如何做好公文處理工作

　　公文處理是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,是秘書(shū)人員為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀和助手的一個(gè)重要方面。面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù),如何做好公文處理工作?通過(guò)實(shí)踐和思考,筆者認(rèn)為要重點(diǎn)把握好以下幾個(gè)方面。

　　一、注重公文時(shí)效

　　公文處理工作具有很強(qiáng)的時(shí)效性。每一份公文都是有時(shí)效的,公文只有在特定的時(shí)間內(nèi)才能產(chǎn)生效用。古人講:“言當(dāng)其時(shí),一字千金,言背其時(shí),一文不值。”文秘人員在公文處理工作中要強(qiáng)化時(shí)間觀念,對(duì)每一份公文都要及時(shí)辦理,整個(gè)公文處理過(guò)程不拖、不壓、不誤、不漏。同時(shí)要按照公文的性質(zhì)和內(nèi)容,正確區(qū)分輕重緩急,急件急辦,特件特辦,保證急件、要件優(yōu)先處理。在公文處理活動(dòng)中還應(yīng)實(shí)施科學(xué)有效的管理,簡(jiǎn)化辦文程序,減少不必要的重復(fù)過(guò)程,對(duì)閱辦人規(guī)定閱辦時(shí)限,加強(qiáng)督促檢查,縮短公文運(yùn)轉(zhuǎn)周期,及時(shí)、適時(shí)、高效地處理好每一份公文。

　　二、確保公文安全

　　保證公文安全是公文處理工作政治性的內(nèi)在要求。公文處理工作經(jīng)常接觸大量的機(jī)密事項(xiàng),一旦在工作中發(fā)生泄密事故,后果不堪設(shè)想。特別是在新形勢(shì)下,隨著高新技術(shù)的迅猛發(fā)展,泄密的方式、渠道越來(lái)越多,竊密的手段越來(lái)越高,安全保密的形勢(shì)越來(lái)越嚴(yán)峻,正如毛澤東同志所說(shuō)的那樣:“保守機(jī)密,慎之又慎”、“九分半不行,九分九也不行,非十分不可。”文秘人員在公文處理工作中,要不斷強(qiáng)化安全保密意識(shí),加強(qiáng)對(duì)公文的管理,確保不遺失,不損壞,不泄密。一要保證公文在傳遞過(guò)程中的安全。在公文傳遞過(guò)程中要嚴(yán)格履行手續(xù),隨時(shí)掌握公文的去向,避免盲目傳遞。公文傳閱要以文秘部門(mén)為中心點(diǎn)縱向傳遞,不允許在應(yīng)閱人之間橫向傳遞,以免傳閱件失控、丟失。嚴(yán)格按照文件的發(fā)布層次限定密級(jí)文件閱讀范圍,不隨意擴(kuò)大范圍,保證文件發(fā)布層次和實(shí)際知悉范圍的一致性。二要保證公文在保管上的安全。公文要存放在專(zhuān)門(mén)的保密柜里,確保安全可靠。對(duì)“絕密”級(jí)文件不復(fù)制、不匯編、不抄錄;從嚴(yán)控制“機(jī)密”級(jí)、“秘密”級(jí)文件的復(fù)制,確因工作需要復(fù)制的情況下,嚴(yán)格履行報(bào)批手續(xù),并按密級(jí)文件的管理方式管理密級(jí)文件復(fù)制件。三要保證公文在銷(xiāo)毀過(guò)程中的安全。銷(xiāo)毀密級(jí)文件必須詳細(xì)登記造冊(cè),履行報(bào)批手續(xù),由二人以上監(jiān)銷(xiāo),絕對(duì)不許將密級(jí)文件當(dāng)作廢舊物品處理。

