公文處理之如何收集有關材料
材料的搜集要求:真實、典型、適用、時效。
真實是材料的生命 ,如果不典型就沒有代表性和說服力。
適用性也就是說這個材料能夠用來證明我們的觀點,能夠說明一些問題。
時效性就是這個材料可能在這一段時間內是有用的,是能夠說明這個問題的,隨著時間的推移發生情況的變化,不能證明這個觀點。
我們要收集閱讀有關的內容材料,比如我們要寫一個有關貫徹上級精神的通知,首先要對上級的文件進行仔細的研究,要認真領會精神實質,才能全面準確的體現內容。
寫這種貫徹性通知,我們說理論要與實際結合起來,只有結合了本單位的實際,才能做到從實際出發,所以我們要根據實際情況收集掌握一些實際材料,這樣才能提出一些針對性的意見。收集材料和調查研究,是一個充分醞釀的過程,也是我們進行構思的一個過程,這樣在收集材料的過程中,可以使我們的觀點進一步深化,同時還可以收集一些典型的材料。
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公文的寫作有明確的受文對象,公文內容必須有針對性,即寫給誰看的內容是十分明確的。
公文帶有群體性強的特點,是指,公文不是個人寫作。公文就寫作過程而言,要求集思廣益,發揮群體優勢,相互啟發,拓寬思路,反復協商,求同存異,充分調動和發揮每個寫作人員的積極性、主動性和創造性,揚人之長,避己之短。
在2003年10月份的考試中出現過簡答題。公文寫作不是寫詩、寫小說,不能憑著個人興趣、愛好來決定,不是主動的,而是被動的。公文寫作是代表機關組織領導說話的,具有較強的遵命性,不能隨心所欲,獨出心裁,自搞一套。這就決定了撰寫者必須嚴格遵照機關領導的意圖,反映領導集體的愿望,萬萬不可自以為是,自作主張,更不能憑興趣用事。
我國黨政機關是以層級制為主的體系結構,各級領導機關制發的公文是根據黨和國家的方針政策來制定的,通過制發公文,來領導和指導各地區、各部門和各單位的工作,又要為基層解決實際問題。所以,制發公文一定要符合黨和國家的政策,又要提出便于基層執行的政策。下級機關和基層單位必須根據公文的原則和意圖,結合自身實際嚴格執行。同時,還要注意政策制定的制約,因此,與各方面的政策規定要相一致,防止互相抵觸,這對維護黨和國家的權威,保證各項工作的正常運轉,取信于下級和人民群眾是十分重要的。
要求公文具有時效性,比如發生災害,就應該快寫快發,如果災害已經發生后,公文才發出,那就沒有收到很好的效果。我們講的公文寫作時限并不是越快越好,越早越好,而是要強調事實,該快的一定要快,不應該快的不能快。而有的公文因為政策性強,影響度高,該什么時候發文就什么時候發文。則不能一味的求快。如:國家利率的調整。
公文在長期的使用過程中,相襲沿用,久而久之,漸成各自比較規范的固定格式。各個機關制發公文都應當按照規定的格式,不能隨心所欲,另搞一套。

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