秘書資格：辦公事務和管理指導

　　一、公司內部人員的流動

　　1.如果員工在有高度安全要求的設備周圍走動，一定要隨身攜帶(即使不佩戴)身份證。在公司里員工會領取貼有個人照片的身份證。員工應該隨時隨地攜帶類似這樣的身份證明，因為他們可能會因為安全檢查的需要而隨時要求出具他們的身份證。

　　2.有的公司可能會要求員工佩戴標記卡，以便于順利地通過某些有嚴格限制的區域。在某些要求高度安全的設備前，裝有電子裝置的標記卡會激活安全密鎖，這樣人員便可以很方便的通過特殊區域，同時又照顧到公司的安全。

　　3.關于汽車停放，所有的員工都應該在他們的汽車擋風玻璃前展示他們的停放許可證。這種停放許可證任何時候都可以幫助識別進入停車位的車輛，尤其是在大量的車流涌入的時候;而且安全檢查人員，可以通過識別其車輛和主人而在其停放車輛后立即聯系。

　　二、計算機的使用

　　1.由于越來越多的辦公室人員開始使用計算機設備，所以很有必要建立安全防范措施。關于利用，現在傾向于發放有規律變化的個人身份識別密碼。某些員工使用中央系統的信息會受到限制，這主要是根據實施他們的工作所需信息的級別的不同而制定的。而且，某些計算機終端將是“啞”終端或非智能終端，這意味著他們可以在計算機的顯示器上看到所需用的信息，但是他們無法對其進行任何形式的修改，更無法將其從終端刪除。

　　2.一個中央計算機設備的系統管理使得監控計算機終端的使用成為可能，因為每一位用戶聯機和停止聯機的次數將會被記錄下來，這種記錄還有其他與系統使用的信息。員工將會被分配個人磁盤空間，這也會受到監控以便于根據要求增加或減少磁盤空間。這樣的系統管理不僅加強了系統的安全性，也同樣提高了總體的管理水平。

　　三、建筑物和設備的使用

　　1.有關工作場所設計的安全措施包括：

　　2.提供照明良好的。干燥的、無紙片的工作地面(甚至橡皮圈也不能有，以免引起滑跌);樓梯應該有梯面;

　　3.毀壞的地面要修復，地面應該涂防滑漆;

　　4.地毯應保持良好狀態;

　　5.辦公桌和柜子應排列好，不要面對室內通道，檔案柜應拴在一起，以防翻倒;

　　6.電線和電話線應該弄短或用帶子捆扎在桌子上;

　　7.沉重的資料不要堆放在柜頂上;

　　8.設備應經過完全徹底的維修，并按健康和安全的標準定期檢查;

　　9.辦公室經理應根據安全檢查表每月進行安全檢查，檢查包括上述項目和其他一些目。