　　三、堅(jiān)持質(zhì)量第一

　　文秘工作人員要始終堅(jiān)持把質(zhì)量第一的原則貫穿于文處理的全過(guò)程,對(duì)工作精益求精,不斷提高服務(wù)層次和平。一是在公文處理工作的每一環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確可靠,不出何差錯(cuò)。內(nèi)收外發(fā)公文,應(yīng)仔細(xì)登記、編號(hào),且登記分類(lèi)楚,項(xiàng)目填寫(xiě)齊全,交接簽字手續(xù)完備。公文登記之后,及提出擬辦意見(jiàn),呈送領(lǐng)導(dǎo)批辦,擬辦意見(jiàn)應(yīng)準(zhǔn)確、得體、可行,起到提示、預(yù)案、參考作用。領(lǐng)導(dǎo)批辦以后,認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn),準(zhǔn)確傳閱文件,不錯(cuò)傳、不漏傳。文秘人員還要本單位收發(fā)公文材料心中有數(shù),根據(jù)本單位的工作性質(zhì)和務(wù)明確立卷歸檔的范圍,隨時(shí)篩選和整理,做到歸類(lèi)清楚,善保管,一旦領(lǐng)導(dǎo)需要,能馬上查得到,拿得出。二是在公處理工作中加強(qiáng)催辦和反饋。公文處理不是簡(jiǎn)單的“收收發(fā),它是機(jī)關(guān)工作的一個(gè)重要方面,直接關(guān)系著黨和國(guó)家針政策的實(shí)施和政令的暢通。要做好公文處理工作,就不停留在“收”和“發(fā)”上,而是要通過(guò)公文處理工作使各項(xiàng)決很好地貫徹和落實(shí)。催辦是提高公文處理效率、推動(dòng)決策實(shí)的重要手段。因此我們要在公文處理工作中加強(qiáng)催辦個(gè)環(huán)節(jié),按照規(guī)定的時(shí)限對(duì)承辦人進(jìn)行督促、對(duì)承辦事項(xiàng)行檢查,防止誤時(shí)和誤事。在抓好催辦的同時(shí),要充分利多種渠道做好反饋工作,做到事事有回音,件件有著落,確工作形成回路,有效運(yùn)行。三是在公文處理工作中要注重效性。辦公部門(mén)每天都要收到大量的公文材料,如果把這公文都呈送給領(lǐng)導(dǎo),不僅領(lǐng)導(dǎo)看不過(guò)來(lái),還會(huì)影響對(duì)一些要公文的閱批。文秘工作人員要善于做“沙里淘金”、“去取精”的工作,及時(shí)對(duì)公文篩選、分類(lèi),將重要的、有價(jià)值的文材料提供給領(lǐng)導(dǎo)。在公文處理過(guò)程中,有各種不同的況,文秘人員既要按規(guī)定程序辦理,又要根據(jù)實(shí)際情況靈掌握,不能簡(jiǎn)單地照傳照送。

　　四、恪守工作規(guī)范

　　公文處理是一項(xiàng)嚴(yán)密的、連貫性較強(qiáng)的工作,要使這工作有條不紊地高效運(yùn)轉(zhuǎn),必須恪守工作規(guī)范,使各個(gè)環(huán)的工作都合乎要求。一要建章立制,手續(xù)齊全。要建立健全公文收分辦理、利用管理、傳閱借閱、催辦反饋、清退銷(xiāo)毀、立卷歸檔等方面的制度,所建立的制度要具有可行性,讓經(jīng)辦人員看得見(jiàn)、抓得著、好操作、易落實(shí)。還要設(shè)立收文登記簿、發(fā)文登記簿、公文傳閱夾、公文閱辦單、廢舊公文銷(xiāo)毀單等,與公文處理的有關(guān)制度相配套。二要建立起良好的工作秩序。在接收、登記、分送、運(yùn)轉(zhuǎn)、立卷、歸檔的整個(gè)流程中,做到運(yùn)行有序。在每一工作環(huán)節(jié)上,也應(yīng)講究操作順序,如:在公文傳閱過(guò)程中,傳遞閱件的順序是先傳主要領(lǐng)導(dǎo)后傳主管導(dǎo),再傳其他領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén),傳遞辦件則應(yīng)先傳主管領(lǐng)導(dǎo),后傳主要領(lǐng)導(dǎo)。給領(lǐng)導(dǎo)送閱文件時(shí),應(yīng)按文件內(nèi)容的重要程度安排擺放順序,急件、要件放在上面,閱知件放在下面,這樣便于領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先處理大事、要事。而在文件的保管上,則應(yīng)按來(lái)文單位存放,同一單位的來(lái)文存放時(shí)按文號(hào)順序碼放,這樣便于查詢利用。三要在公文處理中搞好各個(gè)工作環(huán)節(jié)和崗位的有序銜接。公文處理整個(gè)流程要?dú)v經(jīng)若干個(gè)工作環(huán)節(jié)和崗位,哪個(gè)環(huán)節(jié)和崗位出現(xiàn)梗阻,都會(huì)影響公文效能的發(fā)揮。這就要求我們?cè)诿鞔_崗位分工和責(zé)任的同時(shí),加強(qiáng)各崗位之間的密切配合和協(xié)作,使各環(huán)節(jié)、各崗位之間有序銜接,運(yùn)轉(zhuǎn)自如。