǒng)和流程控制，差旅人員在途以及到達目的地所需要什么樣的配套，也包括支付工具以及數(shù)據(jù)管理等等。

　　而這些技術性的選擇之前，首要的就是要確定差旅政策的大原則，即差旅管理的目的，“根據(jù)不同的公司戰(zhàn)略，差旅政策的方向可能不太一致，但是一般的差旅政策都要同時兼顧到企業(yè)管理，要在成本控制和員工滿意度上做到一個平衡。”王丹說。

　　一個很小的例子可以看出企業(yè)在平衡兩者關系上的用心良苦，比如要求出差員工合住的政策無疑會降低差旅成本，但是卻違背了員工的出行偏好，因此華為的做法就是在這方面采用鼓勵性的差旅政策：合住的員工每天會有5美元的一個獎勵。

　　而在差旅政策大方向確立的情況下，一些小的調(diào)整也必不可少，以使其能夠迎合外界環(huán)境的變化和內(nèi)部員工的需求，比如GE的差旅政策就是嚴格執(zhí)行最低票價原則，但是會根據(jù)CPI變化等調(diào)整員工的餐費補助，同時對員工進行滿意度的調(diào)研，定期對差旅管理進行修整和微調(diào)。

　　但是對于很多中國企業(yè)來說，還遠沒有實現(xiàn)上述的精細化管理，“我們跟國內(nèi)大企業(yè)合作的時候，發(fā)現(xiàn)其實大家都很重視這件事情，但是從組織上和流程上是沒有得到保障的。” 付育建議，差旅金額超過千萬元的企業(yè)應該有一個差旅管理的經(jīng)理，特別是對于制訂差旅政策和分析差旅報表方面這是很重要的設置。

　　不過對于大多數(shù)中國企業(yè)而言，差旅管理的人員更多是“兼職”狀態(tài)，并不具備專業(yè)化的差旅管理經(jīng)驗，由此也就帶來一個差旅管理中最致命的問題，就是難以集中，這也是進入中國市場5年的德國嘉惠國際在面對中國企業(yè)時經(jīng)常遇到的問題：每個部門，甚至每個差旅人員都可以隨意訂票，預算不集中，隨后的支付也是多樣的，“就是要有集中和整合才能上升到管理的層面。”王璐指出。

　　“集中會帶來更大的節(jié)約，統(tǒng)一管理之后就會從當中找到很多地方可以去壓縮、去節(jié)約。”付育說。

　　首先集中采購會給企業(yè)節(jié)約一定的成本，一般情況下員工的個人機票預訂如果是8.5折至9折，那么集中采購則可以降低到7.5折至8折甚至更低的折扣，僅機票一項，企業(yè)一年就能節(jié)省10%差旅成本;相比之下，集中支付的效果卻往往被企業(yè)忽略，王丹就指出，如果員工都能用公司信用卡進行結(jié)算，那么企業(yè)可以利用信用卡的免息期，也能保證公司的現(xiàn)金流水平